Ставаме все по-зависими от дигиталните документи да работиш, подписват договориИзпращането на оферти или обработката на документи с държавни агенции означава, че трябва да можем да докажем кой е създал файла и че никой не го е докосвал оттогава. Печатът, подписването на ръка и сканирането се превръщат в тромав и несигурен процес в повечето ежедневни ситуации.
Цифрови подписи и електронни сертификати Те решават точно този проблем в Word, Excel, PowerPoint, PDF и други офис приложения. Те позволяват подписване на Word документ директно в самата програма, гарантирайки самоличността на подписващия, целостта на съдържанието и осигурявайки правна валидност в много контексти, стига да се използват сертификати, издадени от доверен орган.
Какво е цифров подпис и за какво се използва в Office?
Цифровият подпис е по същество криптиран електронен печат Той е вграден в документ или съобщение: Word файл, Excel електронна таблица, PowerPoint презентация, имейл, макрос и др. Този печат съдържа информация, която ви позволява да проверите кой го е подписал и дали съдържанието е било променено след подписването. Освен това, той позволява подписвайте документи цифрово с гаранция.
Когато подписвате цифрово документ на Office пътувай с него сертифициран и свързания с него публичен ключ. С тази информация програмата на получателя може да провери дали подписът идва от вашия личен ключ и че файлът не е бил променян от подписването му. Ако някой промени дори една буква, подписът се анулира и Office незабавно ще ви уведоми.
Важно е да се прави разлика между видими и невидими подписи в рамките на Office. The видим подпис Показва се като ред за подпис или изображение (сканиран подпис, фирмен печат и др.), докато невидимият не се вижда в тялото на документа, но Office маркира файла като подписан и показва състоянието на подписа в горната част или в изгледа с информация за файла.
Както видимите, така и невидимите подписи споделят една и съща криптографска защитаЕдинственото нещо, което се променя, е естетиката и начинът, по който потребителят вижда или взаимодейства с подписа на екрана, а не нивото на защита, което предлагат върху съдържанието.
Цифров сертификат, публичен ключ и издател
За да създадете валиден цифров подпис, ви е необходим сертификат за цифров подпис.Този сертификат за цифров подпис е вашият електронен „идентификатор“: той съдържа вашата идентификационна информация и публичния ключ, който ще бъде използван за проверка на вашия подпис. Без сертификат, вие просто поставяте изображение на вашия подпис, но няма криптографска гаранция за нищо.
Цифровите сертификати се издават от така наречените сертифициращи органи (CA).Тези сертифициращи органи (CA) действат като вид нотариус в дигиталния свят. Те проверяват вашата самоличност, издават ви сертификат, подписват го със собствените си ключове и също така поддържат списъци с анулирани сертификати, за да посочат кои сертификати са изтекли или са били анулирани.
На практика има два основни начина за получаване на сертификатприбягват до търговска или официална издаваща организация (включително партньори на Microsoft или доставчици като DigiCert, които доставят сертификата на физически токен) или използват сертификати, издадени вътрешно от компания, организация или институция, което е много често срещано в корпоративна и публична административна среда.
Сертификатите имат ограничен срок на валидност, обикновено от една до три години.В зависимост от типа и издателя, сертификатите изтичат и трябва да бъдат подновени или заменени с нови. Ако се опитате да подпишете с изтекъл сертификат, четците на Office и PDF ще маркират подписа като невалиден или ще покажат предупреждения за сигурност.
В някои случаи е възможно генерирането на „самозаписани“ сертификати Тези сертификати са за тестване или много специфични вътрешни приложения, например от самата система или браузър. Те ви позволяват сами да тествате цифровия подпис, но тъй като не идват от доверена трета страна, получателите ще видят предупреждения, че подписът не е подкрепен от признат сертифициращ орган.
Гаранции, предоставяни от цифров подпис в Office
Правилно конфигуриран цифров подпис в Word, Excel или PowerPoint Това не е просто „малка рисунка“ върху документа, а предлага няколко технически и правни гаранции, които са ключови, когато става въпрос за пари, лични данни или отговорности.
Първата гаранция е автентичносттаСистемата може да потвърди, че подписващият е този, за когото се представя, защото само това лице (или организация) има достъп до частния ключ, свързан със сертификата, използван за подписване. Получателят, след като отвори файла, може да провери тази самоличност и да определи дали подписващият е надежден.
