Създаване на персонализирани търсачки в Access Това е един от онези трикове, които правят цялата разлика в производителността: незабавното намиране на запис предотвратява грешки, спестява време и прави работния процес по-приятен за целия екип.
Как да го получите? В тази статия ще ви покажем как да направите това, като комбинирате таблици, заявки, формуляри, полета за търсене и макроси. Ще научите също за опциите за дизайн, персонализирането на навигационния панел, сигурността и отдалечения достъп.
Предварително планиране: структура и взаимоотношения
Преди да създавате контроли и заявки, начертайте модела на данните: кои таблици са ви необходими, какви полета ще включва всяка от тях и как са свързани. Тази подготовка избягва дублиране и проблеми с целостта.
Access 2013 включваше модел на уеб приложение за бизнес експерти бързо да създават браузърни приложения. Тези приложения са базирани на шаблони и са публикувани в SharePoint за съвместна употреба.
Стартови изискванияИмате Access и правилно конфигурирана среда за разработка на SharePoint. Ако ви липсват части, вижте официалната документация за настройване на средата и страницата за изтегляне на Access и SharePoint.
Създайте приложението от шаблони и разгледайте неговата структура
Добро начало е Използвайте опцията „Персонализиране на уеб приложение“ и изберете шаблон за схемаНапример, когато търсите „Проблеми“ и изберете шаблона, Access генерира предварително проектирани таблици и изгледи.
В таблото за управление ще видите основни таблици като „Проблеми“, „Клиенти“ и „Служители“, както и помощни таблици като „Свързани проблеми“ и „Коментари по проблеми“. Обектът „Проблеми“ е свързан с клиенти и служители, които отварят, обслужват или променят случаи.
- Връзки, използващи полета от тип „Търсене“В уеб приложенията не използвате прозореца за релации в настолния Access; тук целостта се управлява с помощта на полета за търсене. Например, полето „Проблеми с клиента“ е свързано с таблицата „Клиенти“ и показва име, което може да се чете от човек, въпреки че съхранява идентификатора.
- Налични изгледиСписък (със страничен панел за разглеждане и филтриране), Таблица с данни (таблица, подобна на електронна таблица, за лесно въвеждане, сортиране или филтриране) и Групи (обобщения на полета с опционални суми или средни стойности).
- Лента с действияВ горната част на всеки изглед ще намерите бутони за добавяне, редактиране, запазване, изтриване и отмяна на промени; тази лента може да бъде персонализирана, за да отговаря на работния процес на вашия екип.
- Контрола за автоматично довършванеКогато въвеждате данни в полета като „Клиент“, системата предлага записи, които съответстват на въведения от вас текст, което ускорява избора и подобрява точността на въвеждане на данни.
Ключови компоненти на добрата търсачка в Access
Ефективната търсачка последователно комбинира множество обекти: таблици като основа, заявки за филтриране, формуляри за взаимодействие, полета за търсене за избор на стойности и макроси за автоматизиране на действия.
- изготвят: съдържа информацията, която ще бъде консултирана и показана с целостност.
- Консултации: Връща само записи, които отговарят на определени критерии.
- формисъбиране на параметри за търсене и представяне на резултати.
- Полета за търсене (разгъващи се полета): избягвайте типографски грешки и гарантирайте последователност в препратките.
- Макросиавтоматизирайте стъпки като попълване на свързани данни или обновяване на изгледи.
Стъпка по стъпка: Как да създадете персонализирани търсачки в Access
1. Таблици и релации
Създайте по една таблица за всеки обект и дефинирайте уникален идентификаторСлед това установете връзки, за да свържете например поръчки с клиенти или продукти с категории, използвайки външни ключове.
Практически съветИзползвайте полетата за търсене, за да показвате описания, четими за човек (напр. име на категория), като съхранявате вътрешно идентификатора; това подобрява използваемостта, без да се жертва целостта.
2. Конфигурирайте полетата за търсене
Поле за търсене трансформира числова препратка в удобен избор от друга таблицаИдеално е за филтриране по категория, клиент, статус или други каталози.
- Отваряне на таблицата в изглед за проектиране и намерете полето за конвертиране, като например CategoryID.
- В раздела „Търсене“, използвайте съветника, за да вземете стойности от друга таблица или заявка.
- Изберете видими колони (например, приятелското име) и запазете.
От този момент нататък формулярите ще показват разбираеми текстове. вместо сурови числа, както при въвеждане, така и при филтриране.
3. Заявки с параметри
Параметризирана заявка изисква данни от потребителя и връща съвпадения., точно или приблизително (с заместващи символи).
- В Създаване > Заявка за проектиране, добавете съответните таблици.
- Изберете полетата които искате да покажете в мрежата.
