Днес Управлявайте плащания, помощи и разходи от мобилния си телефон с инструменти на Microsoft и Windows Много по-лесно е, отколкото изглежда. С приложения за финанси, бизнес приложения, решения за контрол на използването на мобилни данни и инструменти за управление на устройства, имате цяла екосистема на една ръка разстояние, за да работите и организирате парите си отвсякъде.
В следващите редове ще видите Как да използвате приложения като Dynamics 365, Power Apps, Intune, Mobile Link и цифрови SIM карти (eSIM) да контролирате разходите, да управлявате заявленията за помощ, да се движите безопасно в среда с BYOD (донесете си собствено устройство) и да свързвате мобилния си телефон с вашия компютър с Windows почти сякаш е един екран.
Мобилно приложение за разходи Dynamics 365: възстановяване на разходи, пътуване и помощ директно от вашия джоб
В рамките на екосистемата на Microsoft, един от ключовите компоненти за компаниите, които се нуждаят за обработка на разходи, възстановявания на средства и финансова помощ, свързани с пътувания и проекти Това е мобилното приложение за управление на разходите Dynamics 365, проектирано върху Приложения на Microsoft Power като приложение за платно.
Това решение се интегрира с Dynamics 365 Project Operations (интегриран с ERP и производствени сценарии) и е публикуван в мобилното приложение Power Apps, което позволява на всеки оторизиран служител да създава, изпраща и одобрява отчети за разходи директно от своя смартфон, без да е необходимо да отваря уеб клиента за финанси.
Приложението е проектирано да направи процеса възможно най-опростен: Интерфейсът е много визуален, ориентиран към задачите и с опростени работни процеси.Така че, резервирането на такси, хотел или бизнес обяд след среща става нещо, което може да се направи за секунди от мобилния ви телефон.
Ключов момент е, че приложението се възползва от Технология за оптично разпознаване на символи (OCR). за автоматично четене на информация от касови бележки и фактури. Снимате касовата бележка, приложението открива важните данни (сума, дата, валута, данъци и др.) и генерира разходния елемент, готов за свързване с отчет за разходи или конкретна субсидия.
Ако предпочитате, можете също Запазете снимките на касовите бележки, за да ги прикачите по-късноКогато имате време да съставите пълния отчет. Това е чудесно, ако пътувате, имате лошо интернет покритие или просто искате да „запазите всичко“ и да го прегледате по-късно, когато ви е удобно.
Какво можете да правите с приложението за разходи на Dynamics 365?
Мобилното приложение за управление на разходите е проектирано да обхване целия жизнен цикъл на разходите, от момента, в който платите за нещо, до момента, в който то бъде одобрено и възстановено. Сред основните функции за крайния потребител включват:
От една страна, можете създаване на индивидуални разходи и изграждане на подробни отчети за разходитегрупиране на редове по пътуване, проект, помощ или период. Всеки разход може да включва категория, проект, метод на плащане, данъци и всички допълнителни полета, конфигурирани от вашата организация.
Заснемането на касови бележки е гъвкаво: Имате възможност да създавате нови касови бележки, да ги прикачвате, да ги премахвате или да ги изтривате. ако са били качени по погрешка. Този подробен контрол върху прикачените документи е много полезен за одити или когато трябва да обосновете вътрешна помощ и безвъзмездни средства.
Отчетите за разходите могат Запазване като чернова, изпращане за одобрение, извличане, ако е необходимо, и редактиране отново При условие че фирмената политика го позволява. По този начин, ако откриете грешка преди одобрение, можете да я коригирате, без да се налага да започвате отначало.
Освен това, както служителите, които генерират разходи, така и тези, които отговарят за одобряването на отчетите, могат Достъп до приложението от мобилното приложение Power Apps, с връзка в реално време с данни от Dynamics 365 Finance благодарение на инфраструктурата Dataverse и виртуалните обекти.
Друг силен момент е способността да персонализирайте преживяването според нуждите на компаниятаПриложението за платно може да бъде адаптирано, за да включва видими полета, навигационни потоци или бизнес правила, за да се съобрази с политиките за разходи, безвъзмездни средства и проекти, които вече са дефинирани в Dynamics 365 Finance.