Второто е целостта на съдържаниетоПри подписване се изчислява криптографски хеш на целия документ и той се свързва с подписа. Ако някой по-късно промени файла – дори само с едно място – когато програмата го отвори, тя преизчислява хеша, установява, че не съвпада и маркира подписа като невалиден или променен. Целостта на съдържанието е от съществено значение в работните потоци с макроси или корпоративни шаблони.
Третата гаранция е неотказностС други думи, подписващият не може по-късно да отрече, че е подписал този конкретен документ. Ако е използван сертификат, свързан с лице или организация, и частният ключ не е бил компрометиран, подписът служи като доказателство за неговото участие.
И накрая, много цифрови подписи са свързани с сертифициране с ограничено време.Когато се използва сървър за времеви печати, подписът се свързва с конкретна дата и час, издадени от защитен източник на време. Това позволява да се докаже, че документът е съществувал и е бил подписан в този момент, дори ако сертификатът на подписващия изтече по-късно.
Изисквания за валидност на цифровия подпис
За да се счита цифровият подпис в Office за надежден Системата проверява серия от основни условия. Ако нещо се обърка, потребителят обикновено ще види жълто или червено предупреждение, показващо проблеми с подписа или сертификата.
Първо, подписът трябва да е криптографски коректенС други думи, файлът не трябва да е променян от подписването му и програмата трябва да може да провери подписа, използвайки публичния ключ на сертификата. Ако документът е бил променен, подписът е „счупен“ и вече не се счита за валиден.
Също така е важно сертификатът да е валиден.Ако сертификатът е с изтекъл срок на валидност или е в списък с анулирани сертификати, подписът се показва с важни предупреждения, тъй като не може да се гарантира, че подписващият все още има контрол върху тази самоличност.
Друго изискване е редакторът или подписващият да е надежден за екипа, който отваря документа. В бизнес среда много организации маркират сертификатите на определени доставчици или вътрешни отдели като надеждни, така че подписаните от тях документи да се валидират без предупреждение.
Накрая, сертификатът, свързан с подписа, трябва да е издаден от акредитиран издаващ орган. или от инфраструктура с публичен ключ (PKI), която системата счита за надеждна. Ако сертификатът е самоподписан или идва от неизвестен CA, системата все още може да го подпише, но ще покаже предупреждение, че не може да провери произхода с независима трета страна.
Подписвайте и защитавайте документи на Microsoft Office
Office ви позволява да подписвате Word документи, Excel електронни таблици и PowerPoint презентации. по два основни начина: с видим подпис (ред за подпис с име, изображение или печат) или с невидим цифров подпис, който не променя външния вид на документа, но го маркира като подписан и блокира промените.
Видим подпис обикновено се използва, когато е важно читателят ясно да види подписа. на определено място в документа, както би било при ръкописен подпис на хартия. Това е често срещано в договори, бюджети, сертификати или протоколи, където е важно ясно да се посочи кой е дал одобрението си.
Невидимият подпис, от друга страна, е идеален, когато искате да защитите съдържанието Без промяна на дизайна: отчети, корпоративни шаблони, модели на договори, презентации с фиксиран дизайн и др. Office добавя известие в горната част, показващо, че документът е подписан и може да бъде конвертиран в само за четене.
В съвременните версии на Microsoft 365 и Office Информацията за подписа се управлява от раздела „Файл“, в секцията „Информация“. Там ще намерите опции като „Защита на документ“, „Защита на работна книга“ или „Защита на презентация“, които предоставят достъп до функцията „Добавяне на цифров подпис“ и управление на съществуващи подписи.
Когато даден документ вече е цифрово подписанБутонът „Подписи“ обикновено се показва в долната част на прозореца или в панел за подписи отстрани. Оттам можете да видите кой е подписал, кога, с кой сертификат и дали подписът е все още валиден или е бил засегнат от последващи промени.
Как да добавите видим подпис в Word и Excel
Ако искате подписът ви да изглежда сякаш е на хартиен документНай-удобният вариант е да използвате версиите за Word и Excel. По този начин документът показва поле, където подписващият може да напише името си, да вмъкне изображение на подписа си или да подпише с цифрова писалка на сензорни екрани.
