Ако използвате компютъра си за работа или учене, вероятно прекарвате голяма част от деня в проверка на имейлите си. Outlook и други клиенти за Windows Те са се превърнали в командния център на нашето ежедневие: имейли, срещи, задачи, контакти, бележки... всичко минава през тях.
Проблемът е, че много хора използват само основните функции (изпращане и получаване на имейли) и забравят за много други. основни функции на имейла Те спестяват време, организират входящата ви поща и ви помагат да избегнете загубата на нещо важно. Нека да разгледаме, спокойно, но директно, как да извлечете максимума от Outlook и други подобни клиенти в Windows, за да организирате по-добре работата си, без да се подлуждавате.
Първоначална настройка и ключови елементи на интерфейса
Първото нещо е да настроите правилно акаунта. Outlook обикновено открива сървъра автоматично. при въвеждане на вашето име, имейл и парола; ако не успеете, ще трябва Записвайте входящите и изходящите данни от сървъра. Въведете ръчно необходимата информация от вашия доставчик (IMAP/POP и SMTP). След като направите това, можете да изпращате и получавате имейли, да използвате календара и да имате достъп до другите модули.
В долната част на прозореца ще видите лентата за бърза навигация, която използвате за превключване между Поща, Календар, Хора (Контакти) и ЗадачиМожете да персонализирате кои икони да се показват и в какъв ред, като отидете в опциите за навигация, увеличите или намалите броя на видимите елементи и активирате „компактна навигация“, за да видите малки икони.
Също така е ключово Настроики Горе: Тук се намират бутони като „Нова поща“, „Отговор“, „Препращане“, „Прикачване на файл“, „Правила“, „Подписи“, „Шифроване“ и др. В други имейл клиенти за Windows ще намерите нещо подобно: лента с преки пътища към основните функции и контекстни менюта, които се променят в зависимост от това дали сте в „Поща“, „Календар“ или „Задачи“.
Основни функции на имейла, които всеки трябва да усвои
Преди да се запознаем с разширените функции, нека изясним основните. Създаването на ново съобщение е толкова просто, колкото щракване върху „Нов имейл“ (или използвайте клавишната комбинация Ctrl+Shift+M). Отваря се прозорец, където можете да посочите получатели, тема, тяло на съобщението и да прикачите файлове или елементи от Outlook (други имейли, контакти, срещи или задачи).
Отговарянето или препращането е също толкова лесно: ще намерите бутоните в панела за четене или в отвореното съобщение. Отговор, Отговор на всички и ПрепращанеМожете да добавяте или премахвате получатели от полетата „До“, „Копие“ и „Скрито копие“; ако искате да включите някого, без останалите да знаят, използвайте „Скрито копие“, но бъдете внимателни, защото злоупотребата с тази опция може да доведе до недоразумения.
Прикачването на файлове е друга основна функция за имейл. От раздела за съобщения можете да използвате „Прикачи файл“ и изберете документи от вашия екип, OneDrive или други услуги като Dropbox, Google Drive или Box (ако вашият клиент поддържа интеграцията). Можете също да прикачите други елементи от Outlook, например да препратите задача или контакт като прикачен файл към някого от вашия екип.
Когато получавате прикачени файлове, можете да ги отворите директно от панела за четене или да запазите копие, като използвате опцията "Запази като"В съобщения с множество прикачени файлове е обичайно да можете да ги запазите всички наведнъж или един по един, което е чудесно, когато ви се изпраща отчет с много документи.
Подписи, поверителност и разписки за четене
Едно от първите неща, които си струва да конфигурирате, е подписът. Outlook и други клиенти ви позволяват да създавате множество подписи и да зададете различен подпис на нови имейли, отговори или препратени съобщения. По този начин можете да имате дълъг подпис с цялата си информация за първия контакт и по-кратък за ежедневна комуникация.
Тези подписи могат да включват текст, лого, изображение на вашия ръкописен подпис или дори вашата електронна визитка. От опциите за имейл можете изберете кой подпис да се прилага по подразбиране към всеки акаунт или ако предпочитате да го вмъквате ръчно във всяко съобщение.
По отношение на поверителността, Outlook включва център, от който контролирайте какви данни изпращате на Microsoft За свързани функции като диктовка, анализ на съдържание или автоматично вграждане на онлайн ресурси. Можете да премахнете отметката от определени квадратчета, ако предпочитате да жертвате някои екстри в замяна на това да не изпращате толкова много данни към сървъра.
