Ако работите с документи ежедневно, електронният подпис се е превърнал в основен спътник при пътуване. В Windows можете да подписвате Word, Excel, PowerPoint и PDF сигурно, бързо и безхартиено, независимо дали използвате вградените функции на Office, Adobe Acrobat Reader или решения като AutoFirma и GoSign.
В това практическо ръководство разглеждаме стъпка по стъпка как работят цифровите подписи, как да получите и инсталирате сертификат, как да подписвате с линии за подпис и дори с невидими подписи в Office и как да подписвате PDF файлове с безплатни и надеждни инструменти. Ще ви покажем и как да настроите валидиране в Adobe и какво да имате предвид относно правната му валидност в Испания.
Какво е цифров подпис и защо може да ви е интересно?
Цифровият подпис е печат за криптографско удостоверяване Приложен към цифрова информация (документи, имейли, макроси), той удостоверява две неща: кой я е подписал и че съдържанието не е било променяно след подписването. За разлика от сканиран ръкописен подпис, цифровият подпис включва криптография, сертификати и верига на доверие.
За да подпишете цифрово, ви е необходим сертификат за подпис Той удостоверява вашата самоличност. Издава се от сертифициращ орган (CA) и съдържа вашия публичен ключ; частният ключ се използва за подписване. Сертификатът може да бъде анулиран и изтича (обикновено ежегодно), така че е добра идея да следите валидността му и да го подновявате своевременно.
Използвайки цифрови подписи, получавате ключови гаранции: автентичност (идентифицира подписващия), интегритет (открива промени), Не отричам (подписалият не може да отрече авторството) и, където е уместно, клеймо за време на защитен сървър за удостоверяване на времето на подписване в определени сценарии.
За да бъдат тези гаранции валидни, подписът трябва да е криптографски валиден, сертификатът трябва да бъде валиден или с валиден времеви печатИздателят трябва да е надежден, а сертификатът трябва да е от признат сертифициращ орган. Обичайна практика е документите с правилната дата и печат да останат проверими, дори ако сертификатът изтече с течение на времето.
Цифрови сертификати в Windows: Получаване, създаване и преглед на вашия сертификат
Най-добре е да получите сертификат от Сертификационен субект доверени доставчици (напр. признати доставчици или партньори на Microsoft). С него можете да обменяте подписани документи с трети страни и те да проверяват подписа безпроблемно.
Ако трябва да подпишете „веднага“, можете да създадете свой собствен сертификат за вътрешно тестване. Макар че не е идеален за трети страни, е полезен за... репетиционни процеси или да подписвате документи за вътрешно обращение. В по-стари среди на Windows това се показваше в личното хранилище чрез Internet Explorer: Инструменти > Интернет опции > Съдържание > Сертификати > раздел Лични.
В Windows сертификатите се инсталират в хранилища: Текущия потребител (само влезлият потребител) или Местен екип (всички потребители). Когато импортирате PFX/P12, въведете паролата, активирайте защитен личен ключ и решете дали ключът ще може да се експортира (полезно за архивиране). По подразбиране е зададено на Личен склад.
Браузърите, които използват магазина на Windows (Internet Explorer, Microsoft Edge и Google Chrome), ще видят този сертификат автоматично. Въпреки това, Firefox използва собствен магазин, така че ще трябва да го импортирате в браузъра, ако планирате да го използвате оттам.
Редове за подпис в Word и Excel: вмъкване на място за подпис
Редовете за подпис са видимо „пространство“ в документа, което показва къде трябва да се подпише даден човек. В Word и Excel можете да ги добавите от Настроики и ги персонализирайте, за да улесните процеса за получателя.
- Отворете документа или листа и поставете курсора там, където искате реда за подпис. Това ще бъде точката на вмъкване.
- Отидете на Вмъкване > в групата Текст изберете Ред за подпис. Ще се отвори полето за настройки.
- Попълнете полетата: Предложен подписващ (име), длъжност, имейл и инструкции (напр. „Моля, прегледайте съдържанието преди да подпишете“).
- Можете да маркирате: Разрешаване на коментари от подписващия (обяснете целта) и Покажете датата на подписване На линията.
Повторете процеса, ако имате нужда от няколко реда. Когато изпратите документа на предвидения подписващ, той ще види ясно обозначение на подписа на определеното място и ще получите известие с искане за вашия подпис.
