Създавайте документи, които могат попълнете и го използвайте отново и отново в Word Много по-лесно е, отколкото изглежда. Ако работите с формуляри, въпросници, заявления или договори, контроли за основно съдържание А разделът „Програмист“ ще ви спести много часове и главоболия.
В следващите редове ще видите, стъпка по стъпка, как създаване на интерактивни формуляри и документи В Word ще научите как да използвате текстови полета, квадратчета за отметка, падащи списъци, инструменти за избор на дата и градивни елементи за многократна употреба. Ще научите също как да защитите формуляра, да го комбинирате с шаблони и бързи части и да разберете кога може да е полезно да го конвертирате в PDF файл с възможност за попълване.
Защо си струва да създавате интерактивни документи в Word
В ежедневните операции на всяка компания или професионалист, словоформите обикновено са ежедневно явление: Регистрации на клиенти, анкети, регистрации, поръчки, въпросници...Ако правите всичко това ръчно, копирате и поставяте или форматирате всеки път, това се превръща в ад от загубено време и грешки.
Когато не използвате раздела „Разработчик“ и неговите контроли, ръчните формуляри обикновено са непостоянен, труден за поддържане и непрофесионаленАко е необходимо да се промени поле или формат, целият документ трябва да бъде прегледан и всяка промяна отваря вратата към глупави грешки в оформлението или съдържанието.
Чрез активиране и използване на раздела „Разработчик“ получавате команден център за интерактивни документиОттам можете да вмъквате полета за попълване, да контролирате какво може да докосва потребителят, да поддържате последователен дизайн и да актуализирате шаблоните си, без да се налага да пресъздавате целия формуляр.
Резултатът е двойно интересен: от една страна печелите ефективност и спестяване на времеОт друга страна, вашите формуляри изглеждат много по-професионално, в съответствие с вашата марка и лесни за попълване от всеки потребител, дори и да не е много умел с Word.
Активирайте раздела „Програмист/Разработчик“ в Word
За да създавате интерактивни документи с контроли за съдържание, трябва да имате видим раздел. Програмист (или разработчик) в лентата. По подразбиране е скрито, така че е необходимо да го активирате само веднъж.
В съвременните версии на Word за Windows процесът преминава през менюто на Опции за Word и персонализиране на лентатаОттам решавате кои раздели да се показват и кои не, и избирате „Разработчик“, за да отключите всички инструменти за формуляри, макроси и защита.
В Word за Mac идеята е същата: в Предпочитания за Word, в секцията „Лента и лента с инструменти“Ще видите списъка с основните раздели и можете да активирате „Разработчик“. Запазете промените и оттогава нататък винаги ще имате под ръка контролите за съдържание.
След като бъде активиран, разделът „Разработчик“ ви дава достъп до Бутони за вмъкване на текстови полета, полета за отметка, комбинирани полета, инструменти за избор на дата и контроли за изображения както и опции за защита на формуляра, запис на макроси и управление на добавки.
Планирайте дизайна на вашия формуляр или интерактивен документ
Преди да започнете да добавяте полета като луди, силно препоръчително е да помислите за момент за контур и структура на форматаТова не само го прави по-ясно за потребителя, но и значително опростява работата ви.
Много полезна практика е първо нарисувайте скица На хартия или на празен лист: какви данни искате да съберете, как са групирани (лични данни, информация за контакт, подробности за поръчката и др.) и какъв тип отговор търсите (свободен текст, единичен избор, множество опции, дата...).
За да поддържате всичко организирано, най-добрата база в Word е таблица, която действа като решеткаВсяка клетка може да съдържа етикети и контроли за съдържание, което улеснява подравняването на заглавия и полета. По-късно можете да скриете границите на таблицата за по-чиста форма.
Ако не ви се проектира от нулата, друг много практичен вариант е започвайки от професионален шаблонИма много предварително проектирани шаблони за формуляри в Word (регистрация, поръчка, въпросник, HR и др.), които вече са оформени и съобразени със съвременния дизайн. Ще трябва само да адаптирате текста, цветовете, шрифтовете и да добавите интерактивните си контроли.
Видове контроли за съдържание за интерактивни документи
Контролите на съдържанието са елементите, които превръщат един нормален документ в наистина интерактивна формаТе са групирани в раздела „Програмист“ и всеки тип е подходящ за специфична нужда.
Най-често използваните са текстови полета (форматиран текст и обикновен текст)Те включват квадратчета за отметка, комбинирани полета или падащи менюта, инструменти за избор на дата и контроли за изображения. Освен това има и по-разширени контроли, като например... градивен елемент за вмъкване на блокове за многократна употреба.
Контроли на текста: богат и обикновен
Когато потребителят трябва да пише информация свободно, контрол на текстовото съдържаниеWord предлага две опции: RTF и обикновен текст, всяка със своите предимства.
El контрола за богат текст Това позволява на лицето, което попълва формуляра, да използва стилове като удебелен шрифт, курсив, разделяне на параграфи и друго форматиране. Идеално е, когато искате по-дълги отговори или отговори с известно форматиране, например описание, коментари или раздел за наблюдения.
El контрола за обикновен текст Това ограничава какво може да прави потребителят и предотвратява промени в стила или множество параграфи. Много е полезно, когато имате нужда от еднородни полета, като например телефонен номер, код, кратко име или референтен номер, и искате да поддържате единен вид в целия документ.
Полета за отметка
Полетата за отметка са полезни в ситуации, в които потребителят може изберете няколко опции от списък (например интереси, договорени услуги, приети условия). Те се вмъкват от раздела „Разработчик“, като се използва съответният контролен квадратче за отметка.
След като всяка кутия е поставена, можете да я регулирате свойства на формуляра: Задайте дали да се показва с отметка или без отметка по подразбиране, променете размера на символа, дефинирайте външния вид на маркировката и др. Това ви позволява да адаптирате квадратчетата за отметка както към функционални, така и към естетически критерии.
Комбинирани полета и падащи списъци
Когато не искате потребителят да въвежда каквото си поиска, а вместо това да избира между затворен набор от опцииВ идеалния случай трябва да използвате комбинирано поле или падащ списък. Това предотвратява противоречиви отговори и улеснява анализа на информацията по-късно.
След като вмъкнете съответния контрол, трябва да отидете на неговия опции или свойства За да добавите опциите към списъка една по една, добавяте всеки елемент, потвърждавате го и го подреждате по ваш избор. В активната форма потребителят обикновено вижда първата стойност по подразбиране и след това може да разгъне останалите, за да избира от тях.
Контроли за дата и изображение
В много форми е от съществено значение лицето да посочи Конкретна дата: регистрация, раждане, подпис... Тук влиза в действие контролът за избор на дата, който позволява на потребителя да избира от изскачащ календар, като по този начин стандартизира формата (ден/месец/година и т.н.).
По подобен начин, контролите за изображения позволяват на потребителя Вмъкване на снимка или графика директно на предвиденото място, например профилна снимка, лого или сканиран документ, който трябва да бъде прикачен.
Градивни елементи и съдържание за многократна употреба
Има един особено мощен контрол при работа със стандартни документи, които се различават леко в зависимост от случая: контрол на градивните блоковеТози контрол действа като контейнер, който позволява на потребителя да избира между различни предварително дефинирани блокове текст.
Обичайната логика е първо да се създадат няколко контроли за RTF текствсеки с версия на текст за многократна употреба (например, различни договорни клаузи или параграфи с условия в зависимост от типа на клиента) и след това поставете контрола на градивния блок като обвивка, която предлага тези варианти.
По този начин, вместо да копира и поставя текст всеки път, потребителят на документа ще може изберете подходящия блок от галериявинаги поддържайки последователност и намалявайки риска от забравяне на части или смесване на остарели версии.
