Office: Урок за активиране на функцията за автоматично довършване

Ако работите ежедневно с Word, Excel или Outlook, вероятно неведнъж сте се чудили как да накарате компютъра си да ви помага да пишете по-бързо, като избягвате необходимостта от повтаряне на едни и същи текстове или имейл адреси. Това е по същество това, което постигате, когато знаете... Активиране и управление на автоматичното довършване в OfficeПо-малко писане, по-малко грешки и много по-гъвкав работен процес.

Проблемът е в това Всяко приложение на Microsoft Office обработва автоматичното довършване по свой собствен начин. Когато нещо се обърка, се чувстваме сякаш „всичко е счупено“. В това ръководство ще видите, в значителни подробности, Как да активирате автоматичното попълване, как да го конфигурирате, как да го поправите, когато не работи, и как дори да възстановите списъка си с данни на нов компютър.

Какво точно е автоматичното довършване в Office и за какво се използва?

Microsoft Office включва различни системи за автоматично довършване в зависимост от приложението и контекста. Това не е същото като Excel, който предлага функции, когато пишете формула, Outlook, който попълва имейл адреси, или текстово поле във формуляр, което си спомня какво е написал някой друг път.

• Във формуляри и текстови полета, функцията за автоматично довършване запазва записите, които потребителят е въвел преди това. Така че, когато потребителят въведе отново първите няколко знака, се появява падащ списък с възможни съвпадения. Потребителят може да избере предложение или да го игнорира и да продължи да пише нормално.
• В Excel функцията за автоматично довършване е комбинирана с манипулатора за запълване за удължаване на серии от числа, дати, дни от седмицата, месеци, повтарящи се текстови модели и др. Съществува и Меню за автоматично довършване на формули който предлага функции, именувани диапазони и аргументи, докато създавате формула.
• В Outlook, така нареченият „списък за автоматично довършване“ съхранява имейл адреси, на които вече сте писали или от които сте получили имейли.Автоматично ги предлага в полетата „До“, „Як“ и „Скрито копие“, докато пишете. Това е отделен списък с контакти, базиран на това, което реално използвате ежедневно.

Автоматично довършване в текстови полета и формуляри в Office

В много формуляри, проектирани с инструменти на Office (например, шаблони с текстови полета)Функцията за автоматично довършване обикновено е активирана по подразбиране. Това означава, че ако потребителят вече е въвел „8:00“ в поле за време, повторното въвеждане на „8“ ще му предложи тази опция, която да избере, без да се налага да я въвежда отново.

Тази функция се контролира на нивото на самото текстово поле. Дизайнерът на формуляри решава кои полета позволяват на потребителя да получава предложения въз основа на историята на въвеждане и кои точно. Това е много полезно, когато се работи с чувствителна информация или когато е важно да се избегнат грешки, причинени от повторно използване на стари данни.

Ако искате да активирате или деактивирате автоматичното довършване за конкретно текстово поле В този тип формуляр стандартната процедура е много сходна в различните версии на Office, които я поддържат:

• Щракнете с десния бутон върху текстовото поле където искате да промените поведението на автоматичното довършване.
• Изберете опцията „Свойства на текстовото поле“ (или подобно, в зависимост от конкретната версия на Office).
• В раздела или формуляра, свързан с представяне или външен вид От контролата намерете кутията „Активиране на автоматичното довършване“.
• Поставете отметка в квадратчето Ако искате диаграмата да запомни и да предложи предишни стойности, или изключи го ако имате нужда винаги да е празно и без предложения.

Тази гъвкавост е много практична при проектирането на шаблони, които ще се попълват многократно.Полета като име на фирма, град, типично работно време и др. се възползват от автоматичното довършване; обаче за уникални идентификационни номера или много специфични данни може да предпочетете да не го използвате, за да избегнете объркване.

Как да активирате автоматичното довършване на формули в Excel

Excel има механизъм за автоматично довършване, проектиран специално за формули, функции и именувани диапазони.което ви помага да пишете по-бързо и да намалите синтактичните грешки (липсващи скоби, неправилно изписани имена на функции, неправилни диапазони и др.).

Докато въвеждате формула, се появява малко изскачащо меню с предложения. в зависимост от това какво вече сте въвели. Ако започнете да пишете "=SUM…", ще видите функции като SUM, SUMIF, SUMIFS и др. в списъка и можете да изберете тази, която ви е необходима, за да я вмъкнете директно.

