Ако работите с данни ежедневно, рано или късно ще се сблъскате с... CSV файл И ще искате да го прехвърлите в хубава, подредена електронна таблица. Конвертиране на CSV файл в Excel стъпка по стъпка Не е сложно, но си има своите трикове, за да гарантира, че колоните, ударенията и числата са правилни и няма странни изненади.
В тази статия ще видите Всички практични начини за отваряне, импортиране и трансформиране на CSV файлове в Excel (и свързани инструменти от Microsoft и Google), какво да правите, когато разделителят не е класическата запетая, как да боравите със заглавките и как да запазите резултата във формат XLSX, без да губите нищо по пътя.
Какво точно е CSV файл и защо причинява толкова много проблеми?
CSV (стойности, разделени със запетая) файлът е по същество обикновен текстов файл, където данните във всеки ред са разделени със символРазделителят обикновено е запетая, въпреки че могат да се използват и точка и запетая, наклонена черта или други разделители. Няма формати, цветове или сложни формули: само текст и числа.
Това има едно очевидно предимство: CSV файловете са леки, универсални и се разбират от почти всички приложения.От бази данни до системи за автоматизация, те предлагат редица предимства. Но има и недостатък: когато ги отворите такива, каквито са, виждате низ от текст, който е труден за четене. Полетата се показват едно след друго, разделени със запетаи или точка и запетая, вместо в спретнато организирани колони.
В много случаи, когато отваряте CSV файл в Excel, се показва следното: всички данни в една колона Или символите с ударения или специални символи се объркват. Ето защо е толкова важно да използвате правилните опции за импортиране и конвертиране, като изберете правилния разделител и кодиране на файла (като Unicode UTF-8).
Освен това трябва да имате предвид това Първият запис на CSV файл обикновено съдържа имената на колоните. (Заглавки). Нещо, което Excel, Power Automate или Power Query могат да разпознаят, за да работят по-лесно с данните.
Как да конвертирате CSV файл в Excel, като го отворите директно
Един от най-бързите начини за конвертиране от CSV в Excel е Отворете CSV файла директно от Excel. и след това трансформирайте този текст в колони, така че да има типичния формат на електронна таблица (клетки в редове и колони).
Този метод е много полезен, когато вече имате CSV файл, запазен на вашия компютър и искате да го конвертирате в работна книга на Excel във формат XLSX, без да се усложнявате твърде много с разширените помощници за импортиране.
Вариант 1: Отворете CSV файла от File Explorer и използвайте „Текст в колони“
Първият метод се състои от Импортирайте CSV файла директно от File Explorer, използвайки ExcelНомерът е да промените типа на файла на „Всички файлове“, така че CSV файлът да се появи в отварящия се прозорец.
След като намерите CSV файла, отворете го с Excel. Обикновено, когато направите това, ще намерите блок от текст, който е труден за четене където всички стойности се показват последователно в една колона и са разделени със запетаи (или какъвто и да е разделител, използван от файла). С други думи, няма добре организирани колони.
В много случаи ще видите, че Първият ред съответства на заглавията (например, сериен номер, име на фирма и т.н.) и следващите редове съдържат данните за всеки запис. Но всичко изглежда натъпкано в колона А. Това прави работата с тази информация много неудобна.
За да приведете масата в добро състояние, следващата стъпка е изберете цялата първа колона на листа (където се поставя CSV съдържанието) и използвайте инструмента на Excel „Текст в колони“. Ще го намерите в раздела „Данни“.
В съветника „Текст в колони“ трябва да изберете опцията „Разграничено“, преминете към следващата стъпка и маркирайте правилния разделител (например, Кома). Когато съветникът приключи, Excel автоматично ще раздели всяко поле в съответната му колона и ще имате перфектно структурирана таблица.
След този процес, Вече ще имате данните, сортирани по колони и редове.Готово за филтриране, сортиране, прилагане на формули или форматиране като таблица. Оттук нататък остава само да запишете файла във формат на работна книга на Excel (.xlsx), за да запазите всички промени.
Вариант 2: Импортиране на CSV файла от празен лист
Вторият вариант е донякъде по-организиран от самото начало, защото Започвате с празна електронна таблица и оттам извиквате CSV файла, използвайки инструментите за импортиране на данни на Excel.
На нов лист отидете на раздела "Данни"В блока „Получаване и трансформиране на данни“ ще намерите опцията „От текст/CSV“.
Щракването върху тази опция ще отвори прозорец, в който да Изберете CSV файла от вашия компютър.След като файлът бъде избран, Excel ще покаже панел с предварителен преглед на данните и няколко опции за регулиране на начина, по който се интерпретират.
В този панел можете изберете разделителя, който файлът използва (запетая, точка и запетая, табулация и т.н.), както и вида на откриване и кодиране на данни. Това е много практично, защото докато избирате разделителя, можете да видите в долната част как ще изглеждат колоните.