Вмъкване на контроли за съдържание в документа
След като структурата на формуляра е ясна и разделът „Разработчик“ е наличен, следващата стъпка е вмъкване на контроли за съдържание в съответните точки на вашия документ или таблица.
Обичайният начин е да поставите курсора в клетката или мястото, където искате да се появи полето, и от „Разработчик“ да натиснете бутона. тип контрол, който искате да вмъкнететекстово поле, квадратче за отметка, комбиниран списък, инструмент за избор на дата, контрола за картина или градивен блок.
За комфортна работа е силно препоръчително да активирате Режим на проектиранеДокато този режим е включен, контролите не реагират така, сякаш се запълват, така че можете да ги местите, да редактирате текста на заместителя и да коригирате външния им вид, без да се активират.
Ако е необходимо да прецизирате конкретен контрол (например, да конфигурирате опциите на падащ списък или да коригирате вътрешното име на полето), изберете го и щракнете върху свойства в рамките на същия раздел „Разработчик“. В зависимост от типа на контролата, можете да променяте етикети, стилове, списъци със стойности, заключване на редактиране и други параметри.
Персонализирайте текста на инструкциите и потребителското изживяване
Един от детайлите, които правят разликата в добрата форма, е текст на инструкцията или заместител които потребителят вижда във всяко поле. Вместо да оставяте общите текстове, които Word използва по подразбиране, най-добре е да ги адаптирате към вашата конкретна ситуация.
За да направите това, с Режимът на проектиране е активиранПросто щракнете вътре в контролата за съдържание и пренапишете примерния текст с ясно съобщение, като например: „Въведете вашето собствено и фамилно име“, „Изберете датата на вашето посещение“ или „Изберете опция от списъка“. По този начин потребителят знае точно какво се очаква да въведе.
В допълнение към текста, можете да кандидатствате форматирайте тези отметки (вид и размер на шрифта, цвят, стилове), за да се интегрират добре с останалата част от дизайна. Когато приключите с настройването им, махнете отметката от „Режим на проектиране“, така че формулярът да се върне към нормалното си поведение и инструкциите да се фиксират като първоначалния текст.
Конфигуриране на разширени свойства на контролите
Почти всички контроли за съдържание имат специфични свойства, които можете да коригирате за да адаптирате формуляра точно към вашите нужди. Достъпът до тези опции се осъществява чрез избиране на контролата и използване на бутона „Свойства“ или чрез „Опции“ в някои панели.
В текстовите полета, например, можете да дефинирате очакван тип данниТова може да бъде поле за обикновен текст, число, дата, текущата дата, текущото време или дори поле за изчисление. Можете също така да зададете текст по подразбиране, който да се показва в началото, максималната допустима дължина и формата на числото или датата.
Поставяните отметки контролират дали началната стойност е отметната или не е отметната, размера на символа, визуалния стил и др. В падащи списъци и комбинирани полета можете да управлявате колекцията от елементи, техния ред и техните вътрешни стойности.
Някои контроли дори ви позволяват да ги заключите напълно или частично, т.е. можете предотвратяване на промяна или премахване на контрола от потребителя без премахване на защитата на документа, което гарантира, че структурата на формуляра остава непокътната.
Защита на формуляра и ограничаване на редактирането
След като сте проектирали формуляра, с всички контроли на място и добре дефинирани инструкции, е време за ключовата част: защитете документа, така че само други да могат да го попълватно не и да разрушат структурата.
Думата има функция да Ограничение за редактиране Достъпно от раздела „Разработчик“. Активирането му отваря страничен панел, където можете да отметнете квадратчето за ограничения и в типа ограничение да изберете опцията „Попълване на формуляри“.
С тази конфигурация всеки, който отвори документа, ще може само взаимодействие с полетата на формуляраМожете да въвеждате текст в текстови полета, да поставяте отметки, да избирате дати или да използвате падащи списъци. Не можете да местите, изтривате или променяте контролите, нито да променяте форматирането на останалата част от документа, освен ако не изключите защитата.
Когато прилагате защита, Word ви дава възможност да задайте паролаНе е задължително, но е силно препоръчително, ако искате да сте сигурни, че никой не може да деактивира защитата без ваше разрешение. Ако го настроите, не забравяйте да го запазите на сигурно място, защото без него няма да можете свободно да редактирате формуляра в бъдеще.
Шаблони на Word срещу PDF файлове с възможност за попълване
Интерактивните Word документи не съществуват изолирано: много компании също ги използват. PDF файлове с възможност за попълване когато искат напълно да замразят дизайна или да улеснят разпространението, без да зависят от това дали получателят има Word.
Думата е перфектна като отправна точкаСъздавате формуляра си с контроли за съдържание, тествате го, форматирате го с вашия брандинг и го използвате вътрешно или го споделяте като редактируем файл с всеки, който трябва да го попълни, и ви го връщате във формат DOCX.
Ако обаче имате нужда от по-стабилен формат, с по-добри Съвместимост със системата и проектиран за печат или архивиране, на PDF формат Обикновено печели с голяма разлика. PDF форматът запазва дизайна перфектно на всяко устройство и операционна система и е де факто стандартът за крайни документи.
За създаване и редактиране на разширени PDF формуляри има специфични решения, като например PDFelement, които позволяват Създаване и редактиране на разширени PDF формуляриДобавете текстови полета, квадратчета за отметка, радио бутони, списъци, комбинирани полета и бутони за действие към вече форматиран PDF файл.
Този тип инструмент ви позволява не само да проектирате полетата, но и анотиране, подписване, конвертиране и управление на PDF файловекакто и използване на облачно съхранение, за да имате достъп до документите си от всяко устройство. Това е идеално, когато искате да направите прехода от Word формуляр към изцяло дигитален, PDF-базиран работен процес.
Много често срещана стратегия е да се подготви първото структура и формулировка на формуляра в Wordкъдето е по-лесно да се оформи и коригира, а когато дизайнът е финализиран, да се експортира в PDF и да се включат интерактивните полета със специализиран редактор.
Разпространявайте и използвайте повторно интерактивните си формуляри
След като вашият интерактивен документ е завършен, защитен и тестван, е време да го публикувате. Най-лесният начин е да... Споделете Word файла като прикачен файл по имейл или чрез инструмента за сътрудничество, който използвате във вашата компания.
В съвременните версии на Word можете да използвате менюто „Споделяне“, за да изпратете копие от формуляра директно по пощатаВажното е предварително да имате активирана защита за попълване на формуляри, за да предотвратите неволно променяне на структурата от получателите.
Ако формулярът ви ще се използва многократно, е добре да го запазите като Шаблон на WordПо този начин, всеки път, когато някой отвори шаблона, ще се генерира нов документ, базиран на него, готов за попълване, без да се презаписва оригиналът.
Можете също така да направите малки финални визуални корекции, като например запазване или премахване на засенчване на полетатаЗасенчването помага да се посочи с един поглед къде потребителят трябва да пише, което е много полезно, ако сте премахнали рамките на таблицата за по-изчистен вид. Ако предпочитате по-класически вид, можете да запазите рамките и да премахнете засенчването от контролите.
Систематичното използване на интерактивни формуляри, комбинирани с шаблони и блокове за многократна употреба, в крайна сметка се превръща в ключова част от работния процеспо-малко грешки, по-голяма скорост и много по-професионален имидж за клиенти, служители и сътрудници.
Овладяването на раздела „Разработчик“ на Word, контролите за съдържание и тяхната комбинация с шаблони и PDF файлове ви дава ясно предимство: можете автоматизирайте голяма част от обичайните си документиПоддържайте последователност на марката и намалете времето, прекарано в повтарящи се задачи, като фокусирате усилията си върху съдържанието, вместо да се борите с формата.
