Програмите на Microsoft Office ни предлагат голямо разнообразие от функционалности и по този повод искаме да подчертаем възможността за добавяне или премахване на воден знак в Excel.
Това е лесен начин да осигурите по-голяма защита на вашите електронни таблици и точно поради тази причина е важно да го знаете. Прочетете, за да откриете нови трикове на Excel.
Какво представлява водният знак в Excel и за какво служи?
Това е функция, налична в програмите на Office, с която можем вмъкнете изображение или прозрачен текст във фона на документ. В конкретния случай, на фона на електронна таблица.
Това може да има няколко цели:
- Визуална идентичност и професионализъм. Чрез тази функционалност можем да вмъкнем логото на компанията в документа, за да идентифицираме нейните отчети и презентации. Можем също да го използваме, за да добавим името на проекта, датата или друга подходяща информация и по този начин да му придадем много професионален последен щрих.
- Защита на чувствителни данни. Ако използваме воден знак в Excel с думата „поверително“ или друго предупредително съобщение, предупреждаваме всеки, който гледа този документ, че съдържанието трябва да бъде специално защитено.
- Персонализиране. Понякога тези прозрачни рисунки или текст се използват просто за подобряване на естетическия вид на електронната таблица. За да им придадете креативна нотка.
- Разграничете версии или състояния. Когато работим с няколко версии на електронни таблици, добавянето на маркировка от този тип може да ни позволи да знаем с коя конкретна версия работим или в кой момент се намира този документ.
- Защита на авторството. Основната причина, поради която обикновено се използва воден знак върху документи, е да се защити авторството на произведението. Предотвратяване на дублирането му без идентифициране на неговия създател.
Как да добавите воден знак в Excel
За разлика от това, което се случва с Word, Excel няма собствена интегрирана функционалност, която ни позволява директно да добавим воден знак. Нещо, което е любопитно, защото защитата на информацията, събрана в електронна таблица, и нейното авторство може да бъде особено важно.
Във всеки случай това Програмата няма тази функционалност по подразбиране Това не означава, че не можем да се възползваме от него. Защоe имаме възможност за добавяне на заглавка на страница който изпълнява същата функция.
За да постигнем това, ще отворим документа на Excel, с който искаме да работим. Сега отиваме в горната част на екрана, за да щракнете върху менюто „Вмъкване“ от лентата с инструменти.
След това щракнете върху „Горен и долен колонтитул“. Автоматично представянето на електронната таблица се променя на „Изглед на дизайн“. В частта на "Заглавка" Включваме текста, който искаме да използваме като водно изображение. Избор, ако сметнем за необходимо, както на определен шрифт, така и на цвят. Накрая коригираме размера на думата или думите.
Тъй като искаме те да работят като воден знак в Excel, размерът трябва да е доста голям, тъй като крайният резултат трябва да заема цялата или почти цялата страница.
На последно място, Поставяме курсора в началото на думата и натискаме Enter толкова пъти, колкото е необходимо, докато текстът се позиционира на височината, на която искаме да се показва в електронната таблица.
Ако искаме да добавим изображение вместо една или повече думи, можем да го направим точно по същия начин. Но когато стигнем до менюто „Инструменти за горен и долен колонтитул“, ще щракнем върху иконата „Изображение“, за да добавете такъв, който имаме в нашия екип.
Когато имаме текста или изображението на желаното място, щракваме извън текстовото поле и Проверяваме дали елементът, който сме добавили, се вмъква автоматично като воден знак в Excel.
Важен факт, който трябва да имате предвид е, че тези типове знаци не се показват в „Нормалния изглед“ на документа. За да оценим присъствието му, трябва да отидем на „Оформление на страницата“ или „Преглед преди печат“.
Как да премахнете воден знак
Сега, след като знаете как да поставите водния знак, можете да си представите, че премахването му е също толкова лесно. По същество става дума за извършване на същите стъпки, но точно обратното.
Ако използвате търсачката на Excel и въведете „header“, tВеднага ще се появи менюто „Header and Footer“. Щракването ще активира текстовото поле или изображението, в което се намира водният знак. Кликнете върху него и директно изтрийте съдържанието. Когато щракнете отново извън текстовото поле, знакът трябва да е изчезнал. За да проверите, отидете на „Визуализация преди печат“ или „Оформление на страница“ и проверете дали нищо вече не се показва на фона на електронната таблица.
Как да осигурите максимална защита на вашата работна книга в Excel
Водният знак в Excel е добър начин да добавите допълнителна защита към вашите електронни таблици. Въпреки това, както видяхме, Премахването му е бързо и лесно за всеки, който има достъп за редактиране на документа, и това го кара да губи малко ефективност.
За да подобрите сигурността на вашите документи и за да не могат нито водният знак, нито други данни да бъдат манипулирани без ваше разрешение, най-добре е да ги защитите с парола. Насам, Само оторизирани лица ще могат да преглеждат и променят съдържанието.
Трябва да изпълните следните стъпки:
- Отворете книгата, която искате да защитите.
- Следвайте пътеката „Преглед“ > „Промени“ > „Защита на книга“.
- В появилия се диалогов прозорец въведете "Структура".
- Добавете парола в специалното поле за него. Опитайте се да изберете такъв, който е лесен за запомняне за вас и труден за откриване от другите.
- Кликнете върху "Да приеме" и въведете отново паролата, за да я потвърдите. Изберете отново "Да приеме".
- Ако се върнете в раздела „Преглед“, можете да видите, че иконата „Защита на книга“ е подчертано. Това означава, че съдържанието вече е специално защитено.
- От този момент нататък всеки, който няма паролата, няма да има достъп до електронната таблица или да променя нейното съдържание или структурата на работната книга.
Водният знак в Excel е много полезен и лесен за поставяне. Не се колебайте да го използвате, за да придадете по-професионален щрих на вашите електронни таблици.