След като всичко е настроено, можете да кликнете върху „Носене“ за да вмъкнете таблицата директно в електронната таблица. По този начин CSV файлът ще бъде преобразуван в диапазон от данни или таблица в Excel, перфектно подравнена и с ясно дефинирани колони.
В допълнение към качването на данните такива, каквито са, имате наличната опция „Трансформиране на данни“Това отваря редактора на Power Query. Оттам можете да правите по-разширени корекции, преди таблицата да бъде изпратена в електронната таблица.
Импортиране на CSV с Power Query: Трансформиране на данни преди импортирането им в Excel
Power Query е инструмент, включен в Excel, който ви позволява да импортиране, почистване и трансформиране на данни от много източнициТова включва CSV файлове, бази данни, уеб страници и дори облачни услуги. Ако работите с големи обеми информация, това може да ви спести много време.
Когато импортирате CSV файл, избирате опцията за „Трансформиране на данни“ вместо „Зареждане“Отваря се редакторът на Power Query. Там виждате данните от файла в таблица и можете да приложите стъпки за трансформация, които се записват автоматично.
Сред най-често срещаните действия са Премахнете редове или колони, които не са ви необходими.Например, дублиращи се заглавки, помощни колони, които не допринасят с нищо, или празни редове, които само пречат на анализа.
Можете също така Филтрирайте информацията, за да запазите само съответните данни.Това може да се направи чрез конкретни стойности, диапазони от дати, текст, който съдържа или не съдържа определен термин и т.н. Това е особено полезно, когато оригиналният CSV файл е огромен и се интересувате само от част от него.
Друга удобна функция на Power Query е възможността да изберете кои колони искате да видите и кои искате да скриетеСамо с няколко кликвания можете да направите таблицата много по-чиста, като се фокусирате върху това, от което наистина се нуждаете за вашите отчети или анализи.
Панелът „Приложени стъпки“, обикновено разположен от дясната страна на редактора, записва всички трансформации, които правите с даннитеАко в даден момент допуснете грешка или промените решението си, можете да изтриете една или повече стъпки и таблицата ще бъде автоматично преизчислена.
Предимства на импортирането от CSV вместо копирането и поставянето
Функциите за импортиране на Excel и Power Query позволяват качете целия CSV файл наведнъж без да се налага да копирате и поставяте всяка част от данните поотделно. Това значително намалява вероятността от човешка грешка.
Освен това, чрез правилно конвертиране на CSV в Excel, можете възползвайте се от всички инструменти за анализ на електронните таблициОбобщени таблици, диаграми, разширени филтри, формули, условно форматиране и др. По този начин един обикновен текстов файл се превръща в мощен ресурс за вземане на решения.
Можете да импортирате не само от CSV файлове. Excel предлага и опции за свързване на файлове и работа с външни данни.като например уеб страници, други електронни таблици в Excel, бази данни, облачни услуги като Azure и много други източници. Всичко това е интегрирано в един и същ работен процес „Получаване и трансформиране на данни“.
Тази екосистема прави възможно изграждането Автоматизирани отчети, които се актуализират с едно кликване, започвайки от множество източници на данни. Включително класическите CSV файлове, изпратени ви от доставчици, клиенти или външни приложения.
Ако искате да изведете играта си на следващото ниво, това винаги е добра идея. Обучение по Excel (от основно до напреднало) и в инструменти като Power Query или макроси, особено ако работата ви е тясно свързана с анализ на данни или автоматизация на ежедневни задачи.
Конвертиране на CSV файлове в Excel с помощта на Power Automate Desktop
Когато често се налага да конвертирате CSV в Excel, ръчното му правене отново и отново може да бъде истинска мъка. Ето къде идва [решението]. Power Automate Desktop, инструментът за автоматизация на процеси на Microsoftкоето ви позволява да създавате работни потоци за автоматично отваряне, обработка и запазване на файлове.
Една от силните страни на Power Automate Desktop е възможността да работа директно с CSV файлове, разделени със запетаи или табулации, като използвате действието „Стартиране на Excel“ в работните потоци на настолния компютър.
Изпълнете действието „Стартиране на Excel“ в работен процес
За да започнете, трябва да отворите Power Automate Desktop и Стартиране на нов работен процес на десктоп или редактиране на съществуващОт панела с действия, обикновено разположен отляво, можете да плъзнете и конфигурирате стъпките, които ще съставляват автоматизацията.
В категориите акции ще видите раздел, посветен на ExcelТам ще намерите действието „Стартиране на Excel“, което можете да добавите към потока, като щракнете двукратно върху него или го плъзнете върху платното на дизайнера.
Чрез конфигуриране на „Стартиране на Excel“ можете Изберете дали искате да отворите видим или фонов екземпляр на Excelкакто и други опции, свързани с начина, по който приложението се управлява по време на изпълнението на потока. След като параметрите са дефинирани, запазвате конфигурацията, за да продължите с проектирането.