Подписване на ред в Word или Excel
Когато подписвате ред за подпис, видимо представяне и цифровия подпис едновременно. Това е много лесен процес и е съвместим с няколко начина на подписване.
- Щракнете с десния бутон върху реда за подпис и изберете ЗнакАко сте в защитен изглед, изберете „Редактиране въпреки това“, ако имате доверие на източника.
- Изберете как да се подпишете: напишете името си (типографски вариант), използвайте функция за въвеждане на ръкописен текст или вмъкнете изображение с вашия подпис.
- Потвърдете с ЗнакДокументът ще покаже бутон „Подписи“ в долната част.
По този начин файлът е свързан с вашата самоличност и се отразява подписът така че всеки да може да го провери чрез верификация.
Невидими цифрови подписи в Word, Excel и PowerPoint
Невидимият цифров подпис не добавя поле към документа, но гарантира автентичност и почтеност идентично. Това е идеално, когато не искате да променяте външния вид на файла, но все пак е необходимо да удостоверите неговото авторство и статус.
- В раздела Файл > Информация изберете Защита на документа (или Защита на книга/презентация) > Добавяне на цифров подпис.
- Прочетете съобщението на приложението и го приемете, за да продължите процеса. невидим подпис.
- В полето „Подпис“ посочете целта или причината за подписването и потвърдете с „Подпис“.
Когато приключите, ще се появи бутонът „Подписи“ и файлът ще бъде прехвърлен в само за четене За да предотвратите случайни промени, премахнете невидим подпис: Файл > Информация > Преглед на подписи, отворете панела Подписи, разгънете съответния подпис със стрелката и изберете Премахване на подпис (потвърдете с „Да“).
Инсталирайте P12/PFX и валидирайте подписите в Adobe Acrobat Reader
Ако сертификатът ви е във файл с разширение .p12 или .pfx, инсталирайте го в Windows, като щракнете двукратно върху него или използвате „Инсталиране на PFX“ от контекстното меню. Въведете парола за сертификат, активирайте сигурна защита на частния ключ и решете дали ще може да се експортира. Изберете дали да го експортирате в хранилището на потребителя или компютъра и потвърдете.
Adobe Acrobat Reader може да валидира подписи по два начина: като разчита на Хранилище за сертификати на Windows или използване на ваше собствено вътрешно хранилище. И двата варианта са валидни; ключът е сертификатът на издаващия сертифициращ орган (основния и/или междинния) да е в списъка с доверени сертификати.
- Използване на магазина на WindowsВ Acrobat отидете на Редактиране > Предпочитания > Защита (или Разширена защита) > Разширени предпочитания. Под Интеграция с Windows изберете „Проверка на подписи“ и запазете промените.
- Инсталиране на коренния сертификат на CA в WindowsОтворете сертификата, отидете в раздела „Детайли“, проверете атрибутите и щракнете върху „Инсталиране на сертификат“. Изберете „Доверени сертифициращи органи“, продължете с „Напред“ > „Готово“ и приемете предупреждението за сигурност, ако се появи.
- Използване на магазина на AcrobatВ по-стари версии: Разширени > Управление на надеждни самоличности. В по-нови версии: Документи > Управление на надеждни самоличности. Докоснете Добавяне на контакт > Преглед, качете главния сертификат, изберете го и докоснете довериеАктивирайте „Подписи и като доверен root“ и завършете с Импортиране > OK.
С тези настройки, когато отворите подписан PDF файл, ще видите дали подписът е валиден и ще можете да го проверите. подробностите на сертификата, веригата на доверие и статусът на отмяна/времеви печат.
Подписване на PDF файл в Windows с AutoFirm
AutoFirma е безплатното приложение на Министерство на икономиката и цифровата трансформация за електронно подписване на документи, широко използван в административните процедури. Винаги го изтегляйте от официалния уебсайт: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html (изберете подходящата версия за вашата система, например Windows 64-bit).
След като го инсталирате, отворете AutoFirma и щракнете върху „Избор на файлове за подписване“. Изберете PDF файла и когато го открие, приложението ще ви предложи две опции: направете подписа видим в PDF файла или да вмъкнете видим брандинг (напр. лого) на една или повече страници. Можете да активирате и двете.
