Текстообработващата програма Word от офис пакета на Microsoft е много полезен инструмент, пълен с възможности. Ако знаем как да го използваме добре, ще можем драстично да увеличим производителността си. Ето защо е важно да знаете техните трикове, като този, който обясняваме в тази публикация: преобразувайте текст в таблица с Word.
Така ще открием едно от многото предимства на използвайте Word ефективно за всеки, който работи повече или по-малко редовно с тази програма. Няма твърде сложни трикове, истината е, че те са достъпни за всеки и могат да ни донесат големи ползи.
За какво е това?
Има няколко начина за създаване на таблици в Word. По принцип това включва създаване на мрежа с поредица от редове и колони, избор на подходящ външен вид и накрая въвеждане на данните. Тази част всъщност е тази, която изисква най-много работа. Особено когато работим със значително количество данни.
Представете си, че трябва да въведете стотици (или дори хиляди) данни една по една във всяка от клетките на таблицата. Популярният метод copy-paste може да бъде полезен в определени ситуации, но не е достатъчен. От друга страна, възможността, която Word ни предлага да преминем или конвертиране на текст в таблица прави задачата много по-лесна.
Разбира се, за да бъде резултатът това, което търсим, този текст трябва да бъде подреден по някакъв логичен начин. Обясняваме го по-долу в този кратък урок:
Преобразувайте текст в таблица стъпка по стъпка
За да изпълните това практическо действие, първо трябва да отделите известно време сортирайте текстовото съдържание за преобразуване в таблица. Един от най-простите и често използвани методи за това е да поставете запетаи между думи или фрази, така че Word да може да ги приеме като препратка, за да създаде по-късно таблицата. Визуален пример за това, което имаме предвид, по-долу:
След като приключи предишната работа по сортиране, сега можем да продължим да използваме опциите на Word за преобразуване на текст в таблица. Ето какво трябва да направим:
- На първо място, избираме текста които искаме да конвертираме в таблица с помощта на курсора на мишката.
- След това в лентата с инструменти на Word кликваме върху опцията „Вмъкване“.
- След това избираме "Таблица".
- В следващото показано поле ще го направим „Преобразуване на текст в таблица“. На този етап ще можем да направим следните корекции, за да конфигурираме нашата таблица:
- Определете размера на таблицата в редове и колони.
- Изберете режима на автоматично приспособяване (по съдържание, по размер на прозореца и т.н.)
- Разделете текста на абзаци, запетаи, раздели и др.
- След дефиниране на настройките, Word автоматично ще открие броя на редовете и колоните, както и разделителя. Последната оставаща стъпка е да щракнете върху бутона "Да приеме" за да се генерира таблицата.
Преобразуване на таблица в текст
Сега да видим как можете извършете обратната операция, тоест извличане на съдържанието на таблица, за да се преобразува в текст. Това е нещо, от което при определени обстоятелства може да се нуждаем. Ние обясняваме как да го направите:
- Първото нещо, което трябва да направите, е изберете цялата таблица (или частта, която искаме да конвертираме в текст) с помощта на курсора.
- След това кликваме върху раздела "Дизайн" от лентата с инструменти Word.
- След това избираме опцията „Преобразуване на текст в...“
- При това на екрана се появява диалогов прозорец «Преобразуване на таблица в текст» в който ще можем да избираме с кой знак искаме да разделяме данните в клетките (табулатори, точки, запетаи и др.).
- За да завършим, натискаме "Да приеме" и текстът ще бъде генериран от съдържанието на таблицата.
Други интересни трикове на Word
Възможността за конвертиране на текст в таблица е само един от многото ресурси, които Word ни предлага, за да постигнем по-добри резултати и да спестим ценно време, когато работим с текстови документи. Но те са много други трикове, които също можем да използваме и това може би все още не знаете. Ето някои от тях:
- Генерирайте тестов текст да проверим формата на документа и да играем с различни настройки, за да постигнем крайния вид, който търсим. Обясняваме го по-подробно в нашата публикация, посветена на Lorem Ipsum.
- брои думи, но също и букви и знаци. Това е много полезно, когато трябва да напишем текст с минимална или максимална дължина.
- Отпечатайте няколко страници на лист, което е много практично решение, когато трябва бързо да прегледате особено дълъг документ.
- Поддържайте датата и часа актуализирани автоматично. Може да бъде много полезно, когато работим като екип, със споделени документи и искаме да имаме контрол върху напредъка и модификациите, които се правят в тях.
Това са само част от многото практически ресурси, които Word ни предлага, за да работим по-добре. Струва си да продължите да изследвате този инструмент, за да извлечете максимума от него.