втори пилот Това е великолепен инструмент за прилагане на всички функции и предимства, които ни предлага изкуственият интелект в екосистемата на Microsoft 365. В тази публикация ще разгледаме много специфичен аспект: всичко, което ни позволява да правим Копилот в Outlook, поемайки ролята на личен асистент за писане на ефективни имейли.
С няколко думи можем да кажем, че Copilot пристигна, за да улесни живота ни. Той отговаря за управлението на нашата входяща поща и автоматизирането на най-често срещаните действия, за да ни освободи от задачи и по този начин да можем да посветим повече време на самата комуникация.
Предимства на използването на Copilot в Outlook
Това са някои от предимствата и основните употреби на Copilot в Outlook. Има много задачи, които могат да бъдат опростени, автоматизирани или подобрени:
Умно писане
Copilot може да ни помогне да намерим най-добрата формула за това, което искаме да изразим или комуникираме по всяко време, използвайки тона и езика, посочени за всяка цел. AI ни предлага автоматични предложения при писане на имейл, което представлява ценно спестяване на време и по-голяма степен на прецизност в съобщението.
Освен това, той също така включва a детектор на граматически и правописни грешки които можем да коригираме в реално време, нещо от изключително значение.
Автоматизирани задачи
Една от най-практичните помощни програми на Copilot в Outlook е извършването на автоматизирани задачи, с последващите спестяване на време какво означава това за потребителя.
Например, можем да конфигурираме AI асистента да класифицира имейлите, които получаваме въз основа на поредица от критерии, като подчертава най-важните и генерира бързи отговори с различна степен на сложност, в зависимост от случая.
Интелигентни резюмета
Истинска болка е да трябва да преминете през тези дълги имейл вериги в търсене на информация (и много пъти пренебрегваме нещата). AI ни идва на помощ в този момент благодарение на възможността за генерирайте резюмета. Това може да бъде голяма помощ, когато става въпрос за бързо определяне на ключовите точки на разговора, без да се налага да четете всички съобщения едно по едно.
Интеграция с други инструменти на Microsoft 365
Както казахме преди, Copilot присъства в цялата екосистема на Microsoft 365, така че координира всички свои действия с другите инструменти в пакетаe, като Teams или OneNote. Това генерира по-проста и по-плавна работна система.
Освен това, благодарение на това е възможно да се анализира най-подходящата информация от имейли, които идват с прикачени данни или документи.
Достъп до Copilot от Outlook
От официалния си уебсайт Microsoft предупреждава, че засега Copilot ще бъде наличен само в служебни или училищни акаунти в Outlook, както и в акаунти на Microsoft с имейл адреси outlook.com, hotmail.com, live.com и msn.com.
Като цяло, Всички акаунти в Microsoft 365 имат инструмента AI, който вече е интегриран в Outlook. Именно тези акаунти показват вече известната икона на Copilot в лентата с инструменти (както е показано на изображението по-горе).
И накрая, трябва да споменем и едно от основните ограничения на Copilot в Outlook: Нямате достъп до криптирани имейли.
Как да използвате Copilot в Outlook
Преди да започнете да използвате Copilot в Outlook, трябва конфигурирайте инструмента. За да направите това, трябва да отидете в менюто с опции на Outlook и да зададете желаните опции, като например честотата, с която искаме да получаваме предложения или какъв тип задачи искаме да автоматизираме. След като това стане, вече можем да използваме AI нормално.
Трябва да се отбележи, че Copilot е великолепен помощник, но винаги потребителят е този, който в крайна сметка решава дали да използва неговите препоръки и предложения или да ги игнорира:
- Съвети за писане, който ще се появи, докато съставяме нов имейл. За да ги приемете, просто натиснете клавиша Етикет или щракнете върху самите предложения.
- Автоматични отговори който ще се генерира всеки път, когато получим нов имейл, показващ се в долната част на екрана. Потребителят може да реши дали да ги използва (като кликне върху тях) или да ги игнорира.
- Напомняния. В определени имейли, които съдържат информация за събития или срещи, Copilot ще ни попита дали искаме да ги добавим към нашия списък със задачи или нашия календар.
- Категории и тагове. Copilot също ще анализира съдържанието на всяко съобщение и ще предложи да го запазите или етикетирате по подходящ начин. Можете дори да предложите създаване на нови категории.
- Подробно търсене: Винаги можем да поискаме от Copilot да извърши интелигентно търсене на съобщения, файлове или контакти. Просто трябва да въведем думите за търсене и да оставим AI да свърши работата.
Заключение
Пристигането на Copilot към Outlook ни дава нов начин за използване на имейл и получаване на много по-голяма производителност от него. По-бързо и по-ефективно управление. И с много възможности за конфигурация, така че работата му да се адаптира перфектно към нашите нужди и предпочитания.