За видим подпис изберете страницата и областта, където да го поставите. AutoFirma ви позволява да го настройвате координати, ширина, височина и страницаМожете дори да добавите празна страница в края, за да поместите полето за подпис, ако не искате да засенчите съдържанието.
Можете да добавите изображение на ръкописния си подпис (PNG, JPG, GIF), за да му придадете визуален вид. Не забравяйте, че това изображение има естетическа стойност; валидността му идва от цифров подписПрегледайте резултата и, ако ви харесва, го приемете. Можете да отметнете „Запомни настройките“, за да използвате повторно дизайна.
Ако активирате „Вмъкване на видим воден знак“, изберете изображение на воден знак (например лого), определете неговия размер и позиция и потвърдете. Това е полезно за сигнал, че документът е подписан на всички или няколко страници.
Когато кликнете върху „Подписване“, AutoFirma ще ви покаже сертификатите, налични в магазина на Windows. Можете също да изберете други източници (Firefox или P12/PFX файл). Изберете вашия сертификат, потвърдете, въведете паролата, ако е приложимо, и запазете получения документ (приложението обикновено добавя суфикса „_signed“).
След процеса ще видите известие, че подписът е успешно подписан и можете да отворите PDF файла. Adobe Acrobat Reader обикновено ще покаже съобщението „Подписано и всички подписи са валидни“. От Панел за подпис Можете да проверите данните на подписа и използвания сертификат.
Подписване на PDF файл с Adobe Acrobat Reader (Windows и macOS)
Adobe Acrobat Reader ви позволява да подписвате PDF файлове директно със сертификата си. Уверете се, че сертификатът е инсталиран и достъпен (с неговия ПИН или парола ако е приложимо) и следвайте тези основни стъпки:
- Отворете PDF файла в Adobe Acrobat Reader и отидете на Инструменти > Сертификати.
- Изберете „Цифров подпис“ и потвърдете, за да дефинирате областта за подпис, като плъзнете мишката.
- Изберете сертификата, с който ще подпишете, и потвърдете с Знак.
- Запазете документа. Ако вашият сертификат го изисква, въведете паролата или ПИН кода.
Ако използвате Mac, инсталирайте Adobe Acrobat Reader DC за macOS и се уверете, че вашият .p12/.pfx сертификат е в ключодържателя на macOS (щракнете двукратно, за да го импортирате). Процесът на подписване е същият като в Windows.
Като допълнителен ресурс, Националната фабрика за монетен двор и печати (FNMT) предлага PDF ръководство за подписване с Adobe Reader: Ръководство на FNMT за подписване на PDF файлове с Adobe Reader, много полезно за преглед на стъпките и проверява подписи.
Подписвайте с GoSign (за настолни компютри и мобилни устройства)
GoSign е решение за подготовка, подписване, удостоверяване и съхранение на споразумения в цифров вид. Безплатната версия, GoSign Desktop, ви позволява да подписвате PDF файлове със стандарта PAdES и да показвате подписа върху документа.
- От „Подписване“ изберете файла и изберете Подпис на PAdES.
- Активирайте „Показване на подпис“ и го позиционирайте с двойно щракване.
- Деактивирайте времевия печат, ако не е приложим, и изберете „Подписване със софтуерен сертификат“.
- Изберете вашия сертификат, потвърдете, въведете паролата и запазете. Можете преглед на файла подписано след завършване.
С GoSign PRO и Business можете да създавате потоци за подписване и да изпращате документа на трети страни (те не е необходимо да имат инсталирано приложение). GoSign Business ви позволява също да управлявате разширени процеси и да подписвате документи. от мобилни, като наблюдава всяка стъпка в реално време.
Онлайн опции (Word/PDF) и съвети за Photoshop
Ако предпочитате онлайн решения, платформи като Aspose ви позволяват да подписвате Word файлове, като плъзнете и пуснете документа и изберете типа на подписа (рисунка, текст или изображение). Можете да изтеглите подписания документ или споделете временна връзка който изтича след 24 часа от съображения за поверителност.
Имайте предвид, че тези „нарисувани“ подписи не удостоверяват самоличността: всеки може да подпише от името на друго лице. Много компании и правителства изискват цифров сертификат или DNIe да се счита подписът за валиден.
