Загуба на файл Excel върху които работите с часове, дни или дори седмици, може да бъде стресиращо и да изложи на риск производителността и нервите на всеки. Независимо дали се дължи на прекъсване на захранването, неочаквано изключване на програма, забравяне за запазване на промените или просто небрежност, тези ситуации са по-често срещани, отколкото си мислите. За щастие, възстановяване на файлове от Excel е възможен. Ние ви го обясняваме тук.
Не е само това. Ще ви обясним и ние как можете да предотвратите тези ситуации чрез правилно конфигуриране на автоматичното запазване, използване както на локални, така и на облачни опции за архивиране и използване на специализиран софтуер за по-екстремни случаи.
Методи за възстановяване на незапазени Excel файлове
На всички ни се е случвало: завършвате страница, затваряте я бързо или нещо се случва на компютъра ви и файлът просто не се появява. Excel включва няколко формули, за да се опита да възстанови незапазени или случайно изтрити Excel файлове.. По-долу са изброени най-ефективните методи, които можете да приложите:
Автоматично възстановяване на Excel
Когато отворите Excel след неочаквано изключване, панелът за възстановяване на документи обикновено се появява отстрани, показващ списък с файлове, които не са запазени правилно. Просто кликнете върху файла, който искате да възстановите, и го запазете като нов. Ако не се появи автоматично:
- Отворете Excel и изберете някой от наличните листове.
- Намерете и щракнете „Покажи възстановените файлове“ ако се появи тази опция.
- Запазете възстановения файл с друго име, за да избегнете презаписване.
Тази функция е от съществено значение, ако последните ви промени са били загубени поради внезапно изключване и Excel не е имал време да ги запише.
Ръчно търсене на незапазени книги
Ако автоматичното възстановяване не се появи само, Можете да търсите незапазени книги от менюто „Файл“.:
- Отворете празен документ в Excel.
- Отидете в менюто „Файл“ > „Информация“ > „Управление на книга“.
- Изберете опция Възстановяване на незапазени книги.
- Ще се отвори папка с незапазените ви временни файлове: изберете този, който търсите, отворете го и веднага го запазете на предпочитаното от вас място.
Къде се съхраняват тези книги? Те обикновено са по един от следните маршрути:
C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
Променете към вашия потребител на Windows. Ако работите много с Excel, ще искате да имате този адрес под ръка.
Възстановяване на файлове от кеш или временни файлове
Друга възможност е намиране на временни Excel файлове в системата. Тези файлове обикновено имат разширения .tmp или ще започват със символа ~ (основен).
- Отидете във File Explorer и отидете до папката C:\Потребители\ВашетоИме\ДанниЗаПриложения\Локални\Температура.
- Търсене на файлове с разширение .tmp или имена, подобни на ~xxxx.tmp.
- Преименувайте ги, опитайте да промените разширението на . Xlsx и опитайте да ги отворите с Excel.
Този метод изисква търпение, защото може да има много временни файлове и те не винаги са ясно идентифицирани. Въпреки това, това е добра последна мярка.
Възстановяване на предишни версии на презаписани файлове или документи
Понякога проблемът не е, че не сте запазили, а че презаписали сте файл по погрешка или трябва да възстановите предишна версия. В тези случаи както Windows, така и някои облачни услуги предлагат възможност за превъртане назад на историята на файловете ви.
История на версиите на файловете в Windows
Windows може да запазва различни версии на един и същ файл, ако сте включили историята на файловете. За достъп до предишни версии на Excel:
- Щракнете с десния бутон върху въпросния файл и изберете "Имоти".
- Отворете раздела „Предишни версии“.
- Ще се появи списък с резервни копия или точки за възстановяване. Изберете версията, която ви интересува, и кликнете върху "Възстанови" o "Копие" ако предпочитате да запазите и текущия.
Не забравяйте, че Трябва да сте активирали историята на файловете преди това в контролния панел на Windows:
- Отидете на Система и сигурност > История на файловете.
- Изберете външно устройство за съхранение на резервни копия и активирайте функцията.
- Можете да изберете конкретни папки, които да включите в резервното копие.
Колкото по-дълго използвате „История на файловете“, толкова повече стари версии ще имате на разположение за възстановяване.
Мениджър на версии в OneDrive и SharePoint
Ако работите с файлове, съхранявани в OneDrive или SharePoint, имате на разположение интегрирана история на версиите. Това е идеално, ако си сътрудничите с други хора или имате достъп до файловете си от множество устройства.
- Отидете в OneDrive/SharePoint и намерете Excel файла, който искате да възстановите.
- Щракнете с десния бутон и изберете История на версиите.
- Прегледайте различните запазени версии и изберете тази, от която се нуждаете.
- Можете да го отворите само за четене или да го запазите като нов документ.
Тази система ви дава голямо спокойствие, защото Старите версии се съхраняват автоматично които можете да спасите в случай на грешка, презаписване или случайно изтриване.