Техническа конфигурация във Finance и Dataverse за използване на приложението за разходи
За да работите безпроблемно с това мобилно приложение за разходи, е важно Конфигурацията за управление на разходите в Dynamics 365 Finance е напълно внедренаТова включва политики за разходи, работни потоци за одобрение, категории, параметри на пътуване и видимост на полетата на отчета.
Що се отнася до версиите, за да се възползвате от най-новите подобрения, Finance трябва да е във версия 1. 10.0.42 (10.0.2095.147 или по-нова версия) или 10.0.43 (10.0.2177.72 или по-нова версия), винаги с най-новата актуализация на качеството, приложена в производствената среда.
Централният елемент на интеграцията е dataverseВашата среда на Dynamics 365 Finance трябва да е свързана с правилно конфигурирана среда на Dataverse. Ако все още не е свързана, ще трябва да активирате интеграцията с Power Platform, като следвате ръководството „Активиране на интеграция с Power Platform“ и изрично активирате приложенията на Dynamics 365, когато създавате средата на Dataverse.
След като подредите Finance и Dataverse, трябва да се погрижите за потребители в Dynamics 365 FinanceВсяко лице, което ще използва мобилното приложение, се нуждае от потребител, свързан със служителски запис, с активна заетост в юридическото лице по подразбиране и присвоената роля „Служител“, в допълнение към това, компанията по подразбиране да е конфигурирана в потребителските си предпочитания.
Успоредно с това, решението за мобилно приложение за разходи трябва да бъде инсталирано в Dataverse. За да направите това, отворете Център за администриране на Power PlatformИзбира се желаната среда, отваря се разделът Ресурси > Приложения на Dynamics 365 и се инсталира приложението „Управление на разходите на Dynamics 365“.
Следва една много техническа, но критична стъпка: актуализиране на виртуални обекти използва се от мобилното приложение. Тези обекти служат за предоставяне на финансова информация на Dataverse без дублиране на данни и трябва да бъдат синхронизирани, така че приложението за платно да е актуализирало метаданните си и да функционира безпроблемно.
Ключови виртуални обекти и компоненти на кода за мобилното изживяване
Мобилното приложение за управление на разходите разчита на широк набор от виртуални обекти с префикс mserp_Те варират от валутни каталози до специфични параметри за пътуване, адреси и данъци. Поддържането им актуални гарантира, че когато потребителят създаде разход на мобилното си устройство, той вижда същите списъци, категории и параметри, както в уеб интерфейса на „Финанси“.
Сред обектите, които трябва да бъдат прегледани и актуализирани, са например mserp_currencyentity за валутиОбекти за видимост за полета за разходи, преводи на държави и региони, таблици с параметри на пътуване, настройки за пробег и множество специфични обекти, предназначени за мобилната версия на разходи и отчети.
Има обекти, предназначени да управляват основни данни (mserp_trvexpmobilemasterdataentity)Други са посветени на туристически дейности и местоположения, както и на съответната група за контрол на документи и касови бележки: от тези, които управляват документи, прикачени към разходни редове и отчети, до тези, които събират информация за данъци, проекти или методи на плащане.
Също така, за да може приложението да показва локализирани етикети и разширени контроли, е необходимо Активиране на компонентите на кода на рамката на компонентите на Power Apps в средата. Тази стъпка трябва да се изпълни преди инсталирането на мобилното приложение за разходи, тъй като някои контроли на интерфейса зависят от тези компоненти, за да показват информацията правилно на различни езици.
След като решението е инсталирано и обектите са актуализирани, е време да предоставяне на достъп в DataverseКато приложение за платно, то се споделя с потребители, следвайки стандартната процедура на Power Apps, като обикновено се предоставя достъп на екип по сигурността или на конкретни потребители.
Лицензи и роли за достъп до мобилното приложение за разходи
За да могат потребителите да се свържат и да регистрират своите плащания, помощи или пътни разходи от мобилните си телефони, те трябва да отговарят на две условия: Да имате валиден лиценз за Dynamics 365 и да имате конфигурирани права за достъп в Dataverse.
