В света, в който живеем днес, способността да обработва и управлява данни Това е ключов инструмент. Очевидно е, че напредъкът в компютърните технологии е накарал практически цялата информация, която е била обработвана преди, да премине дигитализирам. Всеки, който редовно използва технологии, мобилни устройства и компютри, знае как включват изображения, слайдове, графики или други визуални елементи в своите файлове или презентации обаче повечето не знаят как могат оптимизирайте теглото на тези елементи за да работи устройството по-бързо, така че ефективността при работа с файлове се превръща в полезно умение, за да се откроите от мнозинството.
Ако попаднете в тази група, но искате да навлезете по-дълбоко в този път към Научете как да управлявате по-добре съхранението, оптимизацията и използването на файлове, ние сме сигурни, че тази статия може да ви помогне да получите това, което търсите. Без съмнение ви препоръчваме да продължите да четете, тъй като ще вземете много полезни инструменти, които можете да започнете да използвате веднага, за опростете и компресирайте теглото на вашите файлове и така, подобрете работата си и производителността на устройството които използвате.
Значението на оптимизирането на файлове
Преди да поговорим за как можем да намалим размера на нашите файлове, важно е да коментирате, защото тази проста задача е толкова важна за подобряване на ефективността на нашата работа. Може би, ако обикновено не правите презентации или файловете, с които работите, включват само текст, няма да имате проблеми при работата с тях. Напротив, ако включите изображения във вашите документи, хипервръзки, подробни графики или други подобни визуални елементи, жизненоважно е да започнете да компресирате файловете, особено ако използвате този тип презентация за работа или често, тъй като Съхранението и скоростта на зареждане на вашия компютър ще бъдат засегнати.
Една от основните причини е това компресирайте файловете прави тези по-малък размер и следователно ще имате повече лесно изтегляне и прехвърляне. Освен това тяхната обработка също ще бъде много по-бърза.
Освен това е полезен начин за организирайте папки с множество файлове. Към cпотискане на големи количества файлове в това, което е известно като "книжарници«, тежестта на тези данни намалява значително. Това е нещо, което се използва много често при изтегляне на файлове, тъй като е много по-бързо.
Алтернативи за компресиране на файлове в Microsoft Office
След това ще представим различни алтернативи, за да можете да намалите и оптимизирате размера на вашите файлове в основните работни приложения на Office: Word, PowerPoint и Excel, тъй като те са най-често използваните и включват тежки елементи.
Оптимизирайте PowerPoint
PowerPoint е основен инструмент на Microsoft, използван за създаване на презентации много визуален чрез интегриране на слайдове, които обикновено комбинират текст, изображения и дори видеоклипове. Следователно тойФайловете обикновено имат значително тегло и е важно да опитате компресирайте елементите които вмъкваме, особено изображения и видеоклипове, така че ще се съсредоточим върху тях. Ще трябва само да следвате следните стъпки:
- Първото нещо, което ще трябва да направите, е Вмъкнете в слайда изображението, което искате да оптимизирате. Изберете това изображение, като щракнете върху него.
- В горното меню щракнете върху опцията «Формат«. Тук ще се появят различни опции, сред които можете регулирайте яркостта и контраста на изображението, променяйте размера му, включете рамки за снимки...
- Избирам "Компресиране на изображения«. Тук можете да оптимизирате по прост начин или по усъвършенстван начин, като щракнете върху опциите, където можете изберете качество на изображението в зависимост от употребата, която ще му дадете. Колкото по-ниско е качеството, толкова по-малък е размерът. Можете също така да изберете дали искате да компресирате всички изображения в презентацията или само тези, които искате. Просто с това действие ще опростите размера на PowerPoint и ще бъде по-лесно за зареждане и прехвърляне.
Оптимизиране на Word
дума със сигурност това е най-използваното приложение на Microsoft Office и въпреки че първоначално се използва просто като текстов документ и теглото му не беше много голямо, в момента могат да се вмъкват всякакви елементи като изображения, връзки, преходи... Тук ще ви дадем някои основни съвети за намаляване на размера на вашите документи.
Както в PowerPoint, ако включим изображения, теглото на файла ще се увеличи, но можем компресирайте тези изображения, за да го направите по-ефективен. За да направим това, ще следваме същите стъпки като в предишния случай. Ще трябва изберете изображението, отидете на „Форматиране“ и щракнете върху „Оптимизиране на изображения“.
Важен аспект е и файловият формат, който използваме при записване. Обикновено се запазва по подразбиране е .docx или .doc. Но ако това е файл, който вече е завършен, препоръчваме конвертиране в .pdf като компресирайте файла много и освен това представянето е повече чисти.
Друг фактор, който трябва да вземем предвид е ограничават или намаляват, доколкото е възможно, визуалните ефекти и елементи които увеличават размера на нашите файлове. Например избягвайте добавянето на ефекти на страници, водни знаци, тематични шрифтове и цветове.
Оптимизирайте Excel
Въпреки че документите Excel Те обикновено не са тежки, ако работим с големи количества данни и формули е възможно опитът ни да бъде засегнат. забавен. С тези прости стъпки можете лесно да компресирате тези файлове.
Нещо, което можем да започнем да използваме точно сега, за да опростим тези електронни таблици, е промяна на файловия формат. Тоест, вместо да записвате по подразбиране във формат . Xlsx, ще го направим в .xlsb, който компресира и оптимизира размера и теглото.
Също така се препоръчва изтрийте всички ненужни данни, както и скрити колони които заемат място и преди всичко, избягвайте използването на сложни формули за работа с данните, освен ако не е строго необходимо. Формулите на Excel увеличават размера на файла, така че ако е възможно Ще се опитаме да използваме по-прости.
Можем да работим с графики и изображения, но винаги е препоръчително да cЩракнете върху тези елементи, за да подобрите ефективността в електронната таблица. Можем да го направим по начина, който обяснихме по-рано.