Ако работите с споделени документи, дуото, сформирано от Проследяване на промени и коментари в Word Това е вашият най-добър съюзник. С тези функции можете да записвате всяка промяна, да обсъждате предложенията отстрани и да решавате какво да добавите или премахнете, без да променяте оригинала.
В допълнение към улесняването на сътрудничеството, тези инструменти предоставят прозрачност и проследимост към всеки редакционен процес. По-долу ще намерите пълно ръководство със стъпки, опции и съвети за овладяване на използването му, от активиране на проследяване до печат без маркиране, включително как да се показва маркирането по тип или рецензент и как да се управляват коментарите от началото до края.
Какво е контрол на промените и защо го използваме?
„Проследяване на промените“ на Word е функция, която записва вмъквания, изтривания, промени във форматирането и коментари в документа. Всяка редакция е маркирана, така че авторите или рецензентите да могат да я оценят и да решат дали да я приемат или отхвърлят.
Използването му е ключово при работа с няколко души преглеждат или одобряват един и същ текстТова ви позволява да видите с един поглед какво е променил всеки човек, да идентифицирате историята на модификациите и да запазите оригинала непокътнат до окончателното валидиране.
- прозрачност: Всяко движение се отразява, което улеснява задълбочен и добре обоснован преглед.
- Ефективно сътрудничество: идеално, когато участват множество рецензенти с различни отговорности.
- Полезна история: Следенето на промените ви помага да се върнете назад, ако дадена редакция не е убедителна.
Включване или изключване на проследяването на промените
Включването на проследяването е лесно: в раздела „Преглед“ намерете превключвателя. Контрол на промените в групата за проследяване. От момента, в който го включите, всяка промяна се регистрира с нейния автор и визуален индикатор.
В някои интерфейси ще видите комбиниран бутон, наречен „Промяна на опциите за контрол и преглед“Натискането му ви дава достъп както до превключвателя за проследяване, така и до настройките за показване на маркировка, което улеснява промяната на настройките.
Word ви позволява да решите дали проследяването влияе „За всички потребители“ или „Само за мен“Това разграничение е полезно, когато искате да преглеждате документа самостоятелно, без да налагате надзор на други сътрудници по документа.
Ако бутонът е сив и не ви позволява да го активирате, файлът вероятно е защитен. В такъв случай отидете на Преглед > ограничаване на редактирането и деактивирайте защитата, ако имате паролата; само тогава ще можете да активирате проследяването на промените нормално.
Показване или скриване на маркировки и регулиране на изгледа
Начинът, по който се представят промените, е конфигурируем и е добра идея да овладеете тези изгледи, за да не се изгубите в претъпканата табела. От ревюто, отворено Опции за контрол на промените и редакциите да реши какво да се показва и как.
Под „Показване на маркировки“ можете да активирате и деактивирате определени видове маркировки. Например, можете да скриете промени във формата за да се фокусирате върху текста или да заглушите вмъкванията/изтриванията, ако искате да виждате само коментари.
Сред наличните видове са: въвеждане с цифрова писалка (идеално, ако използвате стилус), „Вмъквания и изтривания“, „Форматиране“ и опциите за балончета: „Показване на редакции в балончета“ или „Показване само на форматиране в балончета“, като останалите промени са вградени.
Можете също да превключвате между общия преглед с „Покажи за преглед„: „Без преглед“ скрива всички корекции, „Оригинален“ показва документа преди промените, а „Обикновен преглед“ или „Всички корекции“ ви показват промените с по-големи или по-малки подробности, според нуждите.
Филтриране на оценките по рецензент и управление на авторите
Когато няколко колеги работят по един и същ документ, Word се показва по подразбиране промените на всички хораМожете обаче да филтрирате, за да видите само работата на конкретен автор, за да можете да оцените приноса му без разсейване.
За да направите това, отидете на Преглед > Опции за проследяване на промените > Показване на марки > Рецензенти и изберете имената, които ви интересуват. Ако предпочитате, използвайте „Всички рецензенти“, за да се върнете към пълния изглед и да не пропуснете никакви редакции.
Ако е необходимо да коригирате начина, по който се идентифицира всеки автор, във Файл > Опции > Общи можете да промените Потребителско име и инициалиТази настройка контролира как промените и коментарите се показват подписани в панела за преглед.
Искате да анонимизирате документ? Отидете на Файл > За > Проверка за проблеми > Проверете документа и изберете „Премахване на цялата лична информация“. Това ще премахне редакциите и коментарите от видимата ви самоличност.