По отношение на лицензирането, всеки потребител трябва да има поне лиценз за член на Teams for Dynamics 365 или по-висока версияТова е зададено от администраторския център на Microsoft Entra. Това гарантира, че лицето има право да използва възможностите на корпоративните приложения, публикувани чрез Dataverse.
От страна на Dataverse, най-добрата практика е да се възложат на всеки човек ролите на Основен потребител и потребител на мобилни устройства за разходиТези права за сигурност ви позволяват да създадете връзка към персонализирания конектор и да гарантирате достъп до виртуалните таблици, необходими за работа с отчети за разходи, касови бележки, документи и параметри.
Вместо да се справят потребител по потребител, много организации предпочитат да създават екип от групи в Dataverse и да присвоите тези роли. Всеки служител, добавен към този екип, автоматично наследява разрешенията, което значително улеснява управлението на новите назначения и уволненията.
След като всичко това е готово (конфигурирано финансиране, свързано с Dataverse, актуализирани виртуални обекти, инсталирано решение и присвоени роли), работниците могат Изтеглете мобилното приложение Power Apps и влезте с вашия корпоративен акаунт. и намерете приложението за разходи, за да започнете да записвате касови бележки, плащания, пътувания и молби за помощ.
Приложение за eSIM и мобилни планове в Windows: контрол на свързаността на данни
В допълнение към чисто финансовите приложения, Microsoft улеснява и управлението на мобилни планове за данни директно от WindowsТова е много полезно, когато използвате лаптопа си, за да се свържете с помощни портали, онлайн банкиране или корпоративни инструменти извън дома си.
Така наречените „Винаги свързани“ компютри, базирани на ARM процесори, сочат към ново поколение... Леки лаптопи с добър живот на батерията и постоянна свързаностТези устройства интегрират eSIM карти, тоест цифрови SIM карти, запоени върху дънната платка, които ви позволяват да сключвате договори и да променяте планове за данни, без да е необходимо да поставяте физическа карта.
За да управлява тези планове, Microsoft разработи Приложение за мобилни планове за Windows 10Създадено да направи регистрацията за план за данни с оператор толкова лесно, колкото свързването към обичайната ви Wi-Fi мрежа, това приложение ви позволява да изберете вашия доставчик, да конфигурирате вашия план, да преглеждате използването на данни и да управлявате връзката за данни, свързана с вашия лаптоп.
Идеята е, че можете Активирайте временен план, когато имате нужда от връзка извън офиса или дома.Това е много полезно, ако ще обработвате помощи онлайн, ще осъществявате достъп до вашата ERP система в облака или ще преглеждате финансови отчети от хотел, влак или летище.
В ранните си дни мобилните планове имаха само няколко интегрирани оператора (като KDDI в Япония, Swisscom в Швейцария или Tele2 в Швеция), но намерението е... Все повече оператори внедряват платформата тъй като използването на eSIM в лаптопи и таблети с Windows става все по-широко разпространено.
Управление на мобилни устройства с Microsoft Intune и Endpoint Manager
Традиционно управлението на устройствата се е извършвало с локални инструменти като Configuration Manager, предназначени за оборудване, собственост на компанията. Възходът на модела BYOD (Bring Your Own Device) обаче означава, че Много служители използват личните си мобилни телефони за достъп до имейл, приложения за разходи, корпоративно банкиране или портали за поддръжка..
За да се справи с този сценарий, Microsoft предлага набор от решения Управление на мобилни устройства (MDM) и управление на мобилни приложения (MAM) които позволяват управлението и защитата на данни, както на устройства, собственост на организацията, така и на лични устройства, без да се нарушава поверителността на потребителя.
Endpoint Manager обединява Intune и Configuration Manager в една конзола и се интегрира с... Azure Active Directory (понастоящем Microsoft Entra ID)Това е мястото, където се намират самоличността на потребителите и групите. Преди някой да получи достъп до корпоративната мрежа, Endpoint Manager проверява Azure AD, за да види кои са те, какви разрешения имат и дали устройството им отговаря на правилата за сигурност.
