Програмата за електронни таблици Microsoft 365, Excel, е добре известен със своята голяма полезност при извършване на всякакви счетоводни и финансови задачи. Той обаче има и някои много по-малко известни функции, които могат да бъдат от голяма помощ в определени ситуации. В тази публикация, без да продължаваме повече, ви казваме как да изпращате имейли директно от Excel.
Най-очевидният случай е, когато възникне необходимост от комуникация или споделяне на данните от електронната таблица, върху която работим. Има много удобен начин да направите това, без да се налага да напускате приложението.
Предимства на изпращане на имейли от Excel
Комбинацията от предимствата на Excel с тези на Outlook ни дава много интересен резултат: възможността за споделят огромно количество информация (данни, изчисления, графики, статистика, документи и др.) по имейл. Сред списъка с предимства можем да подчертаем следните:
- бързина, тъй като сървърите на двете услуги са синхронизирани.
- сигурност. Excel запазва копие на данните, включени в имейла. От друга страна, Outlook също изпълнява резервно копие.
- съвместимост: Възможно е да изпращате имейли през Gmail и Hotmail.
Предишна стъпка: синхронизация
Тази възможност ще бъде налична стига вашите настройки на Microsoft Office да са правилно синхронизирани с Outlook като имейл адрес по подразбиране. Ако е така, ще можем да изпратим всякакъв тип документи като прикачени файлове към имейл. В случай, че тази синхронизация не е конфигурирана, трябва да я направим. Просто трябва да следвате няколко прости стъпки:
- На първо място, Отваряме Outlook.
- Тогава ще го направим "Записи".
- Щракваме върху "Настроики" и тогава отиваме "Общ".
- В опциите за стартиране, активираме раздела Outlook като предварително дефинирана програма за имейли, контакти, календари и др.
- Накрая щракваме върху OK.
След като завършите предишната стъпка за синхронизиране, преминаваме към подробно обяснение какво трябва да се направи, за да изпращате имейли от Excel.
Изпращайте имейли от Excel
За да използваме помощната програма на Excel за директно изпращане на имейли, имаме две опции: с или без макроси. На този етап си струва да обясним, че ние наричаме поредицата от команди, съдържащи се в документ на Excel, макрос. Обясняваме как да процедираме във всеки от тези два случая:
Без макроси
Това е следващият метод по подразбиране по подразбиране в Outlook. Приложението е отговорно за генерирането на копие на Excel файл или документ и изпращането му до получателя, посочен от потребителя. В този случай файлът се изпраща в PDF формат. Ето какво трябва да направим:
- Първо отиваме в Excel и в лентата по-горе избираме "Записи".
- След това кликваме върху „Споделяне на имейл“.
- След това маркираме опцията за изпращайте данни като прикачени файлове и ние даваме на „Изпрати“.
с макроси
Тази възможност изисква да използваме езика за програмиране VBA (Visual Basic за приложения), което Microsoft обикновено използва за разширяване на функциите на своите програми. За да изпратите имейл от Excel и с макроси, трябва да запишете файла правилно. За да направим това, ще следваме следните стъпки:
- Първото нещо, което трябва да направите, е запишете електронната таблица във файлове като а работна книга на Excel с активирани макроси (като диалогов прозорец и избиране на папка с отличително име).
- След това трябва да отворите работната книга на Excel, синхронизирана с макроси.
- Натискаме F11 за активиране Microsoft Visual Basic.
- Автоматично, a код до които имаме достъп, като щракнем два пъти върху Тази работна книга. След това поставяме кода в новия прозорец, който се отваря.
- След това заместваме имейла с адрес на получател онлайн.
- За да завършим, затваряме Microsoft Visual Basic и кликваме върху „Изпрати“.
Опцията "с макроси" е тази, която трябва да изберем да изпълним масови пратки. В този конкретен случай това, което трябва да направите, е да създадете VBA макрос и да програмирате (конфигурирате) кода за автоматизиране на масовото изпращане на имейл.