Типичният поток е простПърво, отворете документа си на Word или електронната си таблица на Excel и поставете курсора там, където искате да се появи редът за подпис. От раздела Вмъкване изберете опцията Ред за подпис в групата Текст.
Това отваря прозорец с настройките на реда за подпис. В този раздел можете да посочите името, длъжността, имейл адреса на подписващия и дали са разрешени коментари при подписване. Можете също така да изберете дали да включите датата до подписа.
След като редът за подпис бъде поставен, авторът или лицето, получаващо документа Можете да щракнете с десния бутон върху реда и да изберете опцията „Подпис“. В този момент Word или Excel предлагат няколко възможности: въвеждане на името, избиране на изображение на ръкописния подпис или директно рисуване, ако устройството го позволява.
В тази стъпка се избира и цифровият сертификат. който ще се използва за подписване. Диалоговият прозорец за подписване показва полета като „Подписване като“ и „Издаден от“, където можете да проверите дали е избран правилният сертификат. Ако не е, можете да щракнете върху „Промяна“, за да изберете друг сертификат, инсталиран на вашия компютър, или да прегледате как да управлявате цифровия сертификат, ако имате въпроси.
Как да подпишете с невидим цифров подпис в Word, Excel и PowerPoint
Когато не искате да променяте дизайна на документа с видим ред за подписМожете да използвате така наречения невидим цифров подпис, широко използван в корпоративни шаблони и презентации, където естетиката е внимателно обмислена.
Процедурата е подобна в Word, Excel и PowerPoint.Отворете файла, отидете в раздела „Файл“, за да влезете в изгледа Backstage, и се уверете, че сте в секцията „Информация“. Там ще видите бутона „Защити документ“, „Защити работна книга“ или „Защити презентация“, в зависимост от типа на файла.
В това меню избирате опцията „Добавяне на цифров подпис“Програмата ще покаже съобщение, обясняващо, че ще бъде добавен подпис и че след подписването му всяка промяна може да го направи невалиден. След приемане ще се появи диалоговият прозорец „Подписване“.
В това поле можете да изберете вида на ангажимента (например „Прегледах този документ“ или „Упълномощавам това съдържание“), напишете причината за подписването и ако имате няколко сертификата, изберете кой искате да използвате. След като всичко е готово, просто щракнете върху Подписване.
След като процесът приключи, файлът се маркира като подписан. И в много конфигурации, той става само за четене, за да се предотвратят последващи промени. Потребителят ще види известие в горната част, показващо, че документът има валидни подписи и ще може да види подробностите от панела за подписи.
Използване на сертификати за подписване на документи в Office и PDF
В допълнение към обичайните лични сертификатиИма специфични сертификати за „подписване на документи“, издавани от доставчици като DigiCert, които често се доставят на физически токен (например USB устройство). Тези сертификати са предназначени специално за професионално подписване на документи.
Процесът на употреба е много лесенСлед като поръчката е завършена, получавате токена с инсталиран сертификат или готов за инсталиране. След това просто го свържете към компютъра си и, когато подписвате от Word, Adobe Reader, OpenOffice или LibreOffice, изберете този сертификат в диалоговия прозорец.
В Adobe Reader, например, можете да подписвате, без да е необходима платената версия.Отворете PDF файла, изберете „Още инструменти“ в страничната лента и изберете „Сертификати“. Над документа ще се появи лента с инструменти с опцията за цифрово подписване.
Щракването върху тази опция превръща курсора в кръст. За да начертаете областта, където ще бъде видимият подпис, ще се отвори прозорец за избор на сертификат за подпис. Ще се покаже предварителен преглед на подписа и след приемане и запазване на документа, подписът ще бъде вграден в PDF файла.
В OpenOffice и LibreOffice механизмът е много подобенОтворете документа в Writer, отидете на File и изберете Electronic Signatures. Оттам щракнете върху Sign Document (Подписване на документ), изберете сертификата и програмата ще регистрира подписа, така че всички последващи промени автоматично ще го анулират.