- В критериите, определя параметъра; за частично съвпадение по име можете да използвате Like '*'++'*'.
- Запази и стартирайAccess ще поиска стойността и ще върне само съответстващите записи.
Можете да комбинирате няколко параметъра и израза за разширено търсене (напр. по период от време и щат едновременно).
4. Формуляри за търсене
Формулярът е лицето на търсачката, където потребителят въвежда критерии и вижда резултатите ясно; поставя ключови филтри най-отгоре и списъкът с резултати е ясно видим.
- Текстово поле за ключови думи или кодове.
- Комбинирани маси за категория, клиент, статус или други каталози.
- копчета за търсене, изчистване на филтрите и преглед на всички.
- Подформуляр свързано с резултатите от заявката, за да се избегне напускането на формуляра.
За повече контрол, обвързване на събития за филтриране на промените и опреснете подформуляра с макрос или просто познаване на VBA.
5. Автоматизиране с макроси: практически пример за телефонен номер за контакт
ЦелПри избор на клиент, автоматично попълвайте телефонния му номер в записа за проблем (инцидент) за бързина и последователност.
- Добавете полето „Номер за контакт“ в таблицата „Проблеми“ като кратък текст и запазете промените.
- Макрос с данни за възстановяване на телефонаВ Създаване > Разширени > Макрос за данни дефинирайте параметъра CustID (число с плаваща десетична дроб), използвайте LookupRecord върху таблицата Custers с условието .=, след това SetReturnVar с името ContactPhone и израза .; запазете макроса като GetContactPhone.
- Поставете контролата във формуляра От списъка с проблеми: Плъзнете „Номер за контакт“ от списъка с полета, изберете текстовото поле и в „Данни“ променете името на контролата на „Контакт с клиента“; запазете.
- Макрос на интерфейса след актуализацияВ контролата CustomerAutocomplete създайте събитие „След актуализация“; добавете RunDataMacro, насочен към GetContactPhone, и предайте CustID с ; дефинирайте локална променлива (напр. Phone) с върнатата стойност и използвайте SetProperty върху контролата CustomerContact, свойството Value, с = ; запазете.
РезултатПри избор на клиент, телефонният номер се попълва автоматично, което ускорява регистрацията на всеки инцидент и избягва необходимостта от въвеждане на дублирани данни.
Достъп до формуляри, които подобряват търсенето
Достъпът включва различни видове формуляри, които отговарят на различни сценарии на търсене, което улеснява представянето на данни и фината настройка на филтрите.
- Формуляр от таблица или заявка. Изберете таблицата или заявката в панела и използвайте Създаване > Формуляр; тя се отваря в изглед за оформление за бързи корекции на размера и оформлението.
- Празен формуляр и списък с полетаАко предпочитате да го създадете от нулата, изберете „Празен формуляр“; плъзнете полета от списъка с полета и добавете визуални елементи като лого, заглавие, дата или час.
- Разделена форма. Той едновременно показва синхронизиран изглед на формуляр и лист с данни, идеален за бързо намиране на запис в мрежата и редактиране на неговите данни без загуба на контекст.
- Многоелементна форма. Непрекъснатият формат представя множество записи едновременно с по-голяма гъвкавост от електронната таблица, полезен за преглед и филтриране на списъци с видими ключови полета.
- Формуляр с подформулярИдеален за взаимоотношения „един към много“, като например клиент и поръчки; свързва по ключови полета и представя свързани данни без превключване на екрани.
- Навигационна формаМного полезен като главен екран или при публикуване в мрежата; добавя контроли за навигация и ви позволява да добавяте формуляри и подформуляри към контейнера.
Дизайнери на обекти: Полезни настройки за таблици, заявки, формуляри и отчети
От Файл > Опции > Дизайнери на обекти можете задаване на поведение по подразбиране които влияят върху начина, по който проектирате и използвате таблици, заявки, формуляри и отчети.
оформление на масата
- Тип поле по подразбиране: Задава типа по подразбиране (напр. Текст) за нови полета.
- Размер на текстовото поле по подразбиране: задава максималния брой знаци (до 255 на дизайн).
- Размер на числовото поле по подразбиране: определя целочисления тип за полета от тип „Число“.
- Автоматично индексиране при импортиране или създаване: Указва префикси/суфикси на имената на полетата, които Access да индексира автоматично (разделете низовете с точка и запетая).
- Показване на опции за актуализиране на свойства: Активира бутона, който предлага актуализиране на свързани свойства в заявки, формуляри и отчети, когато промените свойствата на полетата.
Дизайн на заявка
- Показване на имена на таблици: Добавя реда „Таблица“ към мрежата, за да идентифицира източника на всяко поле.
- Изпратете всички полета: Ако е активирано, Access използва SELECT * в заявки; деактивирайте го, ако искате да се показват само избраните полета.