Intune също така включва специфични функции за управление на мобилни приложенияС тях ИТ отделът може да разпространява вътрешни приложения, да контролира техните актуализации, да ограничава действията за копиране и поставяне или да изтрива само корпоративни данни, ако устройството бъде изгубено или служителят напусне компанията.
За какво всъщност се използват Microsoft MDM и MAM?
На практика, MDM политиките позволяват много подробно дефиниране как се държи устройството при достъп до чувствително съдържаниекато например финансови отчети, портали за безвъзмездни средства или приложения за управление на разходите.
Типична политика може да изисква това Служителите трябва да имат достъп до корпоративния портал само през защитени Wi-Fi мрежи или чрез VPNБлокирането на използването на отворени публични мрежи и ограничаването на подозрителни връзки е ключово за предотвратяване на кражба на идентификационни данни при работа от кафенета, летища или споделени мрежи.
Друга важна функция е дистанционното изтриване: ако устройството бъде изгубено, откраднато или служителят напусне, администраторите могат Възстановете фабричните настройки на устройството или изтрийте само фирмените данни., запазвайки личната информация непокътната (снимки, лични приложения, чатове и др.).
Що се отнася до приложенията, Intune позволява Публикуване на бизнес приложения в корпоративния порталТова позволява на всеки потребител да вижда само приложенията, които са му от значение, което дава възможност за контролирано инсталиране, актуализации и деинсталиране. Това е особено полезно при внедряване на приложения за вътрешна поддръжка, управление на разходите или специфично корпоративно банкиране.
В областта на защитата на данните, комбинациите от MDM и MAM позволяват прилагането на мерки като Условен достъп до поверителна информация, блокиране на експортирането на данни към лично хранилище или забрана за изпращане на имейли до външни домейни когато става въпрос за критични финансови данни.
Основни функции на управлението на мобилни устройства от Microsoft
Сред основните предимства на екосистемата на Microsoft за управление на устройства, които обработват плащания и помощ, се открояват следните: централизирано администриране с Intune и Endpoint Manager, съвместим с Android, iOS/iPadOS, Windows, macOS и някои устройства с Windows Server.
Организациите, които вече използват локален Configuration Manager, могат да изберат съвместно управлениеразпределяне на натоварването между локалната среда и облака. Тази опция е особено подходяща, когато има комбинация от корпоративни устройства и BYOD (приложими собствени устройства)позволявайки услугите да бъдат мигрирани постепенно без рязко „спиране“.
Endpoint Manager може също прикрепете наемателя към локалния Configuration Manager, за да го управлявате от облака, което е много полезно, когато искате да наблюдавате от един контролен панел кои устройства имат достъп до финансови приложения, помощни портали или банкови платформи.
Освен това могат да се дефинират политики за предотвратяване на загуба на данни за принудително автоматично запазване на критична информация в облака или на централни сървърипредотвратяване на случайно изтриване от потребителя на подходящи данни от плащания, касови бележки или отчети за помощ.
Как да внедрите Intune за защита на плащанията и управлението на помощите
Ако вашата организация започва от нулата, най-бързият начин да започнете е да наемете служители. Microsoft 365 с лицензи, които включват Intune и Endpoint Manager, като например изданията Enterprise, Business Premium, Education или Government, които интегрират MDM и MAM.
След като имате лицензите, следващата стъпка е Конфигурирайте името на домейна в Azure AD/EnterДобавяйте потребители и групи или синхронизирайте локалната Active Directory и присвоявайте лицензи на тези, които ще регистрират устройства и ще използват корпоративни приложения.
След това трябва да определим кой инструмент ще бъде MDM авторизация (Intune или Configuration Manager), качете приложенията, които ще се управляват (например приложението за разходи на компанията, банковите приложения или порталите за помощ) и дефинирайте конфигурацията на устройството и политиките за защита на данните.
Фирменият портал, към който потребителите се свързват, за да регистрират устройствата си и да инсталират приложения, може Персонализирайте с вашето лого и корпоративен текстТова помага на служителите лесно да разпознават средата и да знаят, че инсталират официални приложения.
