WhatsApp се превърна в най-широко използвания инструмент за съобщения на планетата , както за чат с приятели, така и за управление на клиенти. Според различни проучвания, той далеч превъзхожда други приложения като Messenger или Telegram. Така че е логично да искате да извлечете максимума от него в ежедневието си и в бизнеса си.
Една от най-липсваните функции е възможността да планирате автоматично изпращане на съобщения в WhatsApp в идеалния момент: пожелаване на рожден ден на някого в полунощ, напомняне на клиент за среща предния ден или стартиране на промоция точно когато аудиторията ви е най-активна. Въпреки че приложението не включва тази опция вградено, има много трикове и инструменти , които ви позволяват да постигнете това без много проблеми.
Можете ли да планирате съобщения в WhatsApp?
Краткият отговор е да, можете да планирате съобщения в WhatsApp , но с някои уговорки. Официалното приложение, както личната, така и WhatsApp Business версията, не включва вграден бутон „планиране на изпращане“ за конкретно съобщение. Ако искате съобщение да бъде изпратено на определена дата и час, ще трябва да използвате приложения на трети страни, системни преки пътища или интеграции с WhatsApp Business API.
На лично ниво това лесно се решава с приложения за Android, приложението Shortcuts на iPhone или разширения за WhatsApp Web. Когато обаче говорим за бизнеси, които изпращат много съобщения на ден, кампании, напомняния или транзакционни известия, наистина мощното решение е да се работи с официалния WhatsApp Business API чрез доставчици като Chatfuel, Kommo, YCloud, Gupshup, Respond.io, EngageLab и други BSP, оторизирани от Meta.
Във всички случаи има обща нишка: програмирането е възможно, но надеждността, сигурността и мащабът, от които се нуждаете, варират значително в зависимост от избрания от вас метод. За лична употреба може да е достатъчно просто приложение. За компания, която иска да автоматизира маркетинга, поддръжката и продажбите, логичната стъпка е да премине към разширена автоматизация с API и CRM.
Важно е също да се прави разлика между планиране и автоматизиране на съобщения в WhatsApp . Планирането включва предварително задаване на конкретно съобщение за точен час. Автоматизирането отива по-далеч: съобщението се задейства, когато е изпълнено условие (регистрация на потенциален клиент, поръчка на клиент, насрочена е среща, някой изпраща съобщение извън работно време и т.н.) и може да бъде част от по-дълъг работен процес, включващ множество взаимодействия и интеграция с вашите вътрешни системи.
Методи за планиране на съобщения в WhatsApp: общ преглед
Има няколко начина за планиране на съобщения в WhatsApp в зависимост от вашето устройство и нужди . Накратко, те могат да бъдат групирани по следния начин:
- Преки пътища за iOSИнтегрирано решение на iPhone чрез приложението Shortcuts.
- Приложения на трети страни за AndroidКато SKEDit, Wasavi, AutoResponder за WA или Do It Later.
- Разширения на браузъра за WhatsApp WebНапример, Blueticks, WA Web Plus, WAPlus CRM.
- Функции на WhatsApp за бизнесСъобщения „Извън офиса“, поздрави и бързи отговори.
- WhatsApp Business APIРазширена автоматизация чрез BSPs като Chatfuel, YCloud, Kommo, Gupshup, Respond.io, EngageLab, WATI, Interakt, QuickReply, DelightChat, Trengo и много други.
Всяка опция има своите плюсове и минуси по отношение на сложността на настройката, стабилността, сигурността и мащабируемостта . За индивидуален потребител, който просто иска да поздрави някого в определен момент, мобилното приложение обикновено е достатъчно. За компания, която изпраща стотици или хиляди съобщения месечно, има смисъл да използва платформи, свързани с API, с CRM и функции за автоматизация.
Как да планирате съобщения в WhatsApp на Android
Все още няма вградена функция за планиране за WhatsApp на Android. Така че обичайният подход е да се инсталира приложение на трета страна, което симулира действията ви, когато е време за изпращане на съобщение. Най-популярните са SKEDit и Wasavi, въпреки че има и алтернативи като AutoResponder за WA или Do It Later.
