Не можем да говорим за Електронни таблици да не споменавам Microsoft Excel, инструментът par excellence, с който се свиква организират, анализират и представят данни по оптимизиран начин. И това приложение несъмнено е едно от най-използваните от компаниите и от всеки потребител, който работи с голямо количество данни, за да оптимизира времето си. Въпреки че по-късно се появиха много други приложения, които симулираха същата система, това е основен и най-използван инструмент. Една от причините е големият брой възможности и функции, които предлага на потребителя. Сред тях, сканираща функция Обикновено остава незабелязано и не е широко известно, но това е функция, от която можете да се възползвате и да използвате, за да извлечете максимума от вашите електронни таблици.
Тази функция ви позволява да търсите конкретна информация от глобален набор от данни, което прави търсенето много по-лесно. анализ на големи количества данни. Възможно е никога да не сте го използвали или, ако сте го използвали, да имате съмнения относно работата му. Затова в тази статия ще разгледаме подробно как работи функцията за сканиране, нейните приложения и някои полезни съвети за да извлечете максимума от своите електронни таблици в Excel.
Какво представлява функцията за сканиране?
Функцията за сканиране е a Функция за разширено търсене в листове на Excel което позволява на потребителя директно локализиране и извличане на специфични данни в глобален набор от данни и клетки. Освен това можете да търсите и идентифицирате повече от една стойност в диапазон от данни, което значително ще ускори този тип процес. Може да не е толкова ефективно, ако имаме малко данни, но ако боравим с хиляди различни стойности, намирането на желаните само с едно щракване ще направи всичко различно.
За да използваме тази функция, ще трябва да напишем в желаната клетка: =СКАНИРАНЕ(Стойност_на_търсене, Диапазон_данни, [Скриване_дубликати]). След това стойността или текстът, които посочваме в клетката, автоматично ще бъдат сканирани. По-долу ще разбием тази формула.
- «Търсена_стойност«: Това е стойността или текстът, който искате да намерите в цялата електронна таблица.
- «диапазон_данни«: Това е диапазонът от данни, в рамките на който ще се извърши търсенето на стойност.
- «Скриване на_дубликати«: Това означава, че дублиращите се резултати се игнорират. Е по избор.
Сканирането в Excel е относително просто. Excel сканира избран диапазон от данни y търсете стойност предоставени. Веднъж намерена, тя връща тази стойност в съответната клетка или в препратка към клетка. Ако е избрано скриване на дубликати, тези резултати няма да се показват в скенера.
За какво се използва функцията за сканиране?
Тази невероятна функция на Excel има a голямо разнообразие от приложения и може да се използва в множество контексти. Някои от най-често срещаните са:
- анализът на данните: Позволява бързо намиране на много специфична информация в големи набори от данни, улеснявайки тези процеси на търсене.
- Управление на инвентара: Тази функция се използва в компании за поддържа контрол върху активи и продукти. Конкретният обект се въвежда, за да се прецени колко са и дали е необходимо да се придобие още или да се продаде.
- Контрол на продажбите: Използва се и за eнамиране на регистрирани клиенти и за проследяване на продажбите, както и продуктите, които са закупени.
Съвети за използване на функцията за сканиране
След това ще коментираме някои съвети или съвети които можете да следвате точно сега, така че сканирането на данни да е много по-ефективен и по-бърз във вашите електронни таблици в Excel.
- употреби абсолютни препратки в диапазон от данни така че не е нужно постоянно да копирате и поставяте формулата.
- Можете да изберете Игнориране на опцията за регистър за да направите пълно сканиране. Освен това вие също имате funciones допълнителен как да търсите определени специални знаци.
- Проверете резултатите на сканирането, за да потвърдите, че получавате резултатите, които сте очаквали. Това е особено важно в началото.
Как да използвате функцията за сканиране в Excel: Пример
След като имаме електронна таблица с всички записани данни, можем да използваме тази формула, за да получим броя на конкретни данни. Например, ако имаме a списък с продукти със съответните им цени, можем да го използваме за знай цената на всеки продукт. За да направим това, ще използваме формулата, обхващаща всички клетки. В този случай нашата електронната таблица преминава от A1 до B8. Формулата би била следната: =СКАНИРАНЕ(«Продукт», «A1:B10). Това ще търси въпросния продукт и ще върне съответната му стойност.
Често срещани грешки при сканиране в Excel
Възможно е да не получавате желаните резултати с помощта на този инструмент или те дори да са грешни. Затова ще коментираме най-честите повреди и грешки за да ги вземете предвид и да ги избегнете.
- Включете неправилни препратки: Ако референтният диапазон от данни, който сме добавили, е неправилен, функцията за сканиране няма да намери правилно данните. Затова се уверете правилно посочете обхвата на данните в който искате да търсите.
- Непоследователно форматиране: Същото ще се случи, ако избраният диапазон от данни има непоследователен формат. Винаги включени данни във формулата трябва да бъдат ясно и конкретно.
- Въведете несъществуваща стойност: Ако стойността, която търсим не съществува в диапазона от данни които сме избрали, сканирането ще даде грешка и няма да можем да намерим това, което искаме.
Допълнителни функции, за да извлечете максимума от сканирането
Когато напълно овладеете този инструмент, можете да започнете включват комбинации много полезни и други свързани функции за да подобрите допълнително неговата полезност и да станете истински майстор на Excel.
- КОМБИНИРАЙТЕ: Можете да комбинирате функцията за сканиране с функцията COMBINE, за да намиране на повече от една стойност в един и същи диапазон от данни и по този начин улесняват работата и представянето.
- ИНДЕКС и МАЧ: Можете да комбинирате функциите INDEX и MATCH със сканиране, за да извлечете много повече информация от данните и по-късно да я използвате, за да ги свържете с други.
- SI: Функцията YES ще ви позволи да изпълните условни задачи в зависимост от това дали конкретната стойност е намерена при сканирането или не.
- Автоматизация с макроси: Макросите на Excel дават възможност за автоматизирайте сложни задачи И мощност използвайте функцията за сканиране на множество електронни таблици едновременно. По този начин можете да търсите големи набори от данни.