Когато използваме различните програми Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint и т.н.) почти винаги се придържаме към формата по подразбиране на всеки от тях. Тук обясняваме някои предимствата на запазването на вашите Office файлове в XML формат, за които вероятно не знаете. Може би отсега нататък ще започнете да обмисляте да го направите.
В тази статия ще разгледаме какво точно представлява XML форматът, за какво се използва и най-вече защо е толкова интересен за нас като ресурс за използване.
Какво е XML формат?
XML е съкращението за Xtensible Markup Language (Extensible Markup Language), разработен за съхраняване на данни във форма, която може да се чете от всички браузъри универсално. Той е създаден в рамките на IBM в средата на 70-те години като решение за съхранение на огромното количество данни, с които компанията борави.
Въпреки че от създаването си XML форматът е получавал множество критики за нивото на детайлност и сложност, истината е, че той ни предлага серия от ventajas което си струва да се подчертае. Това са някои от тях:
- Той е разширим с добавяне на нови тагове.
- Той служи за комуникация на приложения от различни платформи, без да възникват грешки или несъвместимости.
- Помага ни да трансформираме данните в информация.
Преди всичко XML форматът има предимството да структурира информацията по абстрактен и многократно използваем начин. Всеки от неговите елементи е организиран от етикети, следващи силно йерархична структура.
XML не е същото като HTML
На пръв поглед начинът, по който HTML и XML са организирани, са почти идентични, но има само една голяма разлика между тях. В езика HTML таговете определят външния вид на данните (местоположение на заглавието, позиция на абзаци и т.н.), докато дn XML, самите тагове са тези, които определят структурата и значението на данните.
Друга разлика е, че HTML предлага набор от тагове по подразбиране, които всички потребители могат да споделят. Въпреки това, в XML всеки потребител може да създава свои собствени етикети. Като следствие от това, в определени случаи XML може да замени HTML, но не и обратното.
Език с универсална употреба
По принцип XML файловете се използват универсално за експортиране и импортиране на съдържание на база данни. Това е възможно поради факта, че е a инструмент, базиран на универсален език, опростен и адаптиран за използване в Интернет.
Друг не по-малко важен аспект, който също трябва да ценим, е, че XML не принадлежи на никоя компания, така че Използването му е безплатно.
Предимства на използването на XML
Защо е толкова удобно да запазвате файлове на Office в XML формат? На първо място, трябва да подчертаем неговия статут като лесен за действие език, напълно разбираем за всички браузъри. Но в допълнение към това той е и универсален език, който се адаптира към всички езици и азбуки. Тоест, така е еднакво валидни както за машини, така и за хора.
Всеки може да се научи да използва XML, без да има обширни технически познания. Просто трябва да имате предвид, че работи в рамките на йерархична структура със строги, но прости правила за съставяне.
По отношение на Microsoft Office трябва да помним това офис пакетът използва XML базирани файлови формати по подразбиране (.docx, .xlsx и .pptx). Това представлява огромно предимство, тъй като позволява на потребителите да дефинират свои собствени схеми и да използват данни по различни начини. И всички безплатни.
Друго предимство е, че новите XML формати използват ZIP и други системи за компресиране, с които Възможно е да се намалят размерите на файловете с до 75%. Почти нищо.
И накрая, трябва да говорим за въпроса за сигурност. Тъй като е напълно четим от потребителя, всеки повреден файл може да бъде отворен в обикновен текстов четец, като Microsoft Notepad, за възстановяване на информация и дори за извършване на корекции.
Новите файлове също са по-сигурни, тъй като не могат да съдържат код на Visual Basic за приложения (VBA). За допълнително подсилване на раздела за Уединение, има възможност за използване на инструменти като "инспектор на документи", който наред с други неща ни позволява да изтриване на лични данни.
Активирайте XML инструменти в Office
Когато използвате тези XML инструменти в Microsoft Office, трябва да знаете, че Раздел Разработчик не се показва по подразбиране. Необходимо е да го добавите към лентата, когато подавате команди ръчно. Това е начинът да го направите:
- Първо нека отидем на раздела архив.
- Там избираме "Настроики" и в новото поле, което се отваря, избираме „Персонализиране на лентата.“
- В рамките на този раздел ще «Основни раздели», където активираме кутията Програмист.
След като направите това, разделът Разработчик винаги ще остане видим, освен ако не го деактивираме отново или не инсталираме отново някоя от програмите, които са част от Microsoft 365.