Поправка и възстановяване на повредени Excel файлове
Друг често срещан сценарий е работата с файл, който внезапно не може да се отвори или показва грешки в корупцията. Excel предлага специфични инструменти за опит за възстановяване или поправяне на тези файлове:
Функция „Отваряне и ремонт“
Когато Excel открие, че даден файл е повреден, той може да се опита да го поправи автоматично. Ако не стане, можете да принудите ръчен ремонт:
- Отворете Excel и отидете на Файл> Отваряне.
- Изберете файла, който причинява проблема.
- До бутона „Отвори“ щракнете върху стрелката и изберете „Отваряне и ремонт“.
- Изберете „Възстановяване“, за да се опитате да възстановите колкото е възможно повече данни. Ако това не помогне, изберете „Извличане на данни“, за да запазите поне стойностите и формулите.
Тази опция често работи за файлове, повредени от прекъсвания на захранването или проблеми по време на запазването.
Други методи за възстановяване на данни от повредена работна книга
Ако горният метод не работи, има и други алтернативи:
- Възстановяване на последната запазена версияОтворете Excel, отидете на Файл > Отвори и изберете файла отново. Excel може да предложи да отворите предишната версия без промените, които са причинили повредата.
- Промяна на опциите за изчисление от автоматични на ръчни може да помогне за отваряне на повредени работни книги, които не успяват поради сложни изчисления.
- Използвайте външни препраткиСъздайте нова работна книга и използвайте формули, за да импортирате данни от повредения файл. Например, в клетка, използвана ='Лист1'!A1.
- Използване на макроси за извличане на данниМожете да използвате макроси, за да опитате да извлечете информация от свързани диаграми, ако са останали някакви данни, които могат да бъдат спасени.
Тези методи изискват малко повече умения за работа с Excel, но може да ви предпази от загуба на цялата ви информация ако файлът е сериозно компрометиран.
Инструменти и настройки за предотвратяване на загуба на Excel файлове
Превенцията винаги е най-добрата стратегия. Excel ви позволява да конфигурирате опции, за да намалите риска от загуба на данни. и улесняване на възстановяването:
Настройване на автоматично запазване и автоматично възстановяване
- Отворете Excel, отидете на Файл> Опции> Запазване.
- Уверете се, че опцията „Запазване на информацията за автоматично възстановяване на всеки x минути“ е маркирано. Можете да регулирате честотата (например, на всеки 5 минути, ако работата е важна).
- Посочете папката, където искате да запазите файловете за автоматично възстановяване и потвърдете промените.
- Проверете това Опцията „Деактивиране на автоматичното възстановяване само за тази работна книга“ не е отметната.
Колкото по-често запазвате, толкова по-малко работа можете да загубите, ако се случи нещо неочаквано.
Активиране на автоматично създаване на резервни копия
- Dentro de Файл> Запазване като, изберете „Разглеждане“, за да изберете местоположението.
- В изскачащия прозорец щракнете върху Инструменти > Общи опции.
- март „Винаги създавайте резервно копие“ и щракнете върху OK.
Благодарение на тази опция, Excel ще генерира резервно копие с разширението .xlk всеки път, когато запазвате, което ви дава втори шанс, ако оригиналът се повреди или бъде изтрит по погрешка.
Свържете вашия OneDrive акаунт
Ако имате акаунт в Microsoft, свържете го с OneDrive за активиране на запазването в облака. По този начин вашите файлове ще бъдат незабавно архивирани и ще можете да получите достъп до тях от всяко устройство или лесно да възстановите предишни версии.
- Отворете Excel и достъпете Акаунт > Свързани услуги.
- Проверете дали OneDrive е свързан или го настройте, като следвате стъпките на екрана.
Специализиран софтуер за възстановяване на изтрити Excel файлове
В най-крайните случаи, когато файлът е напълно изтрит от компютъра, Има програми за възстановяване на данни, които могат да проследяват и възстановяват загубени файлове.. Инструменти като EaseUS Възстановяване на данни Wizard o Wondershare Recoverit Recovery Data Recovery позволява ви да търсите изтрити файлове на вашия диск и да ги възстановявате само с няколко кликвания.
Процесът е общо взето следният:
- Инсталирайте софтуера на вашия компютър.
- Изберете устройството или папката, където се е намирал изгубеният файл.
- Стартирайте задълбочено сканиране, за да намерите Excel файлове (можете да филтрирате по разширения) .xls, .xlsx).
- Прегледайте файла и го възстановете, като изберете съответната опция.
не забравяйте: Важно е да не запазвате нови файлове на същото място, където е и изгубеният файл. за да избегнете презаписването му, преди да се опитате да го възстановите.
Има много начини и инструменти, които можете да опитате възстановете вашите Excel файловел, независимо дали сте ги загубили поради неуспешно запазване, случайно изтриване, повреда или системни сривове. Ключът е да разберете пътищата и опциите, които Excel предлага, както и да имате стратегия за превенция: използвайте автоматично запазване, свържете вашия OneDrive акаунт и активирайте резервни копия, за да сведете до минимум всеки риск.