Представяне на промените и панели за преглед
В стандартната конфигурация Word посочва вложки с цвят и подчертаванеи показва изтритите елементи като зачеркнат текст. В дясното поле ще видите линии или балончета, указващи промените и коментарите, за да можете бързо да се ориентирате.
Ако задържите курсора на мишката върху модифициран фрагмент, се появява съобщение. контекстуално описание с подробности на промяната. Това включва вида на редакцията (вмъкване, изтриване, форматиране) и автора, което улеснява разбирането на целта, без да се отварят допълнителни панели.
За глобален изглед отворете Прегледна комисияВ него са изброени всички модификации и коментари в една колона; това е идеално за откриване дали все още има промени, които трябва да бъдат решени. В горната част ще видите общия брой чакащи редакции.
Друг полезен изглед е да се покаже отзиви за балони така че текстът да се разполага гладко в тялото на документа, а анотациите да остават в полето или в режим „само форматиране с балончета“ и да се запазват вмъкванията/изтриванията вградени.
Вмъкване, отговаряне, редактиране и изтриване на коментари
Коментарите се използват за да предоставите коментари или да поискате разяснения без да докосвате текста. Изберете пасажа или поставете курсора където е необходимо и щракнете върху „Нов коментар“ в раздела „Преглед“; в полето ще се появи балонче.
Отговорът е също толкова лесен: в коментар използвайте бутона отговор и напишете отговора си. Ще бъде генерирана нишка, така че всички приноси да бъдат групирани заедно и е лесно да се следи разговорът.
Ако сте допуснали грешка или искате да уточните нещо, редактирайте съдържанието на коментара директно в съответното поле. Като щракнете върху друга област от документа, промените ще бъдат запазени и темата ще запази новата формулировка.
За да изтриете конкретен коментар, изберете го и натиснете Премахване В режим на преглед. В някои интерфейси можете да отворите менюто с три точки на коментара и да изберете „Изтриване на темата“, за да изтриете целия свързан разговор.
Освен това, можете да навигирате през коментарите с командите Следващ/Предишен от групата „Коментари“ в „Преглед“, което ускорява прегледа, когато има много анотации, разпръснати в целия документ.
Приемане и отхвърляне на промените точно
В основата на процеса на преглед е решението дали да се интегрира редакция. Изберете промяна и от Преглед > Промени изберете приемам o отхвърлянеКурсорът автоматично ще премине към следващата промяна, за да не изостава.
За да работите с по-голям контрол, използвайте контекстните опции: Приемане на изтриване, приемане на вмъкване или приемане на промяна, които само потвърждават избраната промяна, без да преминават към следващата, идеално, ако искате да спрете спокойно.
Когато бързаш, „Приемете и преминете към следващото„“ или „Отхвърляне и преминаване към следващото“ ви позволяват да обработвате промените бързо. И ако вече сте филтрирали по рецензент, не забравяйте, че има команди за „Приемане на всички показани“ или еквивалентни. отхвърля видимото.
Ако сте взели глобално решение, използвайте „Приемете всичко„“, за да консолидирате всичко, или „Отхвърли всички“, за да го отхвърлите. Има и „Приеми всички и спре проследяването“ или неговият вариант „Отхвърли“, за да затворите процеса по подреден начин.
Навигацията между промените се поддържа от икони Предишен/Следващ, които се задействат от всяка отворена модификация. Това минимизира риска от изплъзване на редакции през мрежата.
Показване на маркировки по вид: молив, текст, формат и балончета
В претоварени документи е добра идея да прилагате филтри. Под „Показване на маркиране“ можете да превключвате между показването на Въвеждане с молив (маркировки, направени със стилус), „Вмъквания и изтривания“ или просто „Форматиране“.
За да подобрите четимостта, опитайте „Показване на отзиви в балончета„“, което премества анотациите и определени маркировки в десния поле, или с „Показване само на форматирането в балончета“, като останалите промени остават интегрирани в текстовия ред.
Този подробен контрол ви позволява да адаптирате изгледа към вида на прегледа, който извършвате. Ако усъвършенствате стила, скрива вмъквания/изтривания; ако одобрявате съдържание, показвайте само текст; ако коментирате оформлението, центрирайте изгледа върху форматирането.
Не забравяйте, че тези настройки влияят на показването, а не на действителното съдържание на документа. Дори ако скриете даден тип маркиране, промените все още са налице чакащи да бъдат приети или отхвърлени, според случая.
Филтриране по рецензент и управление на „Други автори“
В допълнение към общото филтриране, Word предлага специфичен селектор на автор в списъка с РецензентиТам можете да маркирате едно или повече имена, за да ограничите маркирането до тези, които искате да преглеждате при всяко преминаване.
