Сред много други практични функции, Outlook ни позволява да създаваме папки, в които да групираме поредица от подходящи елементи по една и съща тема. Например, възможно е да създадете папка за Mail, друга за Calendar, друга за Contacts и дори една за Tasks. В тази публикация обясняваме как да създавате папки в Microsoft Outlook и по този начин да постигнете по-интелигентно управление на този инструмент.
Това е важно, тъй като все още има много потребители, които управляват своите акаунти електронна поща хаотично и неефективно. Жалко е да имате толкова практичен инструмент като Outlook и да не извлечете максимума от него, нали? Тук ще видим как да го направим, независимо дали го използваме на настолен компютър или мобилно устройство.
Защо да създавам папки в моя имейл акаунт?
С течение на времето, докато натрупваме съобщения и контакти, правилното управление на нашия имейл акаунт става хаотично. Макар че безценната помощ на търсачката, много пъти можем да прекараме часове в търсене на важен имейл, който трябва да възстановим.
Вместо това, Всичко е много по-лесно, когато организираме съобщенията си в папки. Ако управляваме личен акаунт, можем да създадем папки за всеки от аспектите на нашия живот: приятели, семейство, работа, свободно време...
Тази работа е още по-важна, когато говорим за професионални имейл акаунти, тоест тези, които използваме за работа. Възможна класификация на съдържанието в папки може да се състои от групиране на имейли в категории като клиенти, доставчици, фактури, жалби, предложения, други документи и др. С други думи: въведете ред в хаоса.
За постигане на още по-голяма степен на организираност има възможност за създаване на подпапки. Връщайки се към предишния пример, в папката clients можем да добавим поредица от подпапки, по една за всеки от нашите клиенти. Колкото по-висока е степента на прецизност в класификацията, толкова по-гъвкава ще бъде нашата работа.
Стъпки, които трябва да следвате, за да създадете папки в Outlook
След като вече знаем всички предимства, които ни предлага възможността да организираме имейлите си в папки, нека да видим как да започнем да се организираме в Microsoft Outlook. Първото нещо, което трябва да знаем как да направим, е как да създадем нова папка. Очевидно на първо място трябва Отворете приложението Outlook на нашето устройство и изберете „Поща“. След това са стъпките, които трябва да следвате:
Кликнете върху Нова папка
В „Поща“ кликваме върху опцията "Нова папка" (New Folder ако използвате английската версия). Това действие ще генерира нова папка.
Сложете името, което решите
Следващата стъпка е да дадете име на новосъздадената папка. За да направите това, ще напишем в полето "Име". Важно е името да е ясно и точно, за да няма съмнение какъв тип имейли ще се съхраняват в него.
След щракване "Да приеме", Новата папка, създадена и именувана, ще бъде налична в левия панел на имейла на Outlook, готова за използване, както пожелаем.
Преместване на имейли в създадената папка
След като новата папка бъде създадена, остава само архивирайте съответните съобщения там. Това е малко тежка работа, особено ако имаме много имейли, чакащи класифициране. Въпреки това, когато приключим, ще сме подобрили много по отношение на управлението и реда на нашия имейл акаунт.
Създайте подпапки
Възможно е да има по-високо ниво на класификация създаване на подпапки във вече създадени папки. Да направите това е много лесно, просто трябва щракнете с десния бутон върху папка. Ще се покажат поредица от опции, като например „празна папка“ или „маркиране на всички съобщения като прочетени“. Този, който трябва да изберем, логично е „Създаване на подпапка“.
Предимства на наличието на папки в Microsoft Outlook
Да свикнем да работим с папки в Microsoft Outlook е нещо, което може да ни донесе много предимства. Ето няколко примера:
- Подредете цялата информация. Това е цел номер едно на всичко това. Ако търсим имейл, структурата на папките, която сме създали с нашите собствени критерии, ще ни насочи да знаем къде да го намерим.
- Преместване на съобщения от една папка в друга, което ни позволява да намираме свързани имейли много по-лесно. За да преместите имейли в папки, просто ги плъзнете един по един или няколко наведнъж.
- Празни папки, опция, до която влизаме, като щракнем върху папка с десния бутон на мишката. Това е действие, което може да ни спести много време и усилия, когато изтриваме големи обеми имейли, които вече не са ни необходими за нищо.
Организация по цветове
В допълнение към папките, Microsoft Outlook също ни дава възможност да класифицираме и организираме нашите имейл съобщения с помощта на цветни етикети. Всеки от тях служи за присвояване на категория и най-вече за да можем да ги разглеждаме по по-прост начин.
Както цветовете, така и имената на етикетите могат да бъдат персонализирани според собствените ни предпочитания и нужди. Всичко това може да се управлява от меню за настройкаотивам на раздела "Общ" и изберете опцията там «Категории».