Ръкописните подписи като изображения и връзката им с цифровите подписи
Много често срещан подход е използването на ръкописния подпис като изображение в Word, Excel или дори Photoshop. Въпреки че не предлага същите гаранции като цифровия подпис, подкрепен със сертификат, той може да бъде полезен в по-неформални контексти или за да придаде на документа по-човешки вид.
Идеята е проста: подписвате лист хартия, сканирате го или го снимате. Запазвате изображението в общ формат като JPG, PNG, GIF или BMP. След това отваряте това изображение в Word, за да го изрежете, оставяйки само подписа, и го запазвате отново като отделен файл, за да го използвате повторно, когато пожелаете.
Ако се притеснявате, че фонът на снимката няма да съвпада с белия цвят на документаМожете да ретуширате изображението в програма като Adobe Photoshop. Чрез коригиране на цветовите криви можете да съчетаете бялото на сканираната хартия с бялото на документа или дори да използвате режими на смесване като „Умножение“, за да направите подписа да изглежда така, сякаш действително е написан на страницата.
След като имате полираното изображение, просто го поставете в Word, Excel или PowerPoint. От опцията Вмъкване > Изображения го поставете на подходящото място. Можете да го комбинирате с функцията за ред за подпис на Office, така че в допълнение към ръкописния вид да има и официален поток на подпис.
Сега, от правна и сигурна гледна точка Едно просто изображение, поставено във файл, е лесно за копиране и повторна употреба. Ето защо много компании и публични органи не го считат за еквивалентно на усъвършенстван или квалифициран електронен подпис, базиран на сертификат или електронна лична карта, особено когато е налице значителна правна отговорност.
Подписвайте документи на Office онлайн с услуги на трети страни
Ако не искате да се затруднявате със сертификатите, инсталирани на вашия компютър Или ако използвате устройство, на което нямате администраторски права, има уеб инструменти, които ви позволяват бързо да подписвате Word, Excel, PowerPoint или PDF документи.
Пример за това са услуги като Aspose.Тези инструменти ви позволяват да качите Word файл в браузъра си и да добавите подпис, използвайки рисунка, текст или изображение. Можете да плъзнете документа към уебсайта, да изберете типа на подписа и да персонализирате цвета или стила, преди да го вградите.
След прилагане на подписа, системата ви позволява да изтеглите подписания документ. или генериране на линк за изтегляне, който остава активен само за ограничено време, за да се защити поверителността, обикновено 24 часа. Тези услуги често поддържат други формати: DOT, DOCM, ODT, DOTX, OTT и подобни.
Друга популярна услуга е SignWell.Предлага безплатна версия с ограничен брой подписи на месец. Позволява ви да подписвате не само Office документи и PDF файлове, но и изображения, и се интегрира с инструменти като Gmail, Slack, Dropbox и други платформи за съвместна работа.
Голямото предимство на тези услуги е удобството.Можете да дефинирате подписа си веднъж (като го нарисувате, напишете или качите изображение) и да го използвате повторно в различни онлайн документи, без да инсталирате нищо. Системата ви води стъпка по стъпка и може също така да управлява подписи за други хора.
Основният недостатък е проверката на самоличносттаВ много случаи тези решения не са свързани с цифров сертификат, издаден от доверен орган, което означава, че всеки би могъл да се представи за вашия подпис, ако има достъп до вашия акаунт или устройство. Поради тази причина някои компании и държавни агенции не приемат този тип подпис за чувствителни транзакции.
Подписване на PDF и конвертиране обратно във формати на Office
Друга широко разпространена стратегия е работата директно в PDF.Много инструменти, като Adobe Acrobat (включително безплатни версии с някои функции) или разширени PDF четеци, предлагат опция, наречена „Попълване и подписване“, която значително опростява процеса.
Обичайният процес включва първо експортиране на документа на Word, Excel или PowerPoint в PDF.или като го запишете като PDF, или като използвате опцията за печат в PDF драйвер. След това отворете файла в избрания от вас инструмент за преглед и достъпете функцията за подпис.
От „Попълнете и подпишете“ можете да избирате между това да напишете името си (Програмата ще генерира типографски подпис.) Нарисувайте подписа с мишка, молив или пръст или качете изображение, съдържащо сканирания ви подпис. След това просто щракнете там, където искате да го вмъкнете, и коригирайте размера.
