Ако работите с Excel като екип, споделянето и редактирането едновременно са станали толкова обичайни, колкото дишането. Все пак е важно да се прави разлика между съвременното съавторство и класическия метод „споделена работна книга“, защото Всеки подход има различни ограничения, изисквания и начини за отваряне и запазване. което може да промени ежедневието ви.
В това ръководство обяснявам подробно и без излишни измислици как да отваряте от имейл или от десктоп, как да редактирате съвместно в реално време, как да активирате проследяване на промените, как да разрешавате конфликти и Какви функции губите, ако използвате старата система за споделени книги?Освен това ще научите как да спрете споделянето, когато е необходимо, и практични съвети как винаги да го отваряте в приложението Excel, вместо в браузъра.
Отваряне и редактиране на споделена работна книга от имейл или връзка
Когато някой сподели Excel файл с вас, получателите получават имейл с линк; при натискане се отваря браузър, показващ файла в Excel за уебОттам можете да изберете как да продължите: в самия браузър с Редактиране на книга > Редактиране в браузър или Отворете настолното приложение с „Редактиране на работна книга“ > „Редактиране в Excel“.
Когато работите заедно, ще виждате селекциите на другия в различни цветове, ако използвате съвместими версии и имате Автоматичното запазване е активирано (за Excel за Microsoft 365). Нормално е понякога селекциите да се показват след няколко секунди; ако все още не се показват, проверете дали използвате съвременна версия със съавторство, а не по-стари версии, които... Те не поддържат пълно едновременно редактиране.
Ако вашите съотборници използват неподдържани издания (например някои по-стари версии или определени мобилни варианти), може да не виждате избраните от тях опции в цвят, но Промените ви ще се отразят почти мигновено.Това поведение е нормално и е част от смесената работа между съвременни клиенти и по-ограничени такива.
Съавторство в реално време: изисквания и поведение
Съвременното съавторство върши чудеса, когато файлът е в OneDrive или SharePoint и всички използвате модерен Excel. В този случай важат следните принципи: Запазване в облака, паралелно редактиране и почти мигновени актуализации за целия екип.
За да извлечете максимума от него, трябва: 1) да го отворите от връзката и да изберете „Редактиране в Excel“, ако предпочитате приложението, 2) да се уверите, че вашият Excel за Microsoft 365 има Автоматично запазване ВКЛ. за да видите цветни селекции и 3) потвърдете, че никой не отваря файла в режим, който блокира съавторството (напр. много стари издания или такива с ексклузивно блокиране).
На мобилни устройства Excel за Android, iOS и Excel Mobile също поддържат съавторство. Ако някой редактира от версия, която не показва цветни селекции, пак ще видите промените почти мигновено, тъй като синхронизацията на съдържанието остава плавна дори ако интерфейсът не показва всички визуални индикатори.
Класическият (стар) метод „Споделена книга“: какво представлява и защо да го избягваме
Класическите „споделени работни книги“ на Excel са стара система. Те все още съществуват за съвместимост, но имат много ограничения. Microsoft ги счита остарял метод за споделяне и следователно много функции вече не са налични, докато работната книга е споделена с тази система.
Преди да активирате класическата споделена работна книга, бъдете много ясни, че има елементи и действия, които не се поддържат. Ако стартирате и по-късно се нуждаете от тези функции, ще трябва спрете споделянето на работната книга, за да можете да я променятеПо-долу е даден пълен списък на това, което липсва в този режим.
Неподдържани елементи в класическата споделена работна книга
- Създаване или вмъкване на таблици
- Добавяне или промяна на условни формати
- Добавяне или промяна на проверка на данни
- Създаване или промяна на графики или отчети с обобщени диаграми
- Вмъкване или промяна на изображения или други предмети
- Вмъкване или промяна на хипервръзки
- Създаване, промяна или преглед на сценарии
- Вмъкване на автоматични междинни суми
- Създаване на таблици с данни
- Създаване или промяна на отчети с обобщени таблици
- Създаване или прилагане на сегментиране на данни
- Създаване или промяна на блещукащи линии
- Добавяне или промяна на листове в Microsoft Excel 4
- Добавяне на коментари в нишки
Неподдържани действия в класическия споделен регистър
- Вмъкване или изтриване на блокове от клетки
- Изтриване на електронни таблици
- Комбинирайте клетките или разделяне на обединените клетки
- Сортиране или филтриране по формат
- Използвайте инструменти за рисуване
- Задаване, промяна или премахване на пароли
- Защита или премахване на защита електронни таблици или работна книга
- Групиране или схематизиране на данни
- Записване, записване, промяна, преглед или присвояване на макроси
- Промяна или изтриване на формули за масиви
- Добавяне, преименуване или изтриване на XML съпоставяния
- Присвояване на клетки към XML елементи
- Използване на панела „XML изходен код“, лентата на задачите XML или XML команди от менюто Данни
- Използване на формуляр за данни да добавя нови данни
- Редактиране или изтриване на коментари в нишки
Как да активирате класическа споделена работна книга (ако нямате друга опция)
Ако вашата организация го изисква за съвместимост, можете да активирате класическа споделена работна книга. Първо, запазете файла на място, достъпно за всички, като например споделено мрежово устройство или папка (не е уеб сървър). След това отидете в раздела Преглед, изберете Споделяне на работна книга и след това отидете в раздела Редактиране.
Поставете отметка в квадратчето Позволете едновременна модификация от няколко потребители и потвърдете с OK. Excel ще ви помоли да запазите; приемете. След като го активирате, ще видите, че заглавието на файла се показва в заглавната лентаТози индикатор потвърждава, че сте в класически режим с неговите ограничения.
