Както фрийлансърите, така и собствениците на малък бизнес се уморяват от безкрайни електронни таблици в Excel, глупави грешки с ДДС и тримесечни приключвания в последния момент . Добрата новина е, че днес имате достъп до множество счетоводни и фактуриращи софтуерни програми, предназначени именно да избегнат това: минимизиране на човешките грешки, автоматизиране на досадни задачи и даване на ясна представа за това как се представя вашият бизнес, без да ви подлудява.
Добрият счетоводен софтуер ви помага да централизирате фактури, банкови сметки, данъци, отчети и документация на едно място, да спазвате разпоредбите ( Verifactu , електронно фактуриране, SII, TicketBAI и др.) и да работите в тясно сътрудничество със счетоводителя си, без да се налага постоянно да изпращате PDF файлове. Но с толкова много налични опции е лесно да се почувствате изгубени и несигурни откъде да започнете. Тук сме събрали и реорганизирали информация за най-добрите програми, препоръчани от експерти, счетоводни фирми и производители.
Какво е счетоводен софтуер и защо трябва да се интересувате от използването му?
Счетоводната програма е по същество дигитален инструмент, който записва и автоматизира всички финансови транзакции на вашия бизнес: приходи, разходи, данъци, амортизация, баланси и др. Някои се фокусират върху основно фактуриране, докато други са цялостни решения, които обхващат също инвентаризация, проекти, човешки ресурси или CRM.
Освен това, с възхода на изкуствения интелект и задължителната дигитализация (Законът „Създавай и развивай“, Законът за борба с измамите, бъдещото изискване за електронно фактуриране и системи като Verifactu), е все по-важно окончателно да се изостави ръчното счетоводство . Необходимо е да се премине към решения, които записват всяка транзакция с проследимост и правна сигурност.
Какво трябва да включва:
- Най-малкото, това би трябвало да ви позволява да носите общо счетоводство и в много случаи също аналитично или бюджетно счетоводство: вписвания, начало и край на финансовите години, баланси, отчети за печалби и загуби, отчети за паричните потоци и др.
- В секцията за фактуриране, добрият софтуер трябва да покрива Издаване на фактури, оферти, проформа фактури, билети и повтарящи се фактурис правилно номериране, персонализируеми шаблони и опции за доставка на имейли. Много от тях включват ПОС системи, управление на SEPA парични преводи, плащания с карти и дори интеграции с Shopify, Stripe или други платежни системи.
- Някакъв вид управление на данъците и спазване на регулаторните изискванияСтандартни модели (303, 390, 130, 100, 115, 180, 111, 190, 347, 349…), автоматично изчисляване на такси, генериране на ДДС и IRPF книги, тримесечен IRPF контрол, поддръжка за електронно фактуриране и адаптиране към Verifactu или TicketBAI в териториите, където се прилага.
- Препоръчителни екстри: Автоматично банково съгласуване, многобанкова връзка, генериране на сравнителни графични отчетиПоддръжка за множество компании и потребители, контрол на инвентара, интеграция с CRM или ERP, облачно съхранение и споделен достъп с управляващи компании.
Най-добрият общ счетоводен софтуер за малки и средни предприятия и фрийлансъри
Сред програмите, фокусирани предимно върху счетоводството (въпреки че много от тях включват фактуриране, инвентаризация или други области), в Испания има няколко утвърдени решения, които се открояват със своята зрялост и с това, че са предназначени за малки и средни предприятия, както и за консултантски фирми. Това са най-популярните:
Флесип
Flesip се позиционира като едно от най-мощните облачни счетоводни софтуерни решения за малки и средни предприятия и фрийлансъри . Най-голямата му сила е автоматичното прехвърляне на счетоводни данни: то ви позволява да прехвърляте финансови данни към вашата счетоводна система, без да е необходимо ръчно да въвеждате информация отново.
Платформата автоматизира създаването на счетоводни записи, импортирането и експортирането на данни и съгласуването на транзакции , което значително намалява административното време. Освен това, тя предлага специална функция за счетоводителите, която им позволява достъп до всички счетоводни данни в реално време, без да е необходимо да обменят PDF файлове или да изпращат безкрайни имейли.
