Наред с други неща, цифров сертификат Може да се използва за гарантиране на автентичността и правната валидност на Word документ. Може също така да ни помогне да подсилим аспектите, свързани със сигурността. Затова в тази статия ще ви обясним как да подпишете Word документ с цифров сертификат, Стъпка по стъпка.
Трябва да се помни, че цифровият сертификат е електронен документ който съдържа идентифицираща информация за лице, образувание или организация и с която да получите достъп до определена услуга. В Испания вече е много разпространено използването на тези сертификати за извършване на всички видове административни процедури пред Данъчната агенция или Главната дирекция на трафика, например.
Възможността да подпишете документ на Word с цифров сертификат включва много ventajas. Това са най-забележителните:
- Гарантиране на автентичността и конфиденциалността на документа, което е основната причина за този инструмент.
- Има юридическа сила в Европейския съюз и много други страни.
- Осигурява целостта на документите, тоест не може да бъде модифициран или променен след подписването му.
- Това представлява значително спестяване на време и ресурси, тъй като няма нужда да отпечатвате, сканирате или изпращате нищо по пощата.
- Рационализира процедурите за одит и сертифициране.
Всички тези предимства правят цифровия сертификат ценен ресурс в бизнес, правна и административна среда, въпреки че можем да ги използваме без проблем за нашите домашни или лични процедури.
предпоставки
Да преминем към практическия раздел. За да подпишем документ на Word с цифров сертификат, първо трябва да изпълним редица предпоставки.
На първо място трябва да имаме инсталиран цифров сертификат на нашия компютър (препоръчваме да прочетете предишната ни публикация «Къде се съхраняват цифровите сертификати?«). Сертификатите могат да се издават от различни субекти, но за да се използват те трябва да са валидни и актуални. За да проверите дали сертификатът е инсталиран на Мениджър на сертификати Можем да използваме клавишната комбинация Windows + R, да пишем в лентата за търсене certmgr.msc и натиснете Enter.
От друга страна, трябва да гарантираме, че имаме версия на Microsoft Word, способна да поддържа цифрови подписи (Word 2016 или по-нова версия). Необходимо е също да бъде записан документът, който ще се подписва .docx формат.
Подпишете Word документ с цифров сертификат стъпка по стъпка
След като са извършени предишните проверки, нека видим каква е процедурата, която трябва да следвате, за да подпишете Word документ с цифров сертификат. Това са стъпките, които трябва да следвате:
Стъпка 1: Отворете документа в Microsoft Word
Просто трябва да стартираме програмата Word на нашия компютър и да потърсим в архива документа, който искаме да подпишем цифрово.
Стъпка 2: Достъп до опцията за цифров подпис
- В отворения документ щракваме върху раздела архив.
- След това избираме раздела информация.
- В панела, показан вдясно на екрана, кликваме върху „Защита на документа“.
- Накрая избираме опцията «Добавяне на цифров подпис».
Стъпка 3: Настройте цифров подпис
След предходните стъпки на екрана ще се появи диалогов прозорец, който ни казва, че към нашия документ ще бъде добавен цифров подпис. По желание тук можем да добавим кратко писмено описание на целта или предназначението на цифровия подпис на документа в конкретно текстово поле.
Стъпка 4: Изберете цифров сертификат
Това е основната част от процеса на цифров подпис, в който трябва да продължим по следния начин: Щракваме върху Знак. Ако имате инсталирани няколко сертификата, ще се появи списък с различните опции. Всичко, което трябва да направим е изберете подходящия сертификат и натиснете приемам.
Стъпка 5: Попълнете подписа
Следвайки нашите инструкции, Microsoft Word ще подпише документа, след което ще ни покаже известие, потвърждаващо, че цифровият подпис е добавен. след това, Документът ще бъде маркиран като „само за четене“, така че всеки опит за промяна или промяна автоматично ще направи подписа невалиден.
Някои важни съображения
Подписването на Word документ чрез цифров сертификат е най-сигурният метод за гарантиране на доверието на неговите получатели, които могат да бъдат напълно сигурни, че той не е променен след подписването.
Въпреки това, за да избегнете изненади и грешки, е препоръчително пазете актуализиран сертификат. Не пречи да проверявате срока на годност от време на време. Освен това е важно да се избегне повторение на процеса на подписване прегледайте цялото съдържание, преди да подпишете. Понякога окончателният преглед ни позволява да видим неща, които липсват или са излишни в документа.
И накрая, за да проверим дали всичко е направено правилно, можем да изпълним проверка както следва:
- Отваряме документа който е цифрово подписан.
- Да отидем на раздела Архив.
- Избираме опцията информация.
- За да завършим, кликваме върху Вижте подписите, където можем да проверим валидността на подписа, използвания сертификат и други свързани подробности. Толкова лесно.