Например, при SKEDit типичният процес включва предоставяне на разрешения за достъпност на приложението, така че то да може да отвори WhatsApp, да състави съобщението и да натисне „изпрати“ вместо вас, когато му дойде времето. Тези видове разрешения са чувствителни. Инструментът може да вижда какво има на екрана и да контролира определени действия. Ето защо е толкова важно приложението да е надеждно и да има добри отзиви.
На практика процесът за планиране на съобщение със SKEDit или Wasavi обикновено следва тези общи стъпки: инсталирайте приложението от Google Play (вижте нашите уроци за смартфони ), създайте акаунт, ако е необходимо, изберете WhatsApp като канал, изберете контакта или групата, напишете съобщението, задайте датата и часа и, ако системата го позволява, решете дали искате автоматично изпращане или известие за потвърждение непосредствено преди това.
Някои от тези приложения включват интересни допълнителни функции, като например повтарящи се съобщения (ежедневно, седмично, месечно) , изпращане до множество получатели едновременно или опция за прикачване на изображения и документи. Те са много полезни за редовни напомняния, имейли за малък бизнес или съобщения за координация на екипа.
Съществуват обаче и значителни ограничения. Много приложения разчитат на настройките за батерията и достъпността на Android . Ако системата затвори приложението във фонов режим, ако правилата за достъпност се променят или ако актуализация на WhatsApp наруши съвместимостта, изпращането може да се провали. Освен това, в повечето случаи телефонът трябва да е включен, свързан с интернет и често отключен, когато е време за изпращане.
Как да планирате съобщения в WhatsApp на iPhone (преки пътища)
В iOS, ключовият инструмент за планиране на съобщения в WhatsApp е приложението Shortcuts , което е предварително инсталирано от iOS 13 насам. Това не е специфична за WhatsApp функция, а обща система за автоматизация на iPhone, която ви позволява да свързвате действия, включително изпращане на съобщения чрез приложението.
Общият работен процес включва създаване на персонализирана автоматизация, базирана на часа от деня . Тази автоматизация включва текстово действие (за дефиниране на съобщението) и действие в WhatsApp (за посочване на контакта и изпращане на съобщението). След това, когато часовникът достигне зададеното време, Shortcuts ще изпълни тази последователност и ще ви позволи да изпратите съобщението.
Важен детайл е, че по подразбиране Shortcuts обикновено активират опцията „Ask before running“ (Питай преди изпълнение) . Това означава, че iPhone ще покаже известие в насрочения час и ще трябва ръчно да потвърдите, че искате пряк път да се изпълни и съобщението да бъде изпратено. Ако деактивирате тази опция, изпращането може да се извършва по-автоматично, въпреки че Apple все още налага определени ограничения: телефонът обикновено трябва да е отключен и WhatsApp да е достъпен, за да работи всичко правилно.
Въпреки че този метод не е толкова безпроблемен, колкото оригиналното планиране, той работи доста добре за лични напомняния, некритични съобщения или много специфични известия . Освен това има предимството, че не изисква инсталиране на допълнителни приложения или предоставяне на разрешения за достъп на инструменти на трети страни.
Някои потребители се възползват от факта, че автоматизациите могат да се повтарят, за да създават повтарящи се съобщения . Например, годишни поздрави, месечни известия или кратки периодични напомняния до контакт. В тези случаи е добра идея да преглеждате списъка с автоматизации от време на време, за да предотвратите изпращането на съобщения, когато вече не са актуални.
Планиране на съобщения в WhatsApp в WhatsApp Web
Ако работите дълги часове пред компютъра си, може да ви е по-удобно да планирате съобщения от WhatsApp Web, отколкото от мобилното си устройство. Самият WhatsApp Web не включва никакви функции за планиране. Няма проблем: това може да се реши с разширенията на WhatsApp Web за Chrome и други браузъри, базирани на Chromium.