Накрая, Регистрация на устройство за поддържани платформи (Windows, iOS, Android, macOS) и се създават правила за съответствие и условен достъп, които ще определят кой може да има достъп до кои ресурси и от какъв тип устройство.
Mobile Link и Windows Link: Свържете мобилното си устройство с компютъра си за по-добра производителност
Друго много интересно нещо за ежедневна употреба е Телефонна връзка в Windowsкойто се използва за свързване на вашето Android или iPhone устройство с вашия компютър и по този начин управление на обаждания, SMS, известия и в много случаи мобилни приложения от настолния компютър.
В случай на Android, приложението Link to Windows идва предварително инсталиран на много телефони Samsung, HONOR, OPPO, ASUS, vivo и други.Може да се изтегли и от Google Play или Samsung Galaxy Store. За най-добро изживяване се препоръчва да използвате Android 10 или по-нова версия и компютър с Windows 10 (актуализация от октомври 2022 г. или по-нова) или Windows 11.
След като сте свързани, можете Четете и отговаряйте на текстови съобщения, преглеждайте последните си снимки, използвайте съвместими мобилни приложения, осъществявайте и приемайте повиквания и управлявайте известия. без да докосвате телефона си, което е идеално, ако попълвате формуляри за помощ или преглеждате отчети за разходи на големия екран.
За да започнете от вашия компютър, просто потърсете Mobile Link в лентата на задачите, влезте с вашия акаунт в Microsoft, следвайте инструкциите за инсталиране или отваряне на Link to Windows на мобилното си устройство и използвайте QR код, който се появява на устройството за да завършите сдвояването.
Чрез предоставяне на необходимите разрешения (известия, достъп до снимки, обаждания и др.), двете устройства се свързват и можете персонализирайте какво искате да синхронизирате От самата Mobile Link: активиране или деактивиране на известия, съобщения, повиквания, снимки, местоположение на получените файлове, възпроизвеждане на аудио, зона на незабавно безжично покритие, клипборд между устройства и други.
Свържете iPhone с Mobile Link и управлявайте разрешенията
С iPhone преживяването е малко по-различно, но също така добавя стойност, ако използвате телефона си за... Банкови удостоверявания, SMS съобщения за потвърждение или обаждания, свързани с вашите финансови транзакцииВ този случай сдвояването се извършва предимно чрез Bluetooth Low Energy (BLE).
За да работи, ви е необходим Компютър с Windows 10 (актуализация от май 2019 г. или по-нова версия) или Windows 11, съвместим с BLE и iPhone с iOS 15 или по-нова версияОтворете Mobile Link на вашето устройство, изберете iPhone като тип телефон, сканирайте генерирания QR код с камерата на вашия iPhone и следвайте инструкциите.
По време на процеса системата ще ви помоли да Приемане на разрешения за известия, съобщения и синхронизиране на контактиТези разрешения са ключови, за да можете да четете SMS съобщения от устройството си, да виждате кой се обажда, да отговаряте от клавиатурата на компютъра си и да получавате важни известия, свързани с плащания или помощ.
Ако по всяко време искате да спрете да използвате функцията за свързване, можете да го направите както на Android, така и на iPhone. забравете устройството от настройките на Bluetooth и го премахнете от Mobile Link в Windows. Ако възникне неуспешно сдвояване, обикновено е достатъчно просто да изключите и включите Bluetooth отново и да сканирате QR кода.
Струва си да се помни, че точно както при Intune, Вие контролирате какви данни споделятеПремахването на отметката от квадратчето за разрешение означава, че функцията (например преглед на съобщения или известия) вече няма да е достъпна на компютъра, като информацията ще се запази само на мобилното устройство.
С целия този набор от инструменти – мобилното приложение за разходи Dynamics 365, Dataverse и неговите виртуални обекти, управление на планове за данни с eSIM и мобилни планове, защита на Intune и Endpoint Manager и ежедневна интеграция с Mobile Link – имате сравнително пълна екосистема за Обработвайте плащания, обосновавайте помощи, контролирайте разходите и работете сигурно между мобилни устройства и Windows, като се възползвате от най-доброто от всяко устройство и минимизирате документите и техническите главоболия.