Flesip предлага много опростен интерфейс, интеграции с инструментите, най-използвани от малките и средни предприятия и фрийлансърите в ежедневната им работа, както и централизиран и сигурен облачен подход за финансово управление . Той включва 14-дневен безплатен пробен период и може да бъде финансиран чрез грантове като Digital Kit, тъй като те действат като агенти за дигитализация.
A3ERP и a3innuva
Wolters Kluwer, с над 35 години опит в разработването на счетоводен и управленски софтуер , е водещо име на испанския пазар. Продуктовият каталог включва A3ERP (фокусиран върху локална инсталация и ERP среди) и a3innuva (облачното счетоводно решение), и двете широко използвани от бизнеса и счетоводните фирми.
a3innuva е особено полезен, ако имате нужда от достъп до счетоводството си отвсякъде . Той позволява интелигентно въвеждане на фактури, генериране на регистри за ДДС и данък върху доходите на физическите лица, изчисляване на амортизации, записи на дълготрайни активи, експортируеми управленски отчети и сравнителни графики на тенденциите в приходите и разходите във времето.
Тези решения винаги работят с данни в реално време, непрекъснати актуализации, за да отразяват всички регулаторни промени , и силен фокус върху данъчното облагане (генериране на данъчни формуляри, интегриране с данъчните власти и управление на документацията). В замяна, те са много мощни инструменти, чието внедряване обикновено е свързано със съвместна работа със счетоводна фирма или вътрешен счетоводен отдел.
Геспим
Gespyme е особено подходящ за малки предприятия с дейности по продажби и покупки, които трябва да управляват инвентара . Той комбинира счетоводство, фактуриране, управление на продажбите и контрол на инвентара в едно облачно решение.
Включва централизирана база данни за клиенти и доставчици, възможност за управление на бизнес активността, изготвяне на финансови отчети и контрол на запасите без ръчни проверки . Системата е многопотребителска и позволява едновременен достъп от всяко място с интернет връзка.
Предлага безплатна демо версия и ако отговаря на вашите нужди, можете да се абонирате за различни платени планове в зависимост от употребата. За продуктово ориентирани малки и средни предприятия, които искат стабилен контрол на инвентара и сравнително цялостно счетоводство , това е опция, която си струва да се обмисли.
Алтай
Алтай е една от най-разпознаваемите платени счетоводни програми заради лекотата си на използване . Тя се рекламира като толкова интуитивен инструмент, че дори човек без обширни счетоводни познания може да го използва, и на практика интерфейсът ѝ до голяма степен оправдава това обещание.
Силата му се крие в адаптивността му чрез специфични за сектора планове : има версии, съобразени със строителни компании, агенции за недвижими имоти, кооперации, организации с нестопанска цел, малки и средни предприятия като цяло, както и персонализирани планове. Това позволява модули и шаблони, проектирани за специфичните нужди на всеки тип бизнес.
Управлявайте фактури, амортизации, банкова синхронизация за автоматично съгласуване, данъчни декларации, отчети и персонализирани бюджети . Особено удобна функция е автоматичното създаване на записи в дневника от сканирани фактури, използването на решения на трети страни и импортирането на данни чрез ASCII файлове, за да се избегнат несъвместимости с друг софтуер за управление.
визия победа
Visionwin е ветеран сред безплатните (freemium) счетоводни и фактуриращи решения . Основната му версия може да бъде изтеглена и използвана безплатно, докато поддръжката и актуализациите се заплащат отделно. Това е локално приложение, така че не позволява достъп до облака, нещо, което трябва да имате предвид, ако работите дистанционно.
Включва предварително конфигуриран сметкоплан за бърза настройка, автоматични записи в дневника, подаване на данъчни декларации, разходно счетоводство и бюджетиране, както и отчети с много полезни сравнителни таблици . Друга интересна функция е възможността за свързване на сканирани документи с всеки запис в дневника, като по този начин документацията е перфектно свързана.
Платената професионална версия добавя опции като локална мрежа за много потребители, техническа поддръжка и непрекъснати актуализации , с различни цени в зависимост от това дали се използва локално или в облака чрез техните хоствани решения.
