Всеки знае добре и използва повече или по-малко редовно програмите Word и Excel от офис пакета на Microsoft. Има обаче друга много по-малко популярна програма, въпреки че е наистина полезна (особено за малки компании и бизнеси), ако знаете как да я използвате добре: Microsoft Access. В тази публикация ще видим какво точно представлява този софтуер и как можем да го използваме.
Microsoft Access е система от управление на бази данни адаптиран за събиране на данни от други помощни програми като Excel и други. Работата с него е много проста, а диапазонът от възможности при използването му е много широк: от инвентаризация до наблюдение на търговски дейности, в допълнение към много други неща.
Какво е Microsoft Access
Първата версия на Microsoft Access се появи през 1994 г. Оттогава са пуснати много актуализации. Последният, датиращ от 2021 г., е съвместим както с Windows 10, така и с Windows 11.
Microsoft Access беше и продължава да бъде много практичен инструмент при създаване, управление и администриране на бази данни. Ресурс, който улеснява живота на малките предприятия, когато са принудени да работят с големи обеми данни и записи.
Голямото предимство на тази програма е да опрости задачата за управление чрез специални формули за извършване на определени изчисления, което е много практично не само за съхранявайте и търсете данни бързо и лесно, но и за извършват по-сложни анализи.
Експлоатационни изисквания
Това е списъкът на изисквания За да използвате най-новата версия на Microsoft Access:
- 2-ядрен 1,6 GHz процесор.
- Операционна система Windows 11 или Windows 10.
- Памет 4 GB (64-битова), 2 GB (32-битова) RAM
- 4 GB налично дисково пространство
- Разделителна способност на екрана 1024 × 768
- DirectX 10 графична карта за хардуерно графично ускорение на компютър.
- Допълнителни изисквания: достъп до интернет и Microsoft акаунт.
Поддържани формати
Microsoft Access може да записва информация в следното формати:
- Плъгин за достъп (.accda)
- Access Database Runtime (.accdr)
- Шаблон на база данни на Access (.accdt)
- База данни със защитен достъп (.accede)
- База данни на Access (.acdb)
- Празен шаблон на проект (.adn)
- Пряк път на Windows: Таблица за достъп (.mat)
- Заключване на файлове (.laccdb)
- Windows: Форма за вход (.maf)
- Windows: Макро достъп (.mam)
- Windows: Заявка за достъп (.maq)
- Windows: Доклад за достъп (.mar)
- Работна група, база данни за защита на ниво потребител (.mdw)
Къде да изтеглите или закупите Microsoft Access
Потребители на Windows, които са инсталирали на своите компютри офис пакета Microsoft Office Вече ще имате този инструмент в основната му версия. Въпреки това, за да получите достъп до всички разширени функции на Microsoft Access и да се възползвате от пълния му потенциал, е препоръчително да посетите уебсайта на Microsoft (по-специално, тази връзка), за да закупите или временно да го изпробвате безплатно за ограничен период от време.
Акценти на Microsoft Access
Като казваме, че това е идеален инструмент за малки фирми и фрийлансъри, ние го правим с мисълта, че основните характеристики на Access могат да бъдат адаптирани много добре към вашите нужди. За да илюстрираме това, нека прегледаме накратко някои от най-интересните:
Интегрирани шаблони
Едно от предимствата на тази програма е, че всеки потребител може да я използва без проблеми. The предварително конфигурирани шаблони Те ни дават добра отправна точка, когато не сме сигурни как да започнем да организираме данните си.
Шаблоните за достъп са налични в раздела "Архив" на интерфейса. Щраквайки върху него, ще имаме на разположение куп предварително дефинирани формати. Остава само да изберем най-подходящия за нас и да го модифицираме според нашите предпочитания и нужди.
Експорт на данни
Всички данни в нашата база данни могат да бъдат експортирани в други формати (Excel, PDF и др.) от бутона «Външни данни» който се намира в горната лента с команди и опции.
заявка за данни
При справка с конкретни данни най-ясно се забелязва ефективността на управлението на бази данни чрез Microsoft Access. За да направите заявка, трябва да отидете на бутона „Създаване“ и от там достъп до раздела „Дизайн на заявка“. След това просто трябва да изберете желаните таблици и да щракнете „Бягай“.
Функция „Кажи ми“.
Вътре в секцията "Какво искаш да правиш?" Откриваме много специфична функционалност на Access, наречена "Кажи ми". Ще можем също да използваме тази опция, за да правим заявки, но нейният списък с помощни програми е по-дълъг и включва възможността за създаване на таблици и отчети, наред с други неща.
VBA
VBA означава «Visual Basic за приложение», език за програмиране, с който да боравите и управлявате бази данни по по-прост начин. Освен всичко друго, той ви позволява да валидирате данни и да откривате грешки. Много практично.
Всички тези функции позволяват на всеки потребител да използвайте Microsoft Access за най-разнообразни задачи. Например, учителите могат да ги използват, за да управляват присъствените листове и оценките на своите ученици; Търговците могат да правят инвентаризация на продуктите в своя магазин и склад; Самоосигуряващите се могат да се справят със счетоводството на бизнес сметка... И т.н.