SharePoint Online с Copilot: Гарантирана продуктивност

Новите възможности на изкуствения интелект революционизират начина, по който създаваме, споделяме и управляваме информация в нашите организации. SharePoint Online Copilot се е появил като a Истинска революция в пакета за продуктивност на Microsoft, предоставяйки функции с изкуствен интелект, които улесняват живота както на създателите на съдържание, така и на цели екипи.

Много потребители са чували за втори пилот, но малко хора са напълно наясно с всичко, което предлага в контекста на SharePoint и какви инструменти всъщност предлага. Ако това сте вие, тази статия ще ви заинтересува.

Какво е SharePoint Online Copilot и как се вписва в Microsoft 365?

SharePoint Online Copilot е интелигентният асистент, разработен от Microsoft, който използва генеративен изкуствен интелект, за да съпътства и подобрява създаването и редактирането на съдържание в сайтове на SharePoint. Той е безпроблемно интегриран в екосистемата на Microsoft 365 и използва най-модерните езикови модели и данни, съхранявани в Microsoft GraphЦелта е да ви помогне да създавате страници, сайтове, документи и дори да автоматизирате рутинни задачи, като същевременно спазвате строги стандарти за сигурност и поверителност.

Копилотът не замества човешките създатели, а действа като дигитален втори пилот, който си сътрудничи с вас, предлага идеи, трансформира формати и ускорява процесите, освобождавайки време на потребителите да се съсредоточат върху наистина релевантно съдържание и стратегически задачи.

Основни предимства на Copilot в SharePoint

• Спестяване на време и усилия: Позволява ви да създавате страници и да завършвате сайтове от прости описания, трансформиране на думи във функционални уеб структури за секунди.
• Интелигентна автоматизация: От персонализиране на сайтове до трансформиране на Word, PowerPoint или PDF документи в динамични страници.
• Подобрено сътрудничество: Улеснява актуализирането и организирането на споделени ресурси, интегрирайки информация от цялата организация.
• Дизайн и персонализиране: Той предлага визуални предложения, адаптивно оформление и препоръки за съдържание за атрактивни и професионални страници.
• Сигурност и съответствие: Всички функции спазват разрешенията и настройките за поверителност, зададени в средата.

Как работи Copilot в SharePoint: Издигане на създателите на съдържание на следващото ниво

Асистентът на втория пилот придружава всички етапи от процеса на създаване, редактиране и публикуване в SharePointOnlineТова са най-забележителните функции, от които можете да се възползвате:

1. Създаване на нови страници с помощта на изкуствен интелект

Копилотът ви позволява да генерирайте пълни страници само с описание на това, което имате предвид. Например, можете да помолите Copilot да създаде страница за включване на служители, бюлетин или пространство за управление на проекти, а Copilot ще генерира основната структура и първоначалното съдържание. Освен това, програмата автоматично се адаптира към визуалната идентичност на вашата организация, променяйки цветове, лога и шрифтове според корпоративните насоки.

Всяко предложение може да бъде променено в реално време: ако не сте доволни от даден раздел, меню или визуален блок, можете да комуникирате с Copilot по естествен начин, за да поискате промени, да добавите елементи или да промените оформлението, докато постигнете желания резултат.

2. Използване на шаблони и отворени обявления: два гъвкави подхода

Едно от основните предимства на Copilot е неговата гъвкавост, тъй като позволява създавайте съдържание чрез два основни метода:

• Предварително проектирани шаблони: Идеални за тези, които търсят бързина и последователност, те предлагат шаблони за бюлетини, събития, процеси или актуализации, с първоначална структура, която спестява време и поддържа еднаквост в цялата организация.
• Отворени обяви и свободно творчество: Ако искате да правите иновации, можете да напишете отворено съобщение и Copilot ще използва изкуствен интелект, за да предложи оформления, визуални идеи и персонализирани блокове със съдържание, насърчавайки неограничената креативност.

3. Трансформирайте документи и презентации в уеб страници

Не само можете да създавате страници от нулата, Copilot може и конвертирайте вашите Word документи, PowerPoint презентации или PDF файлове в модерни SharePoint страници. Тази функция е особено полезна за трансформиране на процедури, ръководства, презентации за внедряване или други корпоративни материали, придавайки им уеб-подобен вид и улеснявайки съвместните консултации в интранета.

4. Разширено редактиране и интелигентно пренаписване

Благодарение на редактора за богат текст на SharePoint, Copilot ви помага усъвършенстване и подобряване на съществуващите текстове. Можете да го помолите автоматично да пренаписва, за да промени тона, да направи писането ви по-професионално, сбито, въображаемо или ентусиазирано, или просто да поиска да подчертае ключови идеи и да подобри яснотата на съобщението ви. Ако генерираното предложение не ви убеди съвсем, можете да генерирате текста отново толкова пъти, колкото е необходимо, за да постигнете идеалната версия.

Copilot Studio и генеративни възли за отговор в SharePoint

За тези, които искат да отидат по-далеч и да комбинират силата на изкуствения интелект със структурирани корпоративни данни, Copilot Studio позволява създаване на интелигентни агенти, които използват съдържание от SharePoint и OneDrive като източник на знания, за да предоставят генеративни отговори.

Настройката е проста: изберете източници на данни, въведете URL адресите на съответните сайтове и документи (Word, PowerPoint, PDF и др.) и агентът ще отговаря на заявките, като търси и обобщава информация от тези ресурси. Поддържат се съвременни страници на SharePoint, а удостоверяването на потребителите винаги се поддържа чрез политиките за вход в Microsoft Sign-In ID, което гарантира сигурност и спазва вътрешните разрешения.

• Поддържани типове файлове: модерни страници, Word, PowerPoint и PDF документи.
• Управление на достъпа: Можете да дефинирате разрешения, използвайки обхвати Sites.Read.All y Files.Read.All, като се гарантира, че се осъществява достъп само до информацията, разрешена за всеки потребител.
• Разширени сценарии: Удостоверяването може да бъде пригодено за по-сложни приложения чрез интегриране на Copilot в Microsoft Teams, Power Apps и други съвместими с Microsoft 365 среди.

Първи стъпки с Copilot в SharePoint: Как да започнете

1. Отидете на вашия сайт на SharePoint и щракнете върху „+Нов“ от командната лента.
2. Изберете „Страница с Copilot“ за да започнете да се възползвате от интелигентните функции.
3. Изберете от предварително проектиран шаблон или започнете с отворено съобщение, в зависимост от това дали предпочитате структура или безплатна персонализация.
4. Персонализирайте съдържанието, дизайна и структурата, взаимодействие с Copilot за настройване на всеки елемент, докато се постигне желаният резултат.
5. Запазете и публикувайте страницата си, или попитайте Copilot за предложения за допълнително подобряване на външния вид и усещането на вашето съдържание.

Съвети, за да извлечете максимума от Copilot

• Определете ясно целта си: Колкото по-точно е първоначалното ви описание, толкова по-добри предложения ще получите от Copilot.
• Поискайте итерации и бъдете подробни: Възползвайте се от диалоговото взаимодействие, за да усъвършенствате текстове, оформления и секции, като поискате конкретни промени, когато е необходимо.
• Комбинирайте шаблони и креативност: редувайте използването на предварително проектирани шаблони и създаването на персонализирано съдържание за различни нужди.
• Осигурява правилно удостоверяване: Ако интегрирате чувствителна информация или използвате агенти на Copilot Studio, прегледайте настройките си за достъп и разрешения.
• Поддържайте постоянни прегледи: Преди публикуване, направете обстоен предварителен преглед и потърсете обратна връзка от колеги, за да осигурите качество и последователност.

Често задавани въпроси и допълнителни ресурси

• Достъпен ли е Copilot за всички потребители? В момента функциите може да зависят от вашия абонамент за Microsoft 365 и бъдещите актуализации на Microsoft.
• Може ли Copilot да се използва на мобилни устройства? Да, въпреки че преживяването може да варира в зависимост от устройството и използваното приложение или браузър.
• Къде мога да намеря повече информация? Официалните уебсайтове на Microsoft и специализираните блогове предлагат новини и ръководства за Copilot и неговата интеграция с SharePoint.

С множество подходи за създаване, възможности за дизайн, интеграция на документи и гарантирана сигурност, Copilot се превръща в основен инструмент за модернизиране на вашата интранет мрежа, засилване на сътрудничеството и оптимизиране на ресурсите ежедневно.