Пивотните таблици са особено полезен инструмент, когато трябва да работим с голямо количество данни и искаме да ги сегментираме, за да можем да ги видим и използваме по възможно най-ефективния начин. Към добавете филтър към обобщена таблица, правим това още по-лесно.
При предишен случай вече говорихме с вас как да създавате обобщени таблици в Excel, но днес ще продължим да напредваме по този въпрос, така че вашите таблици да стават все по-професионални и да ви е по-лесно да анализирате информацията, съдържаща се в тях.
Защо обобщените таблици са толкова полезни?
Да се научите да използвате Excel и да извлечете максимума от него не винаги е лесно. Това е така, защото този офис инструмент Има голям брой функции, и е трудно да ги познаваш и да знаеш как да ги прилагаш всички. Но ако има нещо, което трябва да знаете как да направите, то е да създадете динамична таблица и след това да приложите съответните филтри за сегментиране на информацията.
Ако все още имате съмнения относно полезността на тези таблици, обърнете внимание:
- Обобщение на данните. Чрез тези таблици можем да създаваме файлове с големи количества информация и да я правим по-управляема. Чрез прилагане на различни филтри получаваме достъп до ключова информация само за няколко секунди.
- Групиране и сегментиране. Разбирането на данните е много по-лесно, когато ги групираме въз основа на една или повече категории. Например, ако правим счетоводство за бизнес, ще бъде интересно да групираме данните за приходите и разходите въз основа на тримесечието, в което са възникнали.
- Персонализирани филтри. Можете да създадете всички филтри, които искате, и да сегментирате информацията, колкото искате. Колкото по-специфични са филтрите, толкова по-лесен и бърз ще бъде достъпът до конкретна информация.
- Сравнение на данни. Динамичната таблица сравнява различни данни една с друга, нещо, което може да бъде много полезно при вземане на решения.
- Анализ на тенденциите. Ако отидете отвъд сравняването на данни, анализирайки цифрите, можете да откриете определени тенденции. Например, ако продавате повече единици от определен артикул.
- Автоматично актуализиране. Таблицата се актуализира автоматично, когато има промяна в някои от нейните данни. Това гарантира достъп до информация в реално време по всяко време.
- Пестене на време. С обобщените таблици не е нужно да усложнявате живота си, като създавате сложни формули, които обобщават данните. Това спестява време и намалява вероятността от грешка.
- Персонализирани отчети. Докато се научите да използвате осеви таблици и да филтрирате техните данни, ще можете да създавате персонализирани отчети само за няколко минути.
- Интерактивно изследване. Превключването от един филтър към друг ви позволява да видите различни данни в таблица, която съдържа много информация. Като си играете с полетата и филтрите, можете да направите задълбочен анализ от различни гледни точки.
Как да добавите филтър към обобщена таблица
След като вече знаете колко полезен може да бъде този инструмент, време е да анализирате подробно какво да направите, за да поставите филтър в обобщена таблица. Да вървим стъпка по стъпка.
Подгответе информацията
Преди да започнем да работим с таблица, трябва да сме сигурни, че имаме добре организирана информация в Excel лист. Проверка дали всяка колона има заглавие, което я идентифицира ясно.
Това, което може да изглежда маловажно, всъщност не е, защото доброто заглавие ще позволи на Excel да разпознава добре информацията и да работи по-добре с нея.
Изберете данните
Тази стъпка е толкова проста, колкото отваряне на електронната таблица и Щракнете върху която и да е клетка в диапазона от данни, които ще включите в динамичната таблица. За да го направите малко по-лесно, можете да използвате съветника за обобщена таблица, като щракнете върху раздела „Вмъкване“ и след това в "Динамична маса", ще се появи съветник, който да ви води през процеса.
Ако сте напреднал потребител на Excel, можете да направите таблицата без помощ. Ръчно дефиниране на диапазона от данни, с които искате да работите.
След като таблицата е създадена, имате възможност да я оставите на същия лист или да я пренесете на нов.
Приложете филтъра
На този етап вече сте създали своята динамична таблица и имате добре разположени всички полета, които съдържат информацията, с която искате да работите. Време е да добавите филтър към обобщена таблица. За да направите това, изпълнете следните стъпки:
- Изберете полето за филтър. Плъзнете поле в секцията „Област за филтриране“, за да създадете поле за филтриране в горната част на таблицата. Това е падащо поле или списък с полета, които представляват различните категории, по които можете да сегментирате данните.
- Отворете филтърната кутия. Щракнете върху падащата стрелка за полето, което искате да приложите като филтър, и ще ви бъдат показани нови опции, налични за прилагане към това поле.
- Изберете опции за филтър. В този диалогов прозорец изберете полетата, които съответстват на опциите, които искате да включите във филтъра. В някои случаи може да видите множество опции за избор. Изберете това, което най-добре отговаря на вашите нужди.
- Приложете филтъра. След като изберете опциите за филтриране, трябва да кликнете върху „Приемам“ или „Приложи“, за да влязат в сила. След това таблицата ще се актуализира автоматично и Excel ще ви покаже само данните, които отговарят на зададените от вас критерии за търсене.
- Променете или изтрийте филтъра. Ако трябва да изтриете създадения филтър или да го смените с друг, отворете отново филтърното поле, щракнете върху падащата стрелка и коригирайте отново според вашите предпочитания.
Хубавото на филтрите, приложени към осеви таблици, е, че ви позволяват проучвайте информация и я анализирайте според вашите нужди. Спестява ви много време и без да е необходимо да правите модификации на оригиналните данни. Именно поради тази причина ние сме изправени пред един от най-важните функции, които Excel ни предлага.
Както видяхте, добавянето на филтър към обобщена таблица не е толкова сложно, колкото изглежда. След като го направите няколко пъти, ще бъдете истински експерт в тази функционалност. Можете ли да ни кажете вашия опит с тези маси?