След като PDF файлът е подписан, нормалното нещо, което трябва да направите, е да го запазите такъв, какъвто е. и го използвайте директно като окончателна версия. Ако по някаква причина трябва да се върнете към формат на Word, Excel или PowerPoint, можете да използвате онлайн инструменти като ILovePDF или други уебсайтове за конвертиране, за да генерирате редактируем файл от PDF файла.
Важно е обаче да се има предвид, че при обратното конвертиране Някои от оригиналното форматиране или свойствата за сигурност може да бъдат загубени, а самият цифров подпис може да е свързан с PDF файла, а не с получения документ на Office, така че няма да се счита за същия технически подпис.
Как да премахнете цифрови подписи в Word, Excel и PowerPoint
Понякога може да изберете грешен сертификатНапример, може случайно да подпишете чернова или да се наложи да преработите подписан документ. В тези случаи е възможно да премахнете цифровия подпис, независимо дали е видим или невидим, въпреки че това ще повлияе на валидността на файла.
Ако е видим подпис на ред за подпис В Word или Excel просто отворете документа, щракнете с десния бутон върху реда за подпис и изберете „Премахване на подпис“. Програмата ще покаже съобщение за потвърждение и ако приемете, подписът ще бъде премахнат от файла.
Когато говорим за невидими цифрови подписиПроцедурата включва отваряне на раздела „Файл“. Отворете документа, електронната таблица или презентацията, отидете на „Файл“ > „Информация“ и щракнете върху „Преглед на подписи“. Това ще отвори панела с подписи, в който са изброени всички приложени подписи.
На този панел ще видите стрелка до всеки подпис.Когато го разгънете, ще намерите опцията „Премахване на подпис“. Програмата отново ще поиска потвърждение; след приемане подписът изчезва и документът се връща в неподписано състояние, което позволява неограничени промени.
Важно е да се разбере, че изтриването на подпис има правни последици. В определени случаи това е така, защото документът вече не е подкрепен от това доказателство за цялостност и автентичност. Ако файлът е бил използван като доказателство или има договорна стойност, препоръчително е да се запази и оригиналната подписана версия.
Правна валидност на различните форми на подпис
Големият основен проблем, когато говорим за цифрови подписи Важна е правната му валидност. Поставянето на сканиран подпис във Photoshop не е същото като използването на квалифициран сертификат, издаден от признат орган, или електронна лична карта в Испания.
Подписи, базирани на цифрови сертификати или електронни лични карти Те обикновено се считат за усъвършенствани или дори квалифицирани електронни подписи, в зависимост от вида на сертификата и устройството, използвано за съхраняване на ключа. Тези подписи имат силна правна основа и в много процедури са сравними с традиционния ръкописен подпис.
За разлика от това, подпис, сканиран или нарисуван в програма Той има много по-ограничена доказателствена стойност. Сравнително лесно е да се копира и постави в друг документ, а в случай на съдебен спор е по-трудно да се докаже, че не е бил манипулиран. В Испания например се приема като косвено доказателство, но няма същата тежест като усъвършенстван електронен подпис, подкрепен с валиден сертификат.
Подписите, приложени чрез някои общи онлайн услуги Обикновено попадат някъде по средата. В много ежедневни ситуации те може да са достатъчни, особено когато страните си доверяват и рискът е нисък. Въпреки това, при отношения с държавни агенции, финансови транзакции или важни договори често се изисква цифров сертификат, електронна лична карта (DNIe) или решения, признати от регламентите eIDAS.
В крайна сметка, когато избирате как да подпишете документ на Office Препоръчително е да оцените необходимото ви ниво на сигурност и правна валидност: за вътрешна употреба или документи с ниска степен на отговорност, прости решения може да са достатъчни, докато за важни договори, търгове или официални комуникации се препоръчва използването на надеждни сертификати и интегрирането на цифровия подпис в Word, Excel, PowerPoint или PDF по напълно проследим начин.
Овладейте различните начини за подписване и защита на документи на Office с цифрови сертификати Това ви позволява окончателно да се откажете от принтера и скенера, да работите по-ефективно и най-вече да гарантирате, че това, което изпращате и получавате, запазва своята автентичност и цялост, с ниво на гаранция, адаптирано към всеки тип процедура и без да се жертва доброто потребителско изживяване.
