OneDrive е услуга за съхранение в облак от Microsoft. Много практичен инструмент, който много потребители вече използват, но малко хора успяват да извлекат максимума от него. За да получите достъп до пълния му потенциал, ние ви представяме 10 съвета, за да поддържате OneDrive организиран и по-ефективен.
Повечето потребители вече са запознати с най-простите функции на OneDrive: запазване, синхронизиране и споделяне на файлове от всяко устройство, което е свързано към интернет. Освен това е известно, че с този инструмент управлението на документи и сътрудничеството в реално време между потребителите е по-лесно благодарение на Windows интеграция и в приложенията на офис пакета Microsoft 365.
OneDrive се оказа наистина полезна услуга. Толкова за индивидуални потребители които искат да имат лично решение за съхранение фирми с различни размери, които изискват споделяне и работа върху съвместни документи в реално време.
Неговите основни функции и характеристики са добре известни. Благодарение на съхранение в облак Можем да запазваме документи, снимки, видеоклипове и всякакви файлове, до които ще имаме достъп, когато пожелаем и отвсякъде. От друга страна, автоматична синхронизация Това ни позволява да поддържаме резервно копие винаги актуализирано, което винаги е удобно.
В допълнение към това OneDrive предлага криптиране на данни и a Функция Personal Vault за защита на чувствителни файлове, което изисква допълнително удостоверяване.
Съвети за ефективно използване на OneDrive
Познаването на всички възможности и функции на OneDrive е добре, но можете да получите много повече ползи от тази услуга, като се научите да я използвате интелигентно. Ето ги 10 съвета за използване на OneDrive с които можем да постигнем много повече за много малко:
1- Поддържайте рационална структура на папките
Първата идея на нашия декалог: редът е всичко, особено когато натрупваме все повече и повече файлове. За да поддържаме този ред и така че случаят да не поеме нашия OneDrive, се препоръчва създавайте папки с ясни и описателни имена. В същото време ние трябва организираме нашите файлове в логически категории (по-добре да е практично, отколкото оригинално), за да ни помогне бързо да намерим документите, които търсим.
2 – Използвайте тагове и ключови думи
Един от недостатъците на OneDrive е, че няма собствени етикети. Положителната част е, че ни позволява добавете ключови думи към имената на файловете (също в метаданните) според нашите собствени критерии. Целта на това е да улесни извършването на конкретни търсения.
3- Избягвайте да имате дублиращи се файлове
Когато даден файл не е добре организиран, независимо от естеството му, е лесно да се направят грешки, като например повтарящи се или дублирани файлове. Или в крайна сметка имате множество копия на един и същи файл. За да избегнете това, е необходимо да служите на Система за версии на OneDrive. Това ще ни позволи да поддържаме една активна версия, въпреки че предишните версии винаги ще бъдат достъпни за справка. Без съмнение, един от най-добрите съвети за използване на OneDrive.
4 – Автоматично синхронизиране на папки
Много потребители не знаят това OneDrive автоматично синхронизира най-важните папки на нашия компютър (или тези, които ние решим). Това е гаранция, че ще можем да имаме актуализирано резервно копие на вашите важни файлове по всяко време.
5- Конфигурирайте бърз достъп
В OneDrive също имаме възможност да конфигуриране на преки пътища които можем да добавим към файловете или папките, които смятаме за най-важни или до които имаме достъп най-често. По този начин те винаги ще бъдат достъпни за нас по по-опростен и директен начин.
6- Ефективно използване на търсачката OneDrive
Не подценявайте възможностите на този инструмент. Търсачката OneDrive е наистина мощна и полезна, когато трябва бързо да намерим документи. Освен това можем да филтрираме търсенията по име, тип файл и дори съдържание.
7- Изпразвайте редовно кошчето
Това е съвет за OneDrive, но е валиден и за други области: трябва Отървете се от тези ненужни файлове, които заемат място без никакъв смисъл. И изпразвайте кошчето за рециклиране от време на време. Правейки това, ще можем да освободим място и в процеса да поддържаме хранилището си винаги актуализирано.
8- Активирайте функцията „Файлове при поискване“.
Практичен вариант, който ни дава интересно предимство: можемr вижте всички наши файлове в Explorer, без да заемат локално пространство, като всеки път изтегля само това, което е необходимо. По желание на потребителя.
9 – Сътрудничество в реално време
Функциите за сътрудничество в реално време на OneDrive са наистина практични, особено за определени случаи или за определени потребителски профили. Например можете споделяне на файлове с група приятели или колеги, присвояване на съответните разрешения за да решите кой може да ги редактира и кой е упълномощен само да ги преглежда.
10- OneDrive Personal Vault
Последният от нашите съвети за използване на OneDrive, за да извлечете максимума от тази услуга, е да използвате Personal Vault. Можем да опишем тази функция като реална безопасно в които да съхранявате най-деликатните файлове. Неговата допълнителен слой сигурност, с многофакторно удостоверяване, е гаранцията, че всичко ще бъде безопасно.