В Excel за Mac можете лесно да конфигурирате това поведение от менюто на приложението.:

1. Отворете Excel и отидете в менюто „Excel“ в горната лента, до иконата на ябълка.
2. Изберете „Предпочитания“ за да отворите панела с общи настройки.
3. В „Предпочитания“ потърсете секцията „Формули и списъци“ и въведете опцията „Автодовършване“.
4. Поставете отметка в квадратчето „Показване на опции за автоматично довършване за именувани функции и диапазони“. така че Excel да показва менюто с предложения, докато въвеждате формулите си.

В допълнение към активирането или деактивирането му, Excel ви позволява да решите след колко букви искате да се появи менюто за автоматично довършване.Това е полезно, ако ви притеснява, че се отваря твърде рано или ако работите с много персонализирани функции.

Автоматично довършване в Excel: Попълване на данни с манипулатора за запълване

Освен формулите, Excel (и съвместимите пакети като ONLYOFFICE) включват мощна система за автоматично попълване на данни чрез контролера за попълване, този малък квадрат, разположен в долния десен ъгъл на избраната клетка.

Тази функция анализира въведените от вас начални стойности и се опитва да изведе закономерност.Това може да бъде просто повторение на един и същ текст, числова последователност, прогресия с фиксиран скок, календар с дати, дни от седмицата, месеци от годината и дори по-сложни модели, когато предоставите достатъчно примери.

За да копирате текст в няколко клетки с помощта на AutoComplete с манипулатора за запълванеИдеята е много проста:

1. Отворете файла в редактора на електронни таблици (Excel или ONLYOFFICE).
2. Изберете клетката или диапазона, който съдържа текста, който искате да повторите.
3. Поставете мишката върху манипулатора за запълване от долния десен ъгъл, докато курсорът се превърне в малък черен кръст.
4. Плъзнете вертикално или хоризонтално за да покриете клетките, където искате да копирате същата стойност.

Когато отпуснете бутона на мишката, Избраните клетки се запълват незабавно с оригиналния текстТова ви спестява необходимостта от копиране и поставяне отново и отново, когато имате цели колони с едно и също съдържание.

Числа, дати, монети…

С числа, дати, часове или парични суми, автоматичното довършване става още по-интересно, защото Той не само повтаря стойността, но може и да разпознава последователности. Например, ако въведете „1“ в една клетка и „2“ в следващата и плъзнете манипулатора за запълване, ще получите 3, 4, 5 и т.н.

Системата разпознава модели с постоянни разлики между числатаАко въведете 1, 4, 7 и плъзнете, Excel ще генерира 10, 13, 16…, като спазва това увеличение от 3 единици. Това важи и за дати (всеки ден, всяка седмица, всеки месец) и други времеви редове.

Друг много често срещан случай е този с дните от седмицата и месеците.В по-новите версии, редактори като ONLYOFFICE могат автоматично да попълват поредица с понеделник, вторник, сряда... или януари, февруари, март... започвайки с елемента по ваш избор. Просто въведете месец или ден, плъзнете манипулатора и останалото ще бъде попълнено автоматично.

Допълнително предимство е, че съкращенията също се разпознават.Можете да използвате „lun“ вместо „lunes“ или „ene“ вместо „enero“ и автоматично довършената последователност ще следва правилния ред.

Редове и колони

Автоматичното довършване работи както в колони, така и в редовеВ типични примери обикновено запълваме надолу (вертикално), но е също толкова валидно да плъзгаме отляво надясно, за да генерираме хоризонтални последователности; механизмът е същият, променя се само посоката.

Освен това, Excel и ONLYOFFICE ви позволяват да работите с диапазони, които заемат множество редове и колони едновременно.Ако например изберете блок от данни с няколко служители и техните дни на отпуск, можете да плъзнете манипулатора за запълване и да копирате този шаблон в друга част на таблицата, без да се налага да дублирате ред по ред.

В колони с малко отделни текстови стойности, друга много удобна опция е „Избор от падащ списък“Ако клетка съдържа например „Жълто“ и искате да го замените със „Синьо“, просто:

• Щракнете с десния бутон върху клетката с текущата стойност.
• Изберете опцията „Изберете от падащия списък“.
• Изберете желаната стойност (например, Blue) измежду вече съществуващите в тази колона.

Същият подход може да се използва за запълване на празни клетки.Избирате както тези с данни, така и тези без, плъзгате манипулатора за запълване и системата разширява стойностите, следвайки шаблона, който е разпознала.