Потвържденията за прочитане и доставка са друг важен аспект. По подразбиране много клиенти питат дали искате да изпратите потвърждението, когато подателят го поиска, но можете конфигурирайте така, че никога да не се изпращат или да ги изпращате автоматично без да питате. Това предотвратява щателното проследяване от други хора кога сте прочели всяко съобщение.
Организация на тавата: папки, категории и изгледи
Ако входящата ви поща изглежда като склад, време е да се организирате. Ключът е да създадете персонализирани папки В допълнение към типичните папки „Входящи“, „Изпратени“, „Чернови“ и „Изтрити“, има и папки, организирани по проект, клиент или тип съдържание (Фактури, Документация, Поддръжка и др.).
Преместването на имейли в тези папки може да се извърши влачене и пусканечрез бутона „Преместване“ или с автоматизирани правила (ще обсъдим това по-късно). Някои опитни потребители използват една голяма папка за справки (като „1-Reference“) и разчитат на функцията за търсене и категориите, за да намерят нещо по-късно, като по този начин намаляват трудностите при определянето в коя подпапка да се постави всяко съобщение.
на цветови категории Те ви позволяват да етикетирате имейли, срещи и задачи с визуален код: по човек, по тип дейност (@Телефон, @Имейл, @Среща, @Дом, @Офис, @Чакащ…), по проект или по приоритет. Можете да прилагате множество категории към един и същ елемент, нещо, което папките не позволяват.
Освен това, много клиенти включват търсене в папки Или интелигентни изгледи: те не съхраняват имейли като такива, а по-скоро показват резултати от запазени търсения (например „Всичко, маркирано с @Project X и незавършено през последните 2 седмици“). Това е много мощен начин за събиране на свързана информация, без физически да се местят съобщенията.
Що се отнася до външния вид, можете да активирате изглед на разговори За да групирате всички съобщения в една и съща нишка, което е полезно, когато има много съобщения от типа „Re: Re: Re:“. А от опциите за условно форматиране можете например да настроите всички имейли, изпратени само до вас, да се показват в синьо, за да можете бързо да ги забележите сред шума.
Правила, бързи стъпки и автоматизация на тавите
Когато обемът на имейлите нараства, обработката им един по един става непрактична. Ето къде... правила и автоматизацияПравилото е условие (или няколко), което, когато е изпълнено, задейства автоматични действия: преместване, маркиране, категоризиране, препращане, изтриване, задаване на приоритет и др.
Класическа употреба е разделянето на бюлетини, системни известия, мрежови известия или списъци за разпространение в конкретни папки за да не претрупват основната пощенска кутия. Друг типичен съвет: преместете всички отговори на покани за срещи без съдържание (приети/отхвърлени) в папка „Изтрити елементи“ и проверете състоянието на участниците от самата среща.
Можете също да създадете правила като „ако съобщението идва от този клиент и има думата „спешно“ в темата, Маркирай като висок приоритет и категоризирай @Спешно„или „ако пристигне имейл, адресиран до пощенския списък на проекта, но с моя адрес и в полето „До“ или „Як да“, да го препратя във входящата кутия, вместо в папката на групата.“
Лос бързи стъпки Функциите на Outlook отиват още една стъпка: те ви позволяват да обедините няколко действия в един бутон. Например, стъпка „Справка“, която маркира съобщението като прочетено и го изпраща в папката 1-Справка; друга стъпка „Готово“, която маркира съобщението като завършено и също го архивира; или комбинирани полета като „Маркирай за днес + Категория @Mail + Премести в 1-Справка“. Те са идеални за повтарящи се задачи.
В други клиенти на Windows, въпреки че може да нямат същото име, обикновено има бързи действия или шаблони за автоматизация които изпълняват подобна функция. Струва си да отделите време, за да ги конфигурирате: всяко кликване, което не направите, ще има значение до края на седмицата.
Управление на множество календари, срещи и събития
Освен имейла, календарът е вторият основен стълб. Outlook ви позволява да създавате индивидуални срещи (събития, които засягат само вас) и срещи (събития с други участници и дори ресурси като стаи или оборудване). Създаването на среща се извършва от календара с „Нова среща“ или с клавишната комбинация Ctrl+Shift+A.