Accounting.net
Accounting.net си е спечелил репутацията на прост и лесен за разбиране софтуер за фрийлансъри и малки фирми , които не искат да се занимават със сложни модулни системи. Основната му сила е простотата: лесен за ползване интерфейс, персонализируемо работно пространство и ясни функции.
Позволява ви да работите със счетоводни записи, банкови съгласувания, амортизация, валутни транзакции и други често срещани счетоводни операции. Ако използвате друга програма, тя поддържа импортиране на данни чрез CSV файлове, Excel или специфични интеграции с определени приложения.
Работи с локална инсталация и еднократна лицензионна такса . Ако по-късно се нуждаете от поддръжка или актуализации, ще трябва да платите отново, но в замяна можете да работите без месечни такси, което е идеално за бизнеси с ограничен бюджет.
Кеме (с отворен код)
Keme е идеалният избор за тези, които предпочитат безплатен, междуплатформен софтуер с отворен код (Windows и Linux) . Основната му версия е безплатна и разполага с потребителска общност, която може да отговаря на въпроси, въпреки че е налична и платена професионална поддръжка за тези, които се нуждаят от нея.
Той е многопотребителски и многокомпаниен, което ви позволява да поддържате официални счетоводни книги, да откривате и затваряте фискални години, да управлявате амортизацията и да следите крайните срокове . Философията му е силно фокусирана върху простотата и прозрачността. Това го прави идеална алтернатива, ако искате технологична независимост и да избегнете собствени лицензи.
Най-добрият софтуер за фактуриране и управление за фрийлансъри и малки и средни предприятия
В допълнение към основния счетоводен софтуер, много фрийлансъри се нуждаят предимно от програми за фактуриране, които отговарят на разпоредбите, интегрират се с банкови услуги, генерират данъчни декларации и в идеалния случай включват функции за управление на клиенти или проекти . Тук се намесват решения като Holded, Contasimple, Cuéntica, Billin или E-autonomos.
Задържан
Holded се превърна в едно от най-популярните софтуерни решения „всичко в едно“ сред малките и средни предприятия и фрийлансърите в Испания . Създадено е с идеята да централизира фактурирането, счетоводството, CRM, проектите, инвентара и в много случаи и човешките ресурси.
Дизайнът му е силно фокусиран върху използваемостта: модерен интерфейс, интуитивни работни процеси и лесна крива на обучение. Той ви позволява да издавате фактури, да управлявате плащания, да управлявате клиенти и доставчици, да поддържате инвентар, да проследявате проекти и да визуализирате състоянието на бизнеса с табла за управление и отчети.
Предлага специфичен план за фрийлансъри (достъпна цена, с ограничения за годишни фактури, сканиране на документи и банкови връзки) и няколко плана за бизнеса, вариращи от основен до напреднал и премиум, с повече потребители, допълнителни модули и интеграции. Обикновено предлага пробен период и въвеждащи промоции.
Това е едно от най-препоръчителните решения, когато търсите уникална екосистема за администриране, фактуриране и счетоводство , с възможност за интегриране на външни приложения и работа ръка за ръка с консултанта.
Съдържа просто
Contasimple се фокусира върху фактуриране, опростено управление на счетоводството и данъчни решения за фрийлансъри и микробизнеси. Философията му е да направи управлението на данъците достъпно за потребители без опит, генерирайки формуляри като 303, 390, 130, 100, 115, 180, 111, 190, 347 и 349.
Включва дневници за продажби, покупки и разходи, основно управление на запасите, проследяване на времето на служителите, отчети за печалби и загуби и обработка на SEPA парични преводи . Поддържа и плащания с карта чрез интегриран POS терминал, което е полезно за фирми с директни продажби.
Сред ограниченията му са OCR четецът, който е базов и не изисква човешка проверка , банковата синхронизация не е напълно автоматична и не предлага изпращане на фактури от самата платформа, нито разширено управление на запасите. Предлага се основен безплатен план и два платени плана (Professional и Ultimate) с повече функции и възможности.