Плъгин за автоматично довършване на текст в ONLYOFFICE

В екосистемата на ONLYOFFICE има специален плъгин, наречен „Autocomplete“ който действа като асистент при писане и предлага пълни думи, докато пишете, много полезно при работа с големи обеми текст или термини, които се повтарят постоянно.

Докато въвеждате букви в клетка, плъгинът предлага всички думи, които съдържат тази последователност.И просто кликвате върху този, който искате да вмъкнете, без да е необходимо да го пишете целия. Например, пишете „Mond“ и то предлага „Monday“, „MondayReport“ и т.н., в зависимост от съдържанието в листа или колекцията от данни.

Това не само ускорява писането, но и намалява правописните грешки.защото сте склонни да избирате правилната дума от списък, вместо да я пишете от нулата всеки път.

Тази добавка не се активира по подразбиране.Следователно, ако използвате ONLYOFFICE, трябва да го инсталирате ръчно от мениджъра на плъгини, интегриран в раздела „Разширения“:

• Отворете раздела Разширения в редактора на електронни таблици ONLYOFFICE.
• Въведете в Мениджър на плъгини и потърсете „Автоматично довършване“.
• Кликнете върху „Инсталиране“ да го добавите към вашата среда.

Плъгинът за автоматично довършване е системен плъгин, което означава, че не показва собствена икона в лентата.След като бъде инсталиран, той остава активен, докато не решите да го премахнете, което можете да направите, като се върнете в мениджъра на плъгини и кликнете върху "Премахване" до вашето име.

Ако често работите в браузъра или с настолното приложение ONLYOFFICEТози тип добавка може да направи забележима разлика при повтарящи се задачи, като например попълване на отчети, въпросници или обширни списъци с описания.

Автоматично довършване на адреси в Outlook: как работи и за какво се използва

Функцията за автоматично довършване в Outlook е може би една от най-ценените от тези, които изпращат много имейли на ден.защото елиминира необходимостта от въвеждане на пълни адреси всеки път, особено когато са дълги или неинтуитивни.

Когато започнете да пишете в полета „До“, „Копие“ или „Скрито копие“Outlook проверява вътрешен списък с адреси, който е натрупал с течение на времето (т.нар. Списък за автоматично довършванеи ви показва предложения, които съответстват на въведените от вас букви. Този списък се попълва както от получатели, на които сте изпратили съобщения, така и от контакти, които са ви писали и чиито услуги сте използвали преди това.

В професионална среда, Загубата на този списък при смяна на компютъра или форматиране на компютъра може да бъде много досадна.Тъй като сте свикнали да избирате адреси почти автоматично, важно е да знаете как да активирате опцията и как да експортирате и извлечете този файл за автоматично попълване на нов компютър.

Проверете дали е активирано автоматичното довършване на Outlook

Ако забележите, че Outlook е спрял да предлага адреси или че не се появяват никакви опции при въвеждане на „До“, „Копие“ или „Скрито копие“, първото нещо, което трябва да направите, е Проверете дали настройката за автоматично довършване е активирана в опциите на приложението.

За да направите това, в Outlook 2016/2019/365 на Windows можете прегледайте следното:

1. Отворете Outlook и отидете на Файл > Опции.
2. В прозореца с опции отидете на раздела "Поща".
3. Превъртете надолу до секцията „Изпращане на съобщения“, където се появяват няколко полета, свързани с доставката.
4. Уверете се, че опцията е избрана „Използвайте списъка за автоматично довършване, за да предлагате имена, когато пишете в редовете „До“, „Як“ и „Скрито копие“.
5. Също така проверете дали квадратчето „Автоматично потвърждаване на името“ Активира се, тъй като и двете опции обикновено вървят ръка за ръка за правилното функциониране.

Ако квадратчето „Използване на списък за автоматично довършване“ не е било отметнато, поставете отметка в него и запазете промените с OK.От този момент нататък Outlook ще започне да изгражда нов списък, докато изпращате имейли до различни получатели.

Какво да правите, когато функцията за автоматично довършване на Outlook спре да работи или се повреди

Понякога списъкът за автоматично довършване Повреди се или спира да се актуализира правилноВъзможно е да работи само по време на една сесия и предложенията да се загубят, когато Outlook е затворен, или може да спре да съхранява нови адреси, въпреки че ги изпращате без проблем.

В тези случаи е препоръчително нулиране на кеша за автоматично довършване За да принудите Outlook да създаде нов, чист файл. Има няколко метода за постигане на това, с различни нива на „агресивност“.