Срещата работи по подобен начин, но с добавени гости и, ако желаете, заявки за потвърждениеОт листа за проследяване на срещи можете да видите кой е приел, кой е отказал и кой не е отговорил. Когато имате голям обем срещи, изгледът на календара и асистентът за планиране са безценни за намиране на слотове, в които всички са на разположение.
Outlook ви позволява да управлявате множество календари Едновременно: вашият работен календар, вашият личен календар, календар на екип или дори външни календари като Google Calendar или Apple Calendar, свързани чрез ICS връзки. Можете да ги преглеждате насложени или един до друг, за да избегнете припокриване.
Освен това много клиенти интегрират допълнителна информация, като например Прогноза за времето в заглавката на календара, което е много полезно, ако пътувате или организирате лични срещи. И винаги можете да зададете напомняния, които да ви предупреждават предварително за важни срещи.
Много продуктивен трик е да се блокира време в календара. дълбоко работно време сякаш са срещи със самия вас: 2-часов слот за подготовка на доклад, друг за преглед на важни задачи… По този начин избягвате тези празнини да се запълват с тривиални срещи.
Интегрирани задачи, списък със задачи и бележки
Outlook и други разширени клиенти включват раздел за Задачи или списък със задачи Интегрира се с имейл и календар. Можете да създавате нови задачи от нулата (Ctrl+Shift+K) или да превърнете имейл в задача, като го маркирате с последващи действия за днес, утре, тази седмица и т.н.
Лентата със списъка със задачи обикновено показва унифициран списък с маркирани имейли, ръчно създадени задачи и други елементи, за които сте задали крайни срокове. Можете да го сортирате по начална дата, краен срок или категория, което от двете ви е най-удобно, когато работите на блокове.
В екосистемата на Microsoft тези задачи са синхронизирани с Microsoft ToDoТака че ще ги имате и на мобилното си устройство. Други клиенти на Windows правят нещо подобно със собствените си приложения за задачи или интеграции с трети страни.
Освен това, много клиенти интегрират система от бързи бележки Или ви позволяват да използвате външни приложения като OneNote, за да си водите бележки, свързани с имейли или срещи. Например, можете да свържете бележник за срещи, да вмъкнете подробности за срещата в OneNote и след това да изпратите резюме до всички участници.
Автоматизирани отговори, планиране и забавяния на доставките
Когато ще отсъствате за няколко дни, в идеалния случай вие задайте автоматични отговори (типичното „В отпуск съм до еди-коя си дата“). От опциите за имейл можете да активирате автоматично изпращане за определен интервал от време и да пишете различни съобщения за хора във вашата организация и за външни контакти.
Ако искате да изведете нещата на следващото ниво, някои правила ви позволяват да изпращате Автоматизирани отговори само на конкретни имейли (например ключови клиенти) и игнорирайте останалите, за да не се превърне във фабрика за откази с бюлетини и автоматизирани системи.
Друга много полезна функция е планиране на доставкатаВ настолната версия на Outlook можете да използвате „Отлагане на доставката“, за да предотвратите изпращането на съобщение преди определена дата и час. Уеб версията предлага „Изпращане по-късно“, което е още по-интуитивно: вие избирате деня и часа и съобщението се поставя на опашка дотогава.
С това е свързана и опцията за Отменете пратката за няколко секундиВ няколко клиента можете да зададете забавяне от, например, 10 секунди между натискането на „Изпрати“ и действителното изпращане, през което време се появява бутон „Отмени“, за да възстановите съобщението, ако сте допуснали сериозна грешка.
И ако някога ви се наложи да запазите имейл като документ, можете да го разпечатате. PDF чрез виртуален принтер на системата (Microsoft Print to PDF или Save as PDF), което ви оставя с файл, готов за архивиране или споделяне, без да разчитате на имейл клиента.
Антиспам филтри, блокирани податели и почистване
Друго ежедневно предизвикателство е спамът. Outlook и други клиенти включват филтър за спам Конфигурируемо къде можете да управлявате черни списъци (блокирани податели и домейни) и бели списъци (безопасни податели, които никога не трябва да попадат в папката за спам).
С десния бутон на мишката върху съобщение можете да го изпратите до аз спам Или можете да получите достъп до разширените опции, където са конфигурирани тези списъци. Добра идея е да ги преглеждате от време на време, защото понякога легитимни имейли, които случайно сте маркирали, попадат там.
