Google Drive е една от най-използваните облачни услуги в световен мащаб, тъй като предлага много функции безплатно. Една от тях е възможността за споделяне на файлове с трети страни. Проблемът е, че ако работите редовно с този инструмент, може да дойде момент, когато не знаете кой има достъп до файлове в Google Drive.
За да можете по-добре да подобрите вашите файлове и да контролирате поверителността, ние ще ви обясним как можете да знаете кои са хората, на които сте предоставили достъп до определени документи или файлове.
Всички предимства на споделянето на файлове чрез Google Drive
Този инструмент на Google е лесен за използване и много достъпен, поради което има милиони потребители. Споделянето на файлове чрез него ни дава редица предимства:
Достъп отвсякъде
Файловете, които сме качили в облака, независимо дали сме ги споделили или не, ще бъдат достъпни по всяко време и от всяко устройство с достъп до Интернет. В ерата на дистанционната работа това е особено интересно.
сътрудничество в реално време
Едно от големите предимства на предоставянето на достъп на други хора до файлове в Google Drive е, че те могат да работят върху един и същ документ едновременно. Останалите ще видят промените в реално време, което много ускорява работата.
Контрол на версиите
Диск пази хронология на всички версии на вашите файлове. Това ви позволява да правите ревизии и да се връщате към предишна версия в случай, че е необходимо.
Тази функционалност е особено полезна, когато работите върху един и същ документ с течение на времето. Например, ако подготвяте свой бизнес проект, важен доклад или ако пишете окончателния си дипломен проект.
Лесна употреба
Както казахме преди, едно от големите предимства на този инструмент е, че има проста и интуитивна работа. Ще ви бъде лесно да разберете как създаване на папки и разпределяне на различните разрешения за достъп, дори ако никога преди не сте използвали Google Drive.
Голям капацитет за съхранение
Google Drive предлага 15 GB безплатно място за съхранение, което е повече от достатъчно за съхранение и споделяне на стотици файлове. Ако обаче имате нужда от повече пространство, Можете да изберете платен абонамент.
Интеграция с други приложения на Google
Диск се интегрира с други приложения на Google като Gmail, Документи, Таблици и Презентации. По този начин обменът на файлове между приложения става много прост и Това повишава производителността.
Сигурност и поверителност
Google Диск предлага усъвършенствани мерки за сигурност в основни области като криптиране на данни при пренос и в покой, което помага за защита на поверителността на файловете, които имате в облака си, дори ако ги споделяте с други хора.
Също така, по всяко време можете да контролирате кой има достъп до файловете и да променяте разрешенията (или ги премахнете), когато сметнете за необходимо.
Лесно споделяне
Можете да споделяте файлове по различни начини, но един от най-лесните е да генерирате връзка, която можете да изпратите по имейл или съобщение.
Кой има достъп до файловете в Google Drive?
Google Drive има толкова много предимства, че със сигурност сте го използвали понякога, за да споделяте файлове с други хора. Ако е така и искате да знаете кой може да вижда вашите файлове, направете следното.
Достъп до документа, за който се интересувате да разберете с кого сте го споделили, и щракнете върху "Дял". Ще видите тази опция в горния десен ъгъл на вашето устройство.
Когато щракнете върху него, той се появява изскачащ прозорец, който ви казва кои хора имат достъп до този файл и какви разрешения имат, за да работят върху него.
Търсете споделени документи в Google Drive
Ако сте използвали този инструмент от дълго време, може да сте загубили следите на някои документи, които някога сте споделили с други хора. Ако сега трябва да възстановите тази информация, можете да получите достъп до нея.
Отидете на WhoHasAccess и щракнете върху „Сканирайте моя Google Диск сега.“ Предоставете разрешенията, които инструментът изисква, и го оставете да си свърши работата. В края на сканирането ще ви предостави списък с вашите споделени документи. В него ще видите както името, така и имейла на хората, с които в момента сте споделили всеки файл.
Управлявайте разрешенията за достъп до вашите споделени документи
Споделяйте документи чрез Google Диск Много е полезен на академично и професионално ниво. Въпреки това, не винаги е удобно за всеки, който може да има достъп, да може да редактира и променя съдържанието.
За да имате по-голям контрол върху вашите файлове, Drive ви дава възможност да задавате различни разрешения за достъп. Ролите, които можете да присвоите, са:
- Лектор. Този човек може само да чете текста, но не и да прави промени в съдържанието му.
- Коментатор. Потребителят може да оставя коментари, но не може да взаимодейства директно с текста.
- Editor. Ако възложите тази роля на друг човек, той ще има същите функции за редактиране на документа, които имате като негов създател.
Можете бързо да промените разрешенията, които сте предоставили. Въведете документа, който ви интересува и кликнете върху опцията „Споделяне“. Ще се появи списък с хората, които имат достъп до файла и присвоената преди това роля. Като щракнете върху него, се появява нов изскачащ прозорец, който ви позволява да правите промени.
Така някой с ролята на редактор може да стане обикновен читател и обратното. От този прозорец можете също да отмените всички разрешения за достъп, които сте предоставили.
Ако това, от което се нуждаете, е да блокирате определен потребител, можете да направите и това. Следвай тези стъпки:
- Влезте в Google Drive.
- Кликнете върху раздела "Споделено с мен" което се появява в лявата част на екрана.
- Щракнете с десния бутон върху файл за потребителя, който ви интересува, и натиснете "Да блокирам" в падащото меню.
- Потвърдете действието си, като щракнете отново "Да блокирам".
С това действие блокираният потребител вече няма да има достъп до нито един документ, който сте споделили между вас двамата.
Както видяхте, да знаете кой има достъп до файловете в Google Drive не е сложно. Препоръчваме ви да прегледате и да вземете решения относно това дали искате или не да продължите да споделяте вашите файлове с определени хора.