Следващата стъпка обикновено е да се извърши друго действие, за да отворете празен документ на Excelкъдето ще извлечете съдържанието на CSV файла, вече трансформиран в таблица, като използвате специфични действия за записване на данни в клетките.
Запазете резултата като XLSX файл, като използвате „Затвори Excel“
След като CSV данните бъдат поставени в електронната таблица с помощта на работния процес на Power Automate, е време да Запазете тази работна книга на Excel като .xlsx файлЗа да направите това, се използва действието „Затвори Excel“.
В настройките „Затваряне на Excel“ можете да укажете, че документът е запазен и, което е много важно, изберете опцията „Запазване на документа като“Това определя както името и пътя на крайния файл, така и изходния формат.
В полето за формат трябва да изберете „Работна книга на Excel (.xlsx)“По този начин гарантирате, че полученият файл е модерен Excel файл, с всички възможности за форматиране, формули и други функции на този тип работна книга.
По този начин, с добре проектиран поток, Можете да автоматизирате преобразуването на един или повече CSV файлове в Excel. без ръчна намеса. Което е идеално за повтарящи се процеси или големи обеми информация, които пристигат ежедневно или седмично.
Как да се обработват CSV файлове, разделени с точка и запетая, в Power Automate
Не всички CSV файлове използват запетая като разделител. В много страни и регионални настройки, Символът, който разделя полетата, е точка и запетая (;).Това може да причини проблеми, ако даден инструмент приеме, че разделителят винаги ще бъде запетая.
В Power Automate Desktop действието „Стартиране на Excel“ обработва добре CSV файловете. разделени със запетая или табулацияВъпреки това, може да е необходим различен подход, когато файлът използва точка и запетая като разделител на полетата.
За да се разреши тази ситуация, се препоръчва използвайте действието „Четене от CSV файл“Това действие ви позволява изрично да дефинирате кой разделителен знак се използва, което е идеално в случай на точка и запетая.
Когато конфигурирате „Четене от CSV файл“, в разширените опции ще можете да изберете персонализиран разделителТам просто въвеждате символа „;“, за да кажете на потока, че полетата във всеки ред са разделени с точка и запетая.
Освен това, ако Първият ред на CSV файла съдържа имената на колоните (тоест заглавките), има специфична опция, наречена нещо като „Първият ред съдържа имена на колони“, която трябва да активирате. По този начин получената таблица с данни вече ще има правилно свързани заглавки.
След прочитане на CSV файла с тази конфигурация, потокът може да продължи с действия в Excel, за да Копирайте таблицата в електронна таблица и я запазете като .xlsx, както е обяснено в случая с файлове, разделени със запетаи.
Импортирайте CSV файлове в Excel от менюто Файл > Импортиране
Някои версии и конфигурации на Excel (и подобни среди като Google Sheets) предлагат работен процес, базиран на „Файл > Импортиране“, който насочва потребителя стъпка по стъпка при избора на типа на файла и функциите за импортиране.
Ако Excel не интерпретира правилно CSV файл, когато го отворите, можете да създадете нова работна книга, като отидете на Файл> Импортиране и изберете формата „CSV файл“ като източник на данни. Това е сравнително лесен начин да се уверите, че съветникът се активира.
В съветника за импортиране, след като изберете CSV, ще бъдете помолени да изберете конкретния файл от файловия мениджърКогато направите това, ще се появят различни екрани, за да изберете как да се чете всяко поле и как да се интерпретират символите.
Една от ключовите настройки е да изберете типа на файла като „Разделени“ и посочете източника на файла като „Unicode (UTF-8)“. Тази точка е от решаващо значение, ако искате Excel правилно да разпознава символи с ударения, тилди и други специални символи на езика, като вместо това избягва необичайни символи.
В следващия етап се прави избор главен разделителНапример, точка и запетая. След като бъде избрана, визуализацията ще покаже колоните, които вече са разделени. Можете също така да конфигурирате отделни формати на колони, като например третиране на определени полета (например баркодове) като текст, така че Excel да не ги променя или да премахва водещите нули.
Накрая ще можете да посочите дали данните трябва вмъкване в съществуващ лист или нов листКато щракнете върху OK, Excel ще завърши импортирането и CSV файлът ще бъде конвертиран в таблица, готова за работа и запазване като работна книга на Excel.
Както можете да видите, има много начини за Конвертирайте CSV файл в Excel стъпка по стъпка, без да губите информация. Както ръчно, така и автоматично. Чрез разбирането на опциите за разделители, правилното кодиране и инструменти като Power Query или Power Automate е много по-лесно да се избегнат проблеми със смесени колони, неправилно показани ударения или неорганизирани данни. И можете да оставите таблиците си готови за работа без никакви главоболия.
