Съобщението за автоматичен отговор е много полезен ресурс за потребители, които са отишли на почивка, пътуват или които по някаква причина временно не могат да посещават входящата си кутия. Един вид известие, че не сме на разположение, но ще се върнем скоро. В тази публикация ще видим как да планирате автоматични отговори в Outlook По прост начин.
Има много причини, поради които този ресурс е изключително полезен. Но преди всичко е така много правилен начин да информираме приятели, клиенти, сътрудници за нашия статус... Накратко, за всеки, който се опитва да се свърже с нас. Съобщението за автоматичен отговор винаги е по-добро от мълчанието, което може да се тълкува като липса на старание или интерес от наша страна.
Кога е необходимо да поставим автоматичен отговор в нашия имейл?
Има две големи причини, поради които е препоръчително да програмирате автоматичен отговор в нашия електронна поща. Първият е за елементарен въпрос за добро образование: Никога не трябва да оставяте въпроси без отговор, в противен случай това е липса на внимание. От друга страна, тези отговори ни помагат поддържайте контакт с други хора и не се изключвайте от въпроси, които може да са важни, както в личната, така и в професионалната сфера.
Съобщение „Извън офиса съм“ може да бъде много полезно за делегираме работата си на колеги, които ще се погрижат за нашите задачи, докато ни няма. В противен случай рискуваме да намерим входящата си кутия пълна със съобщения без отговор (някои отпреди няколко дни), когато се върнем от почивката си или от периода на прекъсване на връзката.
Microsoft Outlook ни позволява настройте съобщение за автоматичен отговор както чрез настолното си приложение, така и чрез мобилното си приложение, лесно от всяко устройство. По-долу обясняваме стъпките, които трябва да следвате, за да конфигурирате това съобщение.
Ръководство за автоматични отговори в Microsoft Outlook
Планирането на автоматични отговори в Outlook е сравнително прост процес. Ето как да го направите стъпка по стъпка:
Да отидем в панела с настройки
За начало отваряме приложението перспектива на работния плот на Windows с нашия ID и парола и щракнете върху иконата конфигурация (този със зъбното колело), показан в горния десен ъгъл. В зависимост от версията на Outlook, която имаме, в тази първа стъпка ще трябва да преминем директно към "Записи".
Изберете „Вижте всички настройки на Outlook“
В менюто Настройки избираме раздела «Преглед на всички настройки на Outlook», за да отворите опциите за имейл.
Избираме "Поща"
В менюто, съответстващо на Outlook, отиваме директно в секцията „Поща“, където ще приложим промените в конфигурацията, за да планираме автоматични отговори в Outlook.
Щракваме върху „Автоматични отговори“
Следващата стъпка е да активирате опцията „Автоматични отговори“. Там трябва да поставим отметка в квадратчето, за да отговорим за определен период от време и след това Задайте началния и крайния часови диапазон на съобщението. Тоест времето, през което искаме да е активирано.
Веднъж активиран, всеки, който ни изпрати имейл, ще получи абсолютно същия отговор.
Съставете автоматичния отговор
Накрая остава само да напишем текста на съобщението, което искаме да покажем като отговор на хората, които са ни изпратили имейл. В настолното приложение ще намерим опцията за писане на различни съобщения за отговор, в зависимост от това дали имейлът идва до нас от нашата собствена компания или организация или отвън. Това не е възможно от мобилното приложение. След като сте готови, щракнете „Запазване“ за да влязат в сила промените.
За да знаете точно какво и как да го направите, препоръчваме ви да следвате указанията, посочени в следния раздел:
Какво да поставим в автоматичния отговор на нашия имейл?
Възможността за генериране на автоматичен имейл, съобщаващ, че ще бъдем прекъснати или недостъпни за известно време, в допълнение към учтив жест, е ресурс, за да не пропуснете важен контакт. Текстът, който трябва да се появи в автоматичния отговор, както и формата му, Те ще зависят от няколко фактора. Преди всичко кои са получателите на въпросния отговор.
Ако това включва работни въпроси (отговори на клиенти, доставчици, шефове, колеги, сътрудници и т.н.), най-добре е да изберете кратко и официално съобщение. Ето пример:
Благодаря ви много за вашия имейл. Цялата седмица ще бъда извън офиса. След като се върна, ще отговоря на вашето съобщение с удоволствие. Благодаря ви много за търпението и разбирането.
От друга страна, ако е автоматичен отговор на съобщения от приятели, възможностите се разширяват. В такъв случай можем да си позволимИзползвайте по-спокоен тон и дори включете нотка хумор. Може да е нещо подобно:
Отивам в заслужен отпуск и не смятам да се занимавам с пощата до 15 август да се върна. Моля, не ме безпокойте дотогава!
Както можете да видите, опциите могат да бъдат много разнообразни. Във всеки случай, независимо дали става въпрос за работа или комуникация с приятели, има няколко елемента, които трябва да се появят в тези съобщения:
- La точна информация за датите на нашето отсъствие. Или поне датата на връщането ни към дейност.
- El контакт на лицето или хората, с които може да се свържете, докато не сме на разположение, описващ точния контакт за всеки вид материя.
- По желание поредица от връзки или очаквани отговори на въпросите или проблемите, които обикновено обсъждаме в нашите имейли. Това служи за предаване на идеята, че дори и да не сме на разположение, ние носим отговорност и продължаваме да се грижим за всичко.
Заключения
Ако нашата работа или ежедневна дейност включва изпращане и получаване на имейли с известна редовност, възможността за планиране на автоматични отговори чрез Outlook може да бъде много полезна.
Тази функция ни позволява информирайте всички наши контакти за настоящата ни ситуация, както и да пренасочваме въпроси към други хора, които ще отговарят на тях по време на нашето отсъствие. Много практично.