В секцията за почистване имате опции като „Почистете папката„Изпразване на папка“, за да изтриете всичко в определена папка наведнъж, или функцията „Почистване на разговори“, която премахва излишните съобщения в нишката, оставяйки само последното съобщение с цялото цитирано съдържание. Ако трябва да възстановите нещо изтрито, консултирайте се с ръководства за възстановяване на изтрити имейли.
Уеб версията на Outlook, както и други услуги, също предлагат табло за управление. управление на съхранението Показва колко място заемат входящите ви кутии и ви позволява да изтривате стари имейли, много големи съобщения или да изпразвате кошчето и нежеланата поща само с няколко кликвания.
Разширени функции: търсене, RSS и криптиране
Когато използвате един и същ имейл от години, намирането на конкретно съобщение може да се превърне в кошмар, ако не използвате добре функциите. опции за търсенеВ Outlook полето за търсене ви позволява да филтрирате по подател, получател, тема, дата, папки, наличие на прикачени файлове и много други, като използвате раздела „Разширено търсене“.
Можете също да промените обхвата на търсене на „Текуща пощенска кутия“ или „Всички елементи на Outlook“ Това ви позволява да включвате не само имейли, но и срещи, задачи и контакти. А ако често извършвате подобни търсения, можете да ги запазите в папка за търсене за лесен достъп.
Друга интересна функция, за която много хора не знаят, е, че Outlook може да действа като RSS четецС други думи, абонирате се за емисиите на любимите си уебсайтове и новите статии пристигат в определена папка във входящата ви поща, точно както имейлите. За големи обеми можете да добавите правила, които маркират, преместват или изтриват публикации въз основа на ключови думи.
По отношение на сигурността, Outlook включва опции за цифрово подписване и криптиране на съобщенияТова гарантира, че получателят може да потвърди, че съобщенията наистина са от вас и че само някой с правилния ключ може да ги прочете. Това е от решаващо значение в корпоративни среди, които обработват чувствителна информация.
От Центъра за доверие можете да конфигурирате сертификати, да активирате криптиране по подразбиране за определени акаунти или да използвате бързи бутони „Шифроване“ в прозореца за писане, за да защитите особено чувствително съдържание, включително прикачени файлове.
Персонализация, достъпност и завладяващо четене
Използвате имейл клиент по много часове на ден, така че е добра идея да го персонализирате по ваш вкус. В Outlook можете Персонализиране на лентата и лентата с инструменти за бърз достъпчрез добавяне или премахване на команди и реорганизиране на менютата, така че функциите, които използвате най-често, да са винаги на видно място.
Можете също да избирате теми, да активирате или деактивирате тъмен режимМожете да регулирате плътността на изгледа (повече или по-малко разстояние между съобщенията) и да решите дали искате панел за четене, както и неговата позиция (вдясно или отдолу). В уеб версията голяма част от това се конфигурира от иконата на зъбно колело.
По отношение на достъпността, Outlook включва опцията „Четене на глас“ или „Потапящ четец“, който разказва съдържанието на имейлите и подчертава текста, докато той се чете, много полезно както за хора с проблеми със зрението, така и за тези, които предпочитат да слушат имейли, докато правят нещо друго.
Противоположната функция, диктовка на имейлиПредлага се и следното: натискате бутона „Диктувай“ и започвате да говорите; системата транскрибира казаното от вас, стига да не забравяте да произнесете препинателните знаци („запетая“, „точка“ и т.н.). Това може значително да ускори писането на дълги съобщения или когато бързате.
И накрая, Outlook и други клиенти ви позволяват да настроите фино ИзвестияИзвестия на работния плот, звуци, икони, известия на браузъра… В идеалния случай, оставете само наистина важните (например имейли от конкретни контакти или папката „Приоритети“), за да избегнете постоянно прекъсване.
С цялата тази гама от функции – от първоначална настройка, правила и бързи стъпки до криптиране, разширено управление на календара и интеграция със задачи и бележки – Outlook и други имейл клиенти за Windows могат да се превърнат от обикновена пощенска кутия в истински контролен център за вашия ден. Колкото по-добре познавате тези инструменти и колкото повече ги адаптирате към начина си на работа, толкова по-добре ще можете да ги адаптирате към него.Ще забележите, че хаосът във входящата ви поща намалява и производителността ви се увеличава, без да се налага да превключвате между приложения на всеки две минути.
