Чувствате ли, че нямате време за всичко? Чувствате ли, че ви отнема твърде много време, за да свършите някои от работните си задачи? Не се притеснявайте, това е нещо, което се случва на всички ни. За щастие има решения, които могат да ни помогнат да използваме по-добре времето, което прекарваме в работа, и затова ще видим как Увеличете максимално продуктивността с OneNote.
Защото се оказва, че този мощен инструмент на Microsoft може значително да подобри продуктивността ви, ако знаете как да го използвате добре и знаете най-добрите трикове, за да се възползвате от него.
Все още не използвате OneNote?
Ако не знаете какво е това, нека уточним, че това е приложение на Microsoft, предназначено да води цифрови бележки и да организира информация.
Тя ви позволява да заснемате и организирате текст, да запазвате изображения, да правите аудио записи, екранни снимки, да запазвате файлове и т.н., и всички с гъвкав и много лесен за използване интерфейс. Освен това той се синхронизира с различни устройства и платформи, което го прави идеален за съвместна или дистанционна работа.
Ако не сте го опитвали, открийте някои от най-добрите трикове, за да се възползвате от него и със сигурност няма да отнеме много време, за да се превърне в един от любимите ви работни инструменти.
Ключове за максимално увеличаване на продуктивността с OneNote
Както новите потребители на приложението на Microsoft, така и ветераните могат да се възползват от тези съвети за продуктивност, които сме събрали.
Организирайте ефективно информацията
OneNote ви дава възможност да събирате информация в бележници, секции и страници. Ако ги използвате добре, намирането на това, което търсите ще бъде много по-лесно и бързо.
Нашият съвет е да създавате бележници за различните проекти, които изпълнявате. Например:
- Окончателен дипломен проект.
- Пътуване до Тайланд.
- Сватба.
- Тримесечен отчет.
- Бизнес план.
След това в бележника създайте по-конкретни раздели. Така във вашия бележник с бизнес план можете да имате разделите:
- Първоначален бюджет.
- Проучване на пазара.
- Доставчици.
- Източници на финансиране.
И накрая, във всеки раздел създайте страници, които разбиват информацията още повече. Продължавайки с предишния пример, можете да отделите страница за събиране на информация от всеки от доставчиците, с които обмисляте да работите във вашия бизнес.
Използвайте етикети, за да подчертаете ключова информация
За да увеличите максимално продуктивността с OneNote, може да не е достатъчно да групирате информация в бележници, секции и страници. Ако искате да подчертаете някои ключови данни, идеи или концепции, маркирайте ги с етикети, по този начин те ще бъдат много по-видими. Освен това приложението ви позволява да създавате напълно персонализирани етикети.
Маркирайте текста и изберете етикет от менюто Начало > Етикети.
След като маркирате съдържанието си, просто отидете на „Търсене на етикети“ или натиснете Ctrl + E и ще се отворят всички бележки, които сте маркирали с посочения етикет.
Създавайте напомняния
При добре подредена информация е трудно да пропуснете нещо, но винаги има известен риск това да се случи. Ако искате допълнително да минимизирате възможността от забравяне, възползвайте се от опцията за напомняния.
Създайте напомняне за задача и добавете го към вашия списък със задачи в Outlook, така че имейл услугата на Microsoft ще ви уведоми, когато настъпи моментът.
За да зададете напомняне, направете следното:
- Маркирайте задачата, която искате да запомните.
- Кликнете върху „Задачи на Outlook“ в секцията „Етикети“ на „Начало“.
- Изберете един от етикетите, ще видите опции като „Утре“ или „Следващата седмица“. Изберете този, който ви интересува и ще създадете напомнянето.
- Ако щракнете върху етикета „Персонализиран“, можете да зададете точното време, в което искате напомнянето да пристигне във вашия имейл. Въведете датата и часа и след това щракнете върху „Запазване и затваряне“.
Използвайте OCR технология за извличане на текст от изображения
Ако има изображение, като плакат или снимка, което съдържа текст, който ви интересува, не е нужно да губите време да го транскрибирате. Просто направете снимка на изображението и го отворете в OneNote. Кликнете върху него с десния бутон на мишката и след това изберете „Копирайте текст от изображение“ в менюто и ще имате текста свободен и достъпен за редактиране.
Синхронизирайте всичките си устройства, за да увеличите максимално продуктивността с OneNote
Синхронизирането ви позволява достъп до информацията, която сте запазили в OneNote от всяко устройство, което ви помага да ускорите работата си.
По подразбиране това приложение на Microsoft синхронизирайте бележки с всички ваши свързани устройства. Можете обаче да проверите дали сте го активирали, като следвате пътя Файл > Информация > Преглед на състоянието на синхронизиране.
За да можете да работите от мобилния си телефон, изтеглете приложението, за да можете да си водите бележки в движение.
Водете си бележки със системата за запис на глас
Ако имате идея или сте видели нещо, което трябва да вземете под внимание незабавно, най-ефективният начин да го направите е да направите гласова бележка.
За да запишете аудио в OneNote, отидете на раздела „Вмъкване“ и оттам до Транскрибиране > Запис на аудио. След като сте направили записа, не забравяйте да натиснете „Стоп“ сред опциите, които ще видите в горната част на екрана.
Слушането на този тип аудио е много лесно. Кликнете върху клипа и изберете бутона за възпроизвеждане в изскачащия прозорец, който ще се появи.
Можете също да записвате видео, като следвате повече или по-малко същите стъпки. И ако това, от което се нуждаете, е да направите екранна снимка, следвайте пътя Insert > Screen Snip. По този начин можете да заснемате части от вашия екран и поставете ги директно в бележките си. Това е особено полезно, ако трябва да работите с диаграми или други графики.
Използвайте свои собствени шаблони
OneNote предоставя на ваше разположение серия от предварително дефинирани шаблони, които ви помагат да структурирате информацията, но използването на ваши собствени шаблони ви позволява да работите по-ефективно.
Microsoft продължава да подобрява този инструмент ден след ден, който става все по-гъвкав и по-полезен. След като вече знаете как да увеличите максимално продуктивността с OneNote, сме сигурни, че ще можете да ускорите много от задачите, които изпълнявате ежедневно. Можете ли да ни кажете вашия опит?