- Активиране на автоматично сливанеСъздава автоматични вътрешни съединения между таблици в дизайнера; деактивирайте това, ако предпочитате да дефинирате връзки ръчно.
- Източник на дизайнера: Изберете шрифта и размера по подразбиране за удобно четене.
- Съвместимост с ANSI-92 (SQL Server):
- Тази база данни: Принуждава ANSI-92 синтаксисът да се използва във всички заявки в текущия файл.
- По подразбиране за нови бази: Задава ANSI-92 като стандарт по подразбиране за бази, които създавате отсега нататък.
Избор във формуляри и отчети
- Частично разграничено- Правоъгълникът за избор може да покрива част от контрола или група.
- Напълно разграничено: изисква контролата или групата да бъдат напълно покрити, за да бъдат избрани.
- Шаблон за формуляр: показва моделна форма, чиито свойства ще бъдат наследени от новите.
- Шаблон за отчет: същото като по-горе, но за отчети.
- Винаги използвайте процедури за събитияОтваря VBA редактора директно при генериране на събития, заобикаляйки полето „Избор на генератор“.
Проверка за грешки във формуляри и отчети
Access може автоматично да открива различни проблеми с дизайна и конфигурациятаНай-добре е да оставите тези опции активни и да настроите каквото ви е необходимо.
- Активиране на проверката за грешки: Поставя индикатори (триъгълници) върху контроли с грешки; можете да регулирате цвета на индикатора.
- Етикетът и контролата не са свързаниПроверява дали избраните обекти са правилно свързани; показва бутона „Проследяване на грешка“, когато бъдат открити проблеми.
- Търсене на нови, несвързани таговеГарантира, че всеки новосъздаден етикет е свързан със съответния контрол (отнася се за формуляри).
- Грешки при бързи командиИдентифицира дублирани или невалидни преки пътища и предлага алтернативи (във формуляри).
- Невалидни свойства на контролата: Открива неправилни изрази или имена на полета.
- Често срещани грешки в отчетите: показва невалидни критерии за сортиране или ширини, по-големи от хартията.
- Цвят на индикатора: позволява ви да регулирате цвета на визуалното предупреждение.
Видове търсачки, които можете да настроите
Достъпът е много гъвкав и поддържа различни стратегии за търсене. в зависимост от сценария и сложността, от която се нуждаете.
- Búsqueda простаФилтриране по едно поле (име, код или дата).
- Разширено търсене: комбинира множество критерии (напр. име + град + щат).
- Зависими списъциИзбирането на филтър (категория) стеснява стойностите на следващия (продукт).
- AutoComplete: предлага записи, докато пишете, за да ускори избора.
Отдалечен достъп и уеб приложения
Ако работите извън офиса, имате два основни начина с различни предимства в зависимост от бюджета и нуждите.
Отдален работен плот
С Microsoft Remote Desktop се свързвате с компютър, на който е инсталиран Access и работите сякаш сте там, без да преработвате заявлението си.
Достъп до уеб приложения
Можете да създадете уеб приложение и да го публикувате в SharePoint или Microsoft 365; вие проектирате формуляри и изгледи, които се изпълняват в браузъра, с облачни данни, макроси за автоматизация и сътрудничество между множество потребители.
Предимства и ограничения на Access в този контекст
Предимство: лекота на използване, шаблони, автоматизация на макроси, интеграция с Office и поддръжка на множество потребители в малки и средни среди. За да научите повече за предимствата, които предлага за създаване на търсачки, можете да разгледате нашия статия за платформи без код.
- Започваш бързо и можете да итерирате без обширни технически познания.
- Няколко потребители локално или със споделени решения, като например SharePoint.
- Предварително проектирани шаблони които ускоряват стартирането.
- Импортиране на данни поддържане на идентификатори от външни източници.
- Мощни заявки и филтри да намирате информация в движение.
ограниченияОграничен капацитет за съхранение, по-ниска сигурност от корпоративните двигатели и риск от повреда, ако наложите твърде много данни или висока паралелност. Ако искате да разширите познанията си за разширените опции, разгледайте нашия анализ за това как да подобрите ChatGPT за специфични задачи.
- Изисква основни познания за моделиране за да извлечете наистина максимума от него.
- Това не е най-безопасният вариант за силно чувствителни или критични данни.
- Най-добре се представя при малки или средни проекти; за макро томове, помислете за специални SQL двигатели.
С разумна комбинация от планиране, параметризирани заявки, формуляри с контроли за търсене и малки макроси, ще получите бърза и надеждна търсачка на Access, готова за разширяване в уеб приложения, ако имате нужда от нея, и допълнена с организиран интерфейс благодарение на навигационния панел и добре внедрените насоки за сигурност.