Друга алтернатива е SignWell: поддържа Word, PDF, изображения и оферти три безплатни подписа на месецМожете да дефинирате своя подпис (шрифт, рисунка или изображение) и да го интегрирате с Gmail, Slack, Dropbox и др. Това е удобно за прости работни процеси между отделни лица и малки и средни предприятия.
Ако вмъкнете подпис като изображение и белият фон се откроява в документа, можете да го подобрите с Adobe PhotoshopВмъкнете изображението, коригирайте Image > Adjustments > Curves (например, намалете бялото от 255 на ~180) или използвайте режима на смесване „Multiply“, за да смесите линията с фона. Това ще изглежда по-естествено, въпреки че не замества валидността на сертифициран цифров подпис.
Можете също да подпишете PDF файла, като използвате инструментите „Попълване и подписване“ (текст, рисунка или изображение), и след това да го конвертирате обратно в Word/Excel/PowerPoint, използвайки услуги като iLovePDF. Удобно е, но не забравяйте: доказателствена валидност Това е различно от това на заверен подпис.
Как да създадете многократно използваем ръкописен подпис в Word
Ако искате „естетичен“ ръкописен подпис за документи без високи изисквания за сигурност, можете да сканирате или фотографирате своя подпис на хартия, запазете го (BMP, GIF, JPG или PNG) и го вмъкнете в Word.
- Отворете изображението в Word, изрежете го, ако е необходимо (Форматиране > Изрязване) и го запазете с десен бутон > Запазване като изображение.
- За да го вмъкнете в документ: Вмъкване > Изображения и го поставете където е подходящо.
- За да го използвате бързо с текст: изберете изображение + текст, отидете на Вмъкване > бързи елементи > Запазете селекцията в галерията „Бързи части“. Дайте ѝ име, изберете „Автотекст“ и потвърдете. Следващия път я вмъкнете от Вмъкване > Бързи части > Автотекст.
Въпреки че изглежда добре, това решение не доказва самоличността самостоятелно. За процедури, които го изискват, използвайте сертифициран цифров подпис.
Премахване на цифрови подписи в Office
Цифровите подписи са предназначени да защитят документа. Премахването им може да остави запис на промените и понякога... анулира потвърждениетоАко е необходимо, Word и Excel ви позволяват да премахвате както видими, така и невидими подписи.
- Видим подпис: Отворете файла, щракнете с десния бутон върху реда за подпис > Премахване на подпис и потвърдете с „Да“.
- Невидим подпис (Word/Excel/PowerPoint): Файл > Информация > Преглед на подписи. Ще се отвори панелът „Подписи“; разгънете подписа със стрелката, изберете „Премахване на подпис“ и потвърдете.
След изтриване на подпис, файлът може да бъде редактиран отново, но имайте предвид, че правно въздействие ако документът е валиден въз основа на този подпис.
Правна валидност в Испания: какво трябва да знаете
Сертифицираният цифров подпис уникално идентифицира подписващия и гарантира, че документът не е бил променян след подписването. Това осигурява автентичност, цялостност и неотхвърляне, ключови елементи в административните и договорните процедури.
Ръкописните подписи, сканирани или генерирани без сертификат, обикновено имат, ограничена доказателствена стойност и може лесно да бъде оспорен. Поради тази причина много организации и компании изискват цифров сертификат или DNIe (e-ID), за да приемат електронни подписи.
В документи, подписани с правилен времеви печат и верига на доверие, подписът обикновено се счита за валиден, дори ако с течение на времето сертификатът... изтича или е отменен впоследствие, тъй като проверката е обвързана с датата на подписване. Препоръчително е обаче да се използват доверени доставчици, да се поддържа веригата за сертифициране актуална и да се съхраняват доказателства (печати, OCSP/CRL) свързани.
Влизането в Windows е по-лесно, отколкото изглежда, ако знаете частите: a сертификатът е инсталиран Правилно, Office за невидими линии или подписи, AutoSign или Adobe за PDF, Adobe правилно конфигуриран за валидиране и, когато е необходимо, инструменти като GoSign или онлайн опции с повишено внимание. С тези стъпки можете да подписвате и проверявате документи безопасно и без главоболия.