ОПЦИЯ 1: Изпразнете списъка от собствените опции на Outlook

1. Затворете Outlook напълно и го отворете отново. за да се гарантира, че няма да има висящи процеси.
2. Отидете на Файл > Опции > Поща и превъртете надолу до секцията „Изпращане на съобщения“.
3. Натиснете бутона „Изчистване на списъка за автоматично довършване“.
4. Потвърдете в диалоговия прозорец, който ще се появи, за да изтриете текущото съдържание.

Outlook автоматично ще генерира нов кеш от имейлите, които изпращате от този момент нататък.

ОПЦИЯ 2: Използвайте специален параметър при стартиране на Outlook, който изчиства кеша на AutoComplete

За да направите това, можете:

1. Затворете Outlook напълно.
2. Отидете на Старт > Изпълнение (или използвайте комбинацията от клавиши Windows + R).
3. Напишете командата Outlook.exe /CleanAutoCompleteCache и натиснете OK.

С този параметър Outlook стартира, изчиства кеша за автоматично довършване и създава нов файл.Отново, вашият адресен списък се нулира, но се уверявате, че сте елиминирали всякаква вътрешна повреда.

ОПЦИЯ 3: Ръчно изтриване на кеш файла

Типичната процедура е:

1. Затвори Outlook напълно.
2. Намерете папката с кеша, обикновено в C:\Потребители\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
3. Търсете файл с име от типа „Stream_Autocomplete_X_XXXXX.dat“ и го изтрийте.
4. Стартирайте инструмента за поправка на входящата поща (scanpst.exe) Проверете .pst файла на профила си, за да коригирате евентуални грешки в данните.
5. Отворете отново Outlook, отидете на Файл > Опции > Поща, натиснете отново „Празен списък за автоматично довършване“ и изпратете тестово съобщение до нов получател.
6. Затворете Outlook и го отворете отновои проверете дали в папката RoamCache е създаден нов файл „Stream_Autocomplete…“ и дали новите адреси започват да се предлагат правилно.

Целта на целия този процес е да се възстанови напълно функционален списък за автоматично довършване от нулата., премахвайки остатъци от повредени кешове, които биха могли да попречат на запазването или показването на нови адреси.

Извличане или мигриране на вашия списък за автоматично попълване на Outlook на друг компютър

Когато сменяте компютри или трябва да форматирате текущия си, списъкът за автоматично довършване не винаги се мигрира автоматично.И ако не го копирате, когато отворите Outlook на новия компютър, ще откриете, че обичайните ви адреси вече не се запомнят. Файлът, който съхранява този списък, зависи от версията на Outlook, която сте инсталирали, така че първата стъпка винаги е да знаете с коя версия работите.

За Outlook Express и версии 2003/2007

Списъкът се съхранява в файл с разширение .nk2В Windows 7 и 8 типичният път би бил:

• C:\Потребители\вашият_потребител\AppData\Роуминг\Microsoft\Outlook

Вътре в тази папка ще намерите файлов тип Outlook.nk2 или с името на вашия профил (например, events.nk2). Това е файлът, който трябва Копиране и прехвърляне към новия екип за да запазите списъка за автоматично довършване.

За Outlook 2010 и 2013 (и по-нови версии)

Системата се промени от формат .nk2 на кеш файлове Stream_Autocompleteкоито обикновено се съхраняват в:

• C:\Потребители\вашият_потребител\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

В тази папка ще видите един или повече файлове, чието име започва с „Автоматично_довършване_на_поток“.

За да мигрирате този списък на друг компютър, където вече имате конфигуриран Outlook

Можете да следвате процедура, подобна на тази:

• Първо, настройте имейл акаунта си в Outlook на новия си компютър..
• Отидете по същия маршрут C:\Потребители\вашият_потребител\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache на новия компютър и проверете точното име на създадения файл Stream_Autocomplete.
• Копирайте файла Stream_Autocomplete, съдържащ пълния ви списък, от стария компютър. и го поставете в папката RoamCache на новия компютър.
• Променете името на копирания файл така че да съвпада точно с този във файла, който Outlook е създал на новия компютър.

Както можете да видите, автоматичното довършване в Office варира от малка помощ при писане на данни във формуляри или електронни таблици до сложни механизми, които съхраняват адресни списъци в Outlook; да знаете къде е конфигурирано, как да го активирате, как да го поправите и как да го мигрирате между устройства Това ви спестява много време и главоболия и прави разликата между Office, който „ви помага сам“, и такъв, в който винаги сте на грешния крак с допълнителни клавиши и кликвания.