билин
Billin е програма, фокусирана върху лесното издаване и изпращане на фактури . Тя е проектирана да бъде бърза за използване и предлага добра поддръжка на клиенти за разрешаване на оперативни въпроси.
Позволява ви автоматично да попълвате полетата на фактурите въз основа на данни за клиентите и информация от продуктовия каталог. Също така разполага с мобилно приложение за фактуриране отвсякъде, интеграция с Shopify за конвертиране на поръчки във фактури и интеграция със счетоводни фирми за подаване на данъчни декларации.
Поддържа електронни фактури FACe за публичната администрация и TicketBAI, предлага категоризация на разходите и вътрешна чат поддръжка. Недостатъкът е, че четецът на разходи може да е ненадежден, не позволява създаване на фактури за разходи без прикачени файлове и липсват бележки за доставка, контрол на инвентара и предварително попълнени данъчни формуляри.
Предлага три плана: основен план с малко клиенти и продукти, междинен Pro план и неограничен план с повтарящи се фактури, плюс интелигентни отчети и интеграция с Shopify.
Електронно самонаети лица
E-autonomos е платформа, насочена към предприемачи и самонаети лица, които искат съвети и инструменти за управление на едно място . Идеята е да можете да създавате бюджети, да ги конвертирате във фактури, да преглеждате данъчни прогнози в реално време и да получавате редовни отзиви от професионалисти.
Всички техни планове включват процеса на регистрация за самостоятелна заетост , предлагат ограничен безплатен пробен период и включват телефонна поддръжка. Софтуерът позволява повтарящи се фактури, актуализации на счетоводната книга, неограничено място за съхранение и ясен преглед на вашите данъчни задължения, докато записвате транзакции.
Таксите са структурирани според вида на услугата (основен данък, освободен от данък, фрийлансър с променлива такса, обвързана с фактурирането). Месечната цена обикновено е в средния диапазон на пазара. Това е атрактивен вариант, ако не искате да разделяте софтуерните и счетоводните услуги и предпочитате цялостно решение.
Допълнителен софтуер: фактуриране, управление, маркетинг и продуктивност
Освен основното счетоводство, един здравословен бизнес обикновено разчита на други ключови инструменти: специализирано фактуриране, CRM, имейл, облачно съхранение, маркетинг, дизайн и управление на задачи . Това не са счетоводни програми, но те пряко влияят върху организацията и начина, по който данните постъпват в счетоводната система.
Сред най-използваните програми за фактуриране в Испания, освен вече споменатите, се открояват Ayuda T Pymes (съвместима с Verifactu и електронно фактуриране, автоматично генерира данъчни формуляри и се синхронизира с банки), Sage One или Factusol , всички с пробни версии за фрийлансъри и малки и средни предприятия.
За общо управление, инструменти като Microsoft To Do, Trello, Asana, Basecamp, Evernote и Momentum помагат за организирането на задачи, проекти, публикуване на календари и координация на екипа. За имейл, Gmail, Outlook, Thunderbird и Mailbird ви позволяват да централизирате акаунти, да автоматизирате отговорите и да се свързвате с десетки приложения.
В маркетинга и социалните медии, услуги като Mailrelay, Mailchimp, Conectif, Hootsuite, Meta Business Manager, Inshot, Pixlr и Feedly улесняват имейл маркетинга, планирането на съдържанието и анализа на резултатите. А за дизайн и архивиране, Canva, Visme, Inkscape, Freepik, Pngtree, Dropbox и WeTransfer са практически незаменими за визуалния аспект на вашата марка.
Цялата тази екосистема има смисъл, когато е интегрирана, пряко или косвено, с вашия счетоводен софтуер: фактури, които отиват в главната книга, билети, които се дигитализират и записват, отчети, които се използват за финансови решения , и комуникации, които са организирани, за да обосноват разходите или проектите.
Инструменти за човешки ресурси и тяхното въздействие върху счетоводството
Ако вашето МСП има служители, управлението на човешките ресурси е пряко свързано със счетоводството на заплатите, социалното осигуряване, отпуските, болничните и отчитането на работното време . Тук влизат в действие специфични решения, които след това се координират с вашия счетоводен софтуер.