Ако документът включва участници, чието име не е посочено, ще видите опцията „Други автори„. Отметнете го, за да включите промените им в изгледа, или го махнете, ако предпочитате да се фокусирате върху подмножество от сътрудници.
Тази функция е идеална за организиране на кръгове от прегледи от блокове за отговорностПърво редакторите, след това експертите по темата, а после и заинтересованите страни. Всяка група вижда това, от което се нуждае, и документът се движи напред тихо и спокойно.
Когато приключите с рецензент, върнете се към „Всички рецензенти“ да се получи пълен общ преглед и да се завърши итерацията с глобални решения (масово приемане или отхвърляне на това, което е подходящо).
Печат без коментари или маркировки за редакция
Ако изпращате документа на хартия или като немаркиран PDF файл, уверете се, че не се отпечатва. Във Файл > Печат махнете отметката от „Печат на документ с редакции“ в „Настройки“, за да получите чист PDF файл.
Друга алтернатива е да промените изгледа на „Без преглед„преди печат. По този начин файлът ще бъде генериран без никакви промени, запазвайки съдържанието такова, каквото би изглеждало след приемане на всички видими редакции.
Предпочитате ли да видите предишната версия? Преминете към „Оригинал" и извежда копие точно както е било преди началото на промените. Това е полезно за сравняване на версии по време на срещи за валидиране.
Забележка: Ако не коригирате нищо, Word включва индикациите за промяна в граници на документа при печат, което не винаги е желателно извън кръга на рецензиране.
Сравняване на документи и контролни версии
Когато сте работили паралелно върху два файла, използвайте инструмента Сравнение от раздела „Преглед“, за да видите разликите между версиите. Word ще ви покаже документ с резултати, в който са маркирани всички несъответствия.
Това сравнение ви позволява да комбинирате приноси от различни области на работа, без да губите нюанси. След сравнението можете приемете или отхвърлете промените, сякаш са стандартни редакции, консолидиращи изпипан окончателен текст.
Ако проектът е сложен, разчитайте на Панела за преглед, за да измерите обема на отворените промени и да планирате следващата редакция. кръг от решенияЗнанието колко редакции са останали ви предпазва от преждевременно затваряне на документа.
Освен това можете да комбинирате филтри по рецензент със сравнението, за да прегледате първо основните неща и да оставите малки корекции за по-бързо и по-прецизно последващо преминаване.
Съвети за ефективно използване в екипи
Определете ясни роли: кой предлага промени, кой одобрявам или отхвърлям и на какъв етап. Избягването на припокриващи се функции намалява шума и ускорява вземането на решения.
Избягвайте да претрупвате документа си с промени във форматирането, ако не сте на този етап. Понякога е добра идея. деактивиране на форматирането на маркирането визуално, за да се фокусирате върху съдържанието и да го активирате отново, когато е време за усъвършенстване на стила.
Преди да затвори версията, тя преминава през окончателна ревизияПриемете или отхвърлете всички висящи проблеми, изтрийте разрешените коментари и проверете настройките си за печат, особено ако планирате да споделите файла с трети страни.
Ако работите с много ръце, насърчавайте използването на отговори в нишки вместо нови, несвързани коментари. Поддържайте групиран контекст прави историята на всяко решение ясна.
Показване и управление на коментари от интерфейса
В лентата „Преглед“ имате достъп до групата „Коментари“ и, в зависимост от версията, също и до прозорец „Коментари“. Коментари в горния десен ъгълОттам можете да навигирате, да отговаряте, да разрешавате или изтривате, без да се налага да търсите в полетата.
Ако ще работите в режим на четене, активирайте панела за коментари, за да го виждате. ключовите разговори без да претрупвате документа с балони. Това е удобен изглед за срещи за преглед.
В сътрудничество публикувайте коментара и насърчете съотборниците си да отговорят в тема, вместо да отварят нова. Поддържайте една тема на тема избягва дублирането и улеснява приключването на разговорите.
След като даден коментар бъде разрешен, изтрийте го, за да не се показва отново в търсенията. По този начин документът остава чист и актуалени затворените проблеми не се бъркат с реално висящи проблеми.
Овладяването на промените и коментарите в Word трансформира начина, по който редактирате: от активиране на проследяване и коригиране на видимото до филтриране по рецензент, управление на нишки и вземане на решения за всяка промяна. С тези насоки ще можете да работете с ред, прозрачност и гъвкавост, независимо дали преглеждате сами или координирате цял екип.