Много е важно файлът да се съхранява на общо място (например, споделен диск, който всеки може да види). В противен случай другите няма да могат да отварят или участват и целта на споделената работна книга ще бъде обезсмислена.
Управление на класическа споделена работна книга: История и контрол на промените
Excel записва промените в класическата споделена работна книга всеки път, когато тя бъде запазена, включително кой какво е направил, кога и какви данни са били докоснатиМожете да използвате тази история, за да проверите какво се е случило и да приемате или отхвърляте отзиви от други потребители.
За да видите и филтрирате промените, използвайте бутона Контрол на промените В раздела Преглед изберете Маркиране на промените. Ако квадратчето за отметка „Проследяване на промените при редактиране“ не е отметнато, Excel няма да е натрупал никаква история и няма да имате какво да преглеждате.
Когато отворите „Осветяване на промените“, можете да решите какво да видите: 1) като когато (всички промени или от определена дата), 2) от който (конкретен потребител) и 3) от където (диапазон от клетки). Вие също така избирате как да ги покажете: маркирани директно на листа или изброени в Исторически лист.
Историята се запазва за конфигурируем интервал от дни. По подразбиране Excel запазва историята за 30 дни така че размерът на файла да не се увеличава драстично. Ако имате нужда от повече (или по-малко) място, отидете на раздел „Споделяне на работна книга“ > „Разширени“ и променете опцията „Запазване на историята на промените за“ на желания брой дни.
Обърнете внимание, че Excel изтрива завинаги всичко по-старо от този праг, така че изберете достатъчно голямо число ако се нуждаете от дългосрочна проследимост. Също така, не забравяйте, че чрез активиране на контрола на промените, вие също така ти споделяш книгата по класическия метод, ако вече не е бил.
Вижте кой е вътре: потребители, свързани със споделената книга
В класическа споделена работна книга можете да видите в реално време кой я е отворил. В Преглед > Споделете книгата > В раздела „Редактиране“ се показва списъкът „Следните потребители имат отворена тази работна книга“ потребителите, които са свързани в моментаТова ви помага да се координирате, особено когато разрешавате конфликти или се подготвяте да прекратите споделеното ползване.
Как да спрете да споделяте класическа книга
Преди да спрете споделянето, уведомете екипа си, за да могат запазете и затворете файлаАко не го направите, може да загубите незапазената работа, когато излезете от споделения режим.
След това отидете на Преглед > Споделяне на работна книга > раздел Редактиране и се уверете, че само ти се появяваш в списъкаКогато всичко е правилно, махнете отметката от квадратчето „Разрешаване на редактиране на няколко потребители едновременно“ и потвърдете с OK. Ако Excel попита дали това ще засегне други потребители, потвърдете, за да продължите.
Ако полето изглежда деактивирано, може да сте защитения лист или книгавременно премахнете защитата, за да можете да премахнете отметката и да завършите процеса. След като приключи, работната книга ще се върне в нормалния си режим и вече няма да бъде споделяна.
Важно: Когато дадена работна книга вече не се споделя, Excel изтрива историята на промените. Ако е необходимо да запазите тази информация, отпечатайте Исторически лист или първо го копирайте в друга работна книга. Excel също така запазва „потребителски изглед“ за всеки човек (видим лист, мащабиране, филтри, настройки за печат и др.); по подразбиране, всеки запазва своя персонализиран поглед при повторно отваряне на файла.
Отваряне от настолния компютър в Excel (не в браузъра)
Типична ситуация: Вашият шеф споделя електронна таблица в Excel, получавате линк, целият екип го редактира едновременно и искате да го отворите с двойно щракване от работния плот в приложението Excel, а не в браузъра. Ако го запазите като локален файл, ще ви остане офлайн копие, което останалите не могат да редактиратРешение? Създайте пряк път, който отваря онлайн версията директно в приложението.
- Вариант 1 (бърз): Създайте файл с пряк път, който използва схемата на Office, за да наложи настолното приложение. Копирайте връзката от споделената електронна таблица на Excel и създайте URL адрес, използвайки формата ms-excel:ofe|u|ВАШАТА_ВРЪЗКАСлед това създайте .url файл на работния си плот с тази дестинация. Щракнете двукратно върху него, Excel (приложение) ще се отвори с онлайн работната книга, като се поддържа съавторство и автоматично запазване.
- Вариант 2 (много удобен): Ако работите с OneDrive или SharePoint, синхронизирайте библиотеката на компютъра си с клиента на OneDrive. По този начин във File Explorer ще видите папка, сочеща към облака; когато отворите Excel оттам, ще работите върху оригинала, със съавторство и няма несвързани локални дубликатиВсе едно файлът е на вашия десктоп, но всъщност е в облака.
- Вариант 3 (от самия Excel): отворете връзката от имейла, изберете Редактиране в Excel И след като сте в приложението, закачете го към списъка си с скорошни или го добавете към „Предпочитани“ в Excel. Следващия път ще го отворите с две щраквания, без да минавате през браузъра, запазвайки всички предимства на съавторството.
С която и да е от тези опции избягвате създаването на осиротели локални копия и гарантирате, че всички продължавате да работите върху един и същ файл, с едновременно редактиране и без объркване.
Овладяването на тези опции – модерно съавторство, отваряне от връзки, преки пътища на работния плот, история и разрешаване на конфликти – ви дава пълен контрол върху начина, по който работите с Excel като екип. Като разбирате ограниченията на класическия метод и предимствата на съвременния подход, винаги можете да изберете най-ефективния и безопасен маршрут за вашия проект и вашата организация.