Factorial, например, е много цялостен HR софтуер , който централизира проследяването на времето, отпуските, отсъствията, обработката на заплатите и документацията за заетостта. Sesame HR и TimeTac се фокусират повече върху записването на работното време и основното управление на служителите, докато Clockify предлага проследяване на времето, предназначено за фрийлансъри и малки екипи – идеално, ако таксувате на час.
Всички тези системи генерират данни, които влияят върху вашия отчет за печалби и загуби, данъчни модели и изчисления на разходите за персонал , така че е важно те да могат да бъдат експортирани или интегрирани със счетоводството, или чрез стандартни файлове, или чрез API.
Какви счетоводни процеси трябва да усвои едно самонаето лице?
Дори когато използвате страхотна програма, като фрийлансър, трябва да сте наясно с минималните счетоводни и данъчни изисквания, които трябва да спазвате . Софтуерът помага, но крайната отговорност си остава ваша.
Ежедневно трябва да поддържате организиран отчет за всички ваши финансови транзакции : приходи, разходи, съответни финансови движения, инвестиции в дълготрайни активи и др. Това се отразява в регистрите за приходи и разходи (или регистрите за продажби и покупки) и в подробна фактура.
Също така е важно да следите отчитането на ДДС (както изходящ, така и входящ ДДС) и тримесечните плащания на данък върху дохода, като използвате формуляр 130 (или специфични формуляри в зависимост от вашия данъчен режим). В края на годината е време да приключите сметките, да подадете данъчната си декларация и, ако е приложимо, да подготвите други годишни отчети.
Също така, не забравяйте месечната вноска за самостоятелна заетост , която е повтарящ се разход, който трябва да бъде включен във вашите данни, както и други застрахователни или финансови ангажименти, които влияят на паричния ви поток.
Как да изберете правилния счетоводен софтуер за вашите нужди
Изборът на софтуер не е въпрос на тенденции, а на съобразяване с размера, сложността и специфичните нужди на вашия бизнес . Фрийлансър, който издава десет фактури на месец, няма същите нужди като малък бизнес с няколко служители, множество банкови сметки и командировки.
Ключови фактори, които трябва да се вземат предвид, включват лекота на използване, крива на обучение и програмен език . Удобният за потребителя интерфейс може да е от решаващо значение дали да го използвате ежедневно или да го оставите да събира прах във виртуално чекмедже. Трябва също да помислите дали той отговаря на вашите процеси (услуги, продажби на продукти, проекти, абонаменти и др.).
Друг ключов момент е интеграцията с други системи : банки, CRM, онлайн магазини, инструменти за разходи, HR и др. Добрият счетоводен софтуер трябва да действа като център, който комуникира с всичко останало. Попитайте за API, формати за експортиране, съвместимост с вашата счетоводна фирма и съществуващи връзки.
Не забравяйте мащабируемостта и ценообразуването . Може би сега сте фрийлансър без служители, но след няколко години може да ви е необходим многопотребителски, многокомпаниен или по-разширен контрол. Проверете дали доставчикът предлага планове, които „растат“ с вас, без да е необходимо постоянно да мигрирате инструменти.
Накрая, внимателно прегледайте информационната сигурност , техническата поддръжка, честотата на актуализациите и съответствието с регулаторните изисквания. И, когато е възможно, възползвайте се от безплатни пробни версии или демо версии, за да тествате програмата с реални данни, преди да се ангажирате.
В крайна сметка, най-добрият счетоводен софтуер за малки и средни предприятия и фрийлансъри е този, който ви позволява да оставите зад гърба си хаоса от документи и електронни таблици, да автоматизирате голяма част от бюрокрацията, да спазвате безпроблемно данъчните разпоредби и да разберете с един поглед как се представя вашият бизнес . Каквото и решение да изберете, важното е то да отговаря на вашия работен процес, да се интегрира безпроблемно във вашата дигитална екосистема и да ви спестява часове административна работа. Всичко това, за да можете да се съсредоточите върху това, което наистина има значение: разрастването на вашия бизнес.