Сравнете два листа на Excel Може да бъде сложно, ако двете са доста сходни. За щастие не се налага да проверяваме данните една по една, защото тази програма ни дава прости и бързи алтернативи за правене на сравнения.
Освен това има инструменти, външни за Microsoft, които също могат да ни помогнат в сравнителната работа. Прочетете и открийте как да сравнявате данните по възможно най-ефективния и лесен начин.
Защо може да се наложи да сравним два листа на Excel?
Това е сравнително често срещана задача в области като счетоводство или управление на проекти. Чрез него ние се стремим да идентифицираме разликите, да открием грешки и да потвърдим данните, за да вземем по-късно информирани решения.
Има много причини, поради които може да се наложи да сравняваме Excel листове, но ще ви кажем най-често срещаните:
- Откриване на грешки или несъответствия. Когато сравняваме два набора от данни, може да открием неправилни записи, грешни изчисления или дублирани стойности. Това е от съществено значение, ако искаме да гарантираме точността на информацията.
- Провеждайте одити. Чрез сравняване на текущата версия на електронна таблица с предишната й версия можем да видим какви промени са направени и да проверим дали са възникнали грешки в процеса.
- Валидирайте данните. Ако сравним данните в лист, изготвен от нас, с тези, съдържащи се в лист, изготвен от трета страна, можем да проверим информацията, която имаме, и да проверим нейната точност и последователност.
- Анализирайте тенденциите. Чрез сравняване на данни от различни периоди можем да идентифицираме модели и тенденции, които ни помагат при вземането на решения.
Няколко практически примера за сравняване на Excel листове
- Счетоводството. За сравнение на плащания или потвърждаване на фактури, които тепърва ще бъдат платени.
- Човешки ресурси. Може да се използва за проверка на присъствието на служителите или анализ на текучеството на служителите.
- Маркетинг. В тази сфера на дейност се използва за сравняване на резултатите от различни кампании и анализ на възвръщаемостта на инвестициите.
- Производство. Едно от приложенията му би било да сравнява производствените планове с действителното производство.
Как можем да сравним два Excel листа
Инструментът на Microsoft ни предлага няколко възможности за извършване на сравнение:
Паралелно изместване
С тази визуална функция можем да сравним две електронни таблици едновременно, като превъртаме и двете едновременно. Това улеснява откриването на прилики и разлики.
Това, което трябва да направите, за да използвате тази система е:
- Отворете двете електронни таблици, които искате да сравните, в една и съща работна книга на Excel.
- Отидете в раздела „Изглед“ и в групата „Прозорец“ изберете „Нов прозорец“.
- В рамките на прозореца на всяка книга отидете отново на „Преглед“ > „Прозорец“ и „Преглед един до друг“.
- Изберете опцията „Синхронно превъртане“.
След като това стане, когато се движите с показалеца на мишката върху първия лист, движението ще се извърши по същия начин върху втория.
Споделете ценности и получете равни данни
Това ни позволява да идентифицираме данни, които съвпадат и на двата листа. За да постигнем това имаме няколко възможности:
използвайте формули
Формулата „VLOOKUP“ е отговорна за търсене на стойност в първата колона на всяка таблица и връщане на стойност в същия ред на определена колона.
Например, ако имате имена в колона A и на двата листа, можете да използвате VLOOKUP, за да проверите дали едно от имената, което се появява на лист 1, е също и на лист 2.
съвпадение функция
Връща относителната позиция на стойност в масив. С помощта на MATCH програмата намира реда, в който се появява стойност, която е и на двата листа.
Сравнете стойностите
Ако това, от което се нуждаем, е да сравним стойности в два различни листа и да знаем дали те са равни, по-големи, по-малки или различни от сравнителната стойност, можем да използваме следните формули:
= равно на (A1=B1)
> По-голямо от (A1>B1)
= По-голямо или равно на (A1>=B1)
Различен от (A1B1)
Условен формат
Позволява ни да знаем кои клетки съдържат различни стойности. Изберете цялата таблица в работния лист и активирайте „Условно форматиране“ в раздела „Начало“ в опцията „Стилове“.
Изберете типа правило, което да приложите, и въведете формулата във „Форматиране“. Можете да използвате това: = A1 Sheet1! A1. След това изберете цвета, в който ще бъдат маркирани разликите, и щракнете върху „Приемам“.
Сравнете две работни книги на Excel
Алтернативите, които видяхме, ни позволяват да сравним два листа на Excel, които са в една и съща работна книга. Друга възможност е да сравните листове, принадлежащи към различни книги.
Трябва да отидете на „Стартиране и сравняване на файлове“ и да щракнете върху синята икона на папка, която се появява до полето „Сравнение“. От там потърсете местоположението на първата книга. След това отидете до зелената икона на папка до „До“ и намерете местоположението на втората книга. Натиснете „Приемам“.
В левия панел изберете опциите, които искате да видите в резултатите от сравнението, или директно му кажете да сравни всичко. Системата ще си свърши работата и ще подчертае различните елементи вместо вас.
Сравнете два листа на Excel с външни инструменти
Ако искате да направите сравнението по-лесно и бързо, има външни инструменти, които са много полезни в този случай.
Синхронизатор Excel
Той сравнява данните с голяма прецизност и ви дава пълен отчет, така че да знаете кои колони, редове, клетки и стойности съдържат различни данни. Освен това можете конфигурирайте инструмента така, че да е толкова прецизен, колкото ви е необходим.
Единственият му недостатък е, че е платен. Предлага ви безплатна пробна версия, но ако трябва редовно да сравнявате електронни таблици, може да се интересувате от закупуването на лиценз.
Ultimate Suite
Тази платформа съдържа повече от 60 приложения за Excel и, разбира се, можете също да извършвате сравнения между листове. Нещо особено забележително е, че ни показва резултатите по много визуален начин, защото подчертава клетките с модифицирани данни в зелено. Редове, които са на един лист, но не и на друг, са маркирани в синьо и добавените към втория лист са показани в червено.
Сравнение на GroupDocs
Това е безплатен инструмент, който не изисква да се регистрирате като потребител на неговия уебсайт. Всичко, което трябва да направите, е да качите двете работни книги на Excel, за да ги сравните и да ги оставите да си свършат работата. след, можете да обедините двата файла, за да видите разликата между двата и да изтеглите резултатите.
Както видяхте, има много опции за сравняване на два листа на Excel. Просто трябва да намерите този, който най-добре отговаря на това, от което се нуждаете.