Във всяка организация или проект, независимо от естеството им, едно от необходимите условия за извършване на работата и постигане на целите е протичането на комуникация между сътрудниците. Особено когато става въпрос за дистанционна работа. А за това трябва да имате правилните инструменти. В тази публикация ще анализираме всичко, което се отнася до Microsoft Yammer, какво представлява и за какво се използва.
Защото без съмнение Yammer е един от онези референтни инструменти, когато става въпрос за залагане на съвместна работа и да получите най-доброто по отношение на креативността и производителността от работни екипи, които си взаимодействат дистанционно. Накратко, инструмент, който се адаптира перфектно към новите времена и новите начини на правене на нещата.
Какво е Microsoft Yammer?
Бихме могли да определим Microsoft Yammer като уникална услуга за социална мрежа, насочена към вътрешната комуникация на една компания. Тази услуга е създадена през 2008 г. от компания, наречена Geni, и по-късно е придобита от Microsoft през 2012 г.
Първоначалната идея е да се създаде средство, чрез което служителите на една и съща компания могат да бъдат свързани и комуникирани по всяко време, за да подобрят работоспособността си. Има и такива, които го определят като "Фейсбук на света на бизнеса" където вместо приятели има колеги и вместо реклама намираме корпоративни напомняния.
В момента тази услуга е включена в Microsoft Office и се използва от много компании по целия свят.
За какво се използва Microsoft Yammer?
Част от успеха на Yammer в много корпоративни организации се крие във факта, че е изключително лесен за конфигуриране и управление: за всеки, който някога е използвал Facebook, неговият интерфейс няма тайни. Освен това, той е много практичен инструмент, който предоставя много предимства. Това са някои от най-забележителните:
Създаване на лични профили и групи
Въз основа на потребителска информация от директорията на организацията, с Yammer можете да създавате лични профили с различна степен на детайлност, както и различни нива на достъп до информация на компанията. Всеки от потребителите има възможност да следи публикациите на другите.
По същия начин тези профили могат да бъдат групирани около тема или проект (или дори няколко едновременно), винаги отговаряйки на собствените нужди на компанията.
Дистанционно сътрудничество
За онези компании, които имат няколко работни центъра, разположени на места, далеч един от друг, Yammer се разкрива като великолепен инструмент за отдалечена комуникация и сътрудничество.
Той е по-незабавен и ефективен от имейла: Отговорите са по-незабавни и се публикуват в групи, което благоприятства достъпа до информация и намалява вероятността от объркване и недоразумения. Накратко, всичко се превежда в a по-голяма плавност при общуване и работа в екип.
Обучение на служителите
Може да се каже, че това е а положителен страничен ефект получени от внедряването на Yammer в компания. Всеки ден всички потребители четат актуализации от други сътрудници или публикуват свои собствени в упражнение за непрекъснато обучение, почти неволно.
С течение на времето потребителите придобиват специализирани знания за сектора, в който работят дори по-ефективно, отколкото ако са посещавали специализирани семинари или курсове. Това е известно като обучение „на автопилот“.
По-голяма прозрачност
Едно от основните любими предимства на използването на инструменти за отворен чат в рамките на една организация е, че проектира идеята за честност и прозрачност на компанията. Процедури, цели, напредък, съмнения, индикации... Всеки знае ролите на другите и всичко е на масата, видимо за всички, което елиминира възможността за генериране на недоверие сред служителите. Или между началници и подчинени.
Офис 365
Групите на Yammer също са свързани с Office 365. Това означава, че имат достъп до всички функции на офис пакета. Например, възможно е да използвате Yammer в рамките Отбори от самото приложение или през Outlook. По същия начин всички файлове, качени в Групи, също могат да се съхраняват в SharePoint.
Препоръки за собствениците на групи
В последната си актуализация Yammer поднови предлагането на услуги под името на Общности на Yammer. Това означава разширяване на възможностите за използване на този инструмент, давайки на собствениците на групи нови възможности за подобряване на вътрешната комуникация в техните организации.
Конфигурирайте всичко подробно, преди да започнете
Преди да насърчите всички членове и сътрудници на дадена група да участват в нея, трябва да инвестирате известно време в конфигурацията: подгответе интерфейса така, че да е привлекателен, намерете привлекателно и подходящо име, внимателно изберете приложенията, които ще могат да се използват...
Също така е важно да персонализирате външния вид на групата. Визуалната идентичност на компанията не трябва да липсва, за да създаде чувство за принадлежност и да насърчи участието.
Назначете модератор
Един или няколко, ако групата е голяма. Това е повече от необходима роля за избягвайте хаоса и дисперсията. Модераторът трябва да ръководи стратегията за съдържание на групата, както и да разрешава съмнения и да насочва членовете на общността в дейностите и комуникациите.
Тук „цензуриращата“ роля на модератора е второстепенна, тъй като при липсата на анонимни профили има много малък шанс да се появят негативните поведения, които можем да видим в социалните мрежи.
Установете правила за употреба
И накрая, препоръка за правилното функциониране на всяка група на Microsoft Yammer: написване на кратък документ, който установява серия от основни правила за използване. Преди всичко да се избягват расистки, сексистки и т.н. коментари, например. или че работните разговори в крайна сметка се израждат в политически дискусии. Всички участници трябва да спазват тези правила и да ги спазват.