Едно от най-известните разширения е Blueticks , което добавя икона към самия уеб интерфейс на WhatsApp за планиране на съобщения. Когато пишете съобщение, можете да докоснете тази икона, да изберете дата и час и да насрочите изпращането на съобщението. След това разширението се грижи за изпращането на съобщението, когато му дойде времето.
Съществуват и по-всеобхватни инструменти като WA Web Plus или WAPlus CRM , които комбинират функции за планиране с други възможности: групови имейли, автоматизирани отговори, маркиране на контакти, основни CRM опции, експортиране на чат и др. Те са полезни за фрийлансъри, преподаватели, малки фирми или екипи по продажбите, които работят предимно от уеб браузър.
Този подход обаче има едно много ясно условие: за да бъде изпратено съобщението, WhatsApp Web трябва да е отворен и компютърът трябва да е включен и свързан с интернет през планирания времеви интервал. Ако затворите браузъра или компютърът премине в спящ режим, разширението няма да може да завърши съобщението. Освен това много от тези решения работят само в Chrome или браузъри, съвместими с техните разширения , така че Firefox, Safari и други може да не са съвместими.
Планиране на съобщения от приложението WhatsApp Business
Официалното приложение WhatsApp Business е предназначено за малки фирми, които искат да разделят личните и професионалните си номера и да добавят основни функции за обслужване на клиенти. Въпреки че много хора смятат, че то включва планиране на съобщения, то всъщност предлага автоматизирани съобщения въз основа на правила , а не възможност за планиране на конкретно съобщение за фиксирано време.
Двете ключови функции са съобщението „отсъствам“ (изпраща се автоматично, когато някой ви изпрати съобщение извън работното ви време или когато го конфигурирате да е винаги активно) и приветственото съобщение (изпраща се до нови контакти или до тези, които не са взаимодействали с вас от известно време). Освен това има бързи отговори , които ви позволяват да запазвате предварително написани текстови съобщения, до които можете да получите достъп, като въведете команда като „/hours“ или „/prices“ и да ги поставите незабавно.
Тези инструменти са много полезни за управление на очакванията, комуникация на графици, изразяване на благодарност, изпращане на често използвани връзки или покриване на времената, когато не сте на разположение . Те могат да бъдат конфигурирани от менюто „Бизнес инструменти“ в самото приложение. За малък бизнес с нисък обем, те предлагат лесен начин за автоматизиране, без да се плаща за BSP или да се учи как да се използва API.
Те обаче имат ясно ограничение: не ви позволяват да кажете на WhatsApp: „Изпратете това конкретно съобщение на този клиент утре в 10:00 ч.“ За това все още са ви необходими приложения на трети страни или външни интеграции . Освен това, тези автоматизирани съобщения са проектирани да бъдат кратки и директни . Те не ви позволяват да прикачвате файлове със същата гъвкавост като обикновено съобщение или да създавате сложни маркетингови кампании.
WhatsApp Business API и професионални платформи за автоматизация
Когато използването на WhatsApp надхвърля случайната употреба и е необходимо да изпращате съобщения в голям мащаб, надеждно и в съответствие с указанията на Meta , най-добрият вариант е да работите с WhatsApp Business API чрез официален доставчик на бизнес решения (BSP). Тези решения са предназначени за бизнеси от всякакъв мащаб, от развиващи се малки и средни предприятия до големи корпорации.
Този API не се използва директно от мобилното приложение, а чрез посреднически платформи като Chatfuel, Kommo, YCloud, Gupshup, Respond.io, Gallabox, WATI, Interakt, Zixflow, BotSpace, Zapia, NeoDove, QuickReply, EngageLab, DelightChat, Trengo, Wappbiz и много други.
Обичайното нещо с тези инструменти е възможността:
- Планирайте масови кампании към списъци с контакти, спазвайки шаблоните, одобрени от WhatsApp, и ограниченията за качество.
- конфигуриране повтарящи се съобщения или капковидни последователности (капкови кампании), които се изпращат на определени интервали.
- Задействане на пратки от потребителски събития или поведