Производителността е проблем, който засяга всички ни, както професионално, така и академично, и изглежда, че никога няма достатъчно време за справяне с всички висящи задачи. За щастие технологията ни помага и сред многото инструменти, предназначени да ускорят производителността, се откроява Microsoft ToDo.
Ще видим някои прости трикове, с които ще можете да извлечете още повече от това приложение. Ако ги приложите на практика, ще забележите, че времето ви за работа или учене започва да има много повече смисъл.
Какво трябва да направи Microsoft?
В случай, че все още не го знаете, това е приложение, специализирано в управление на задачи и списъци с неща за вършене. даЦелта му е да ни помогне да организираме ежедневните си задължения и да ги следим, за което има напомняния и списъци със задачи.
Сред най-забележителните му характеристики са следните:
- Персонализирани списъци. Можете да създавате свои собствени списъци с висящи задачи. Организирани по теми, проекти или области.
- Изгледи и филтриране. Позволява ви да видите чакащите си задачи, групирани въз основа на различни критерии, като краен срок или приоритет.
- Напомняния. За да сте сигурни, че нищо не пада през пукнатините, можете да създадете свои собствени напомняния и да зададете крайни дати за вашите задачи.
- Интеграция с Microsoft 365. Този инструмент се интегрира с други приложения и услуги на Microsoft365 като Outlook или Planner. По този начин можете по-добре да управлявате чакащите си задачи между различни платформи и устройства.
- Сътрудничество. Тя ви позволява да споделяте списъци с други хора, рационализирайки работата в екип.
- Интуитивен интерфейс. Използва се много лесно. След като използвате този инструмент няколко пъти, ще сте готови да извлечете максимума от него.
И сега, когато познаваме това приложение малко по-добре, е време да прегледаме някои прости трикове, които ще повишат нашата продуктивност.
Използвайте системата от задачи и стъпки
Чрез функцията „Добавяне на задача“ вие конфигурирате своите списъци със задачи. За да се достигне бъдете още по-продуктивни и можете да се концентрирате върху работата Когато дойде моментът да го направите, можете да добавите стъпки към всяка задача.
Става въпрос за създаване на подзадачи в рамките на основната задача. Можете да ги зачеркнете, докато ги изпълнявате и по този начин да контролирате напредъка си.
Например, ако сте журналист и трябва да напишете статия по определена тема, стъпките могат да бъдат:
- Намерете алтернативни заглавия на текста.
- Намерете източници на документация.
- Проверете дали конкуренцията е разгледала този проблем.
- Намерете изображения за текст.
- Напишете черновата.
- Коригирайте черновата.
- Качете окончателния текст в платформата за публикуване.
Използвайте цветни кодове
В Microsoft To Do можете създавайте списъци, съставени от множество задачи които са интегрирани в един и същи проект.
За да ускорите търсенето на информация, когато имате няколко списъка, няма нищо по-лесно от установяването на цветен код за всеки един. За да направите това, щракнете върху желания списък и в изскачащото меню, което ще видите, изберете опцията „Смени темата.“ Задайте цвят и сте готови.
По този начин можете бързо да правите разлика между проекти или списъци, които принадлежат към различни области от живота ви.
Изпращайте имейли от Outlook до To Do
Както казахме преди, това приложение може да се синхронизира с други приложения на Microsoft и сред тях е Имейл на Outlook.
Ако получите имейл, който е свързан с текуща задача, можете да го изпратите на To Do, за да вземе предвид съдържанието му когато дойде време да се изправя пред тази работа.
За да постигнете това, въведете въпросния имейл и в менюто най-горе щракнете върху "отметка". Ще се появи директно в To Do в секцията „Имейлът е маркиран.“
Използвайте споделени списъци на Microsoft To Do
Списъците за сътрудничество са страхотна идея, когато става въпрос за управление на работа, която включва множество хора. Това е толкова просто, колкото създаването на списък, възлагайте задачи и ги споделяйте със заинтересованите страни.
Ако искате да запазите списъка, който сте споделили, възможно най-личен, можете да активирате опцията „Ограничете достъпа до настоящи членове“. По този начин вие ще бъдете единственият човек с възможността да решавате кои участници да бъдат добавени към списъка за сътрудничество.
Плъзгане и пускане на елементи
Независимо дали използвате Microsoft To Do на мобилния си телефон или компютър, можете да плъзгате елементи от един прозорец в друг и създавайте задачи въз основа на тях. Това значително ускорява създаването на списъци.
За да използвате тази функционалност, трябва да използвате режим на разделен екран, Плъзнете текста, който ви интересува, и го пренесете от едно място на друго.
Използвайте емотикони, за да поставите икони върху задачите
Този инструмент ни позволява да използваме емотикони в списъци със задачи, като напр начин за бързото им идентифициране. Въпреки че няма същата система по отношение на задачите, това не означава, че не можем да го използваме.
Редактирайте името на задачите, които сте създали, и добавете емотикон с помощта на клавиатурата. Допълнителното предимство на тази система е, че не сте ограничени до емотикони който To Do включва по подразбиране, можете да използвате този, който ви харесва най-много.
Използвайте системата htag
За да ускорите местоположението на задачите, можете да използвате hashtags. По този начин, когато търсите използваната дума, Ще се появи цялото съдържание, което сте маркирали с този етикет.
Можете да създадете своя собствена система за хаштагове и да я използвате, за да управлявате задачите си, вместо да прибягвате до категориите, предлагани от Microsoft To Do.
Създайте известия за краен срок и напомняния
Малко е полезно за вас да организирате всичките си задачи, ако не знаете когато всеки от тях трябва да приключи. За да избегнете закъснения, възползвайте се максимално от системата за напомняне и краен срок, която ви предлага това приложение.
Всеки път, когато създавате задача, настройте на задайте дата на изтичане и добавете напомняне Нека ви предупредя няколко дни преди това.
Да бъдеш по-продуктивен е малко по-лесно с Microsoft To Do. Потопете се в този инструмент и за нула време ще станете експерт в управлението на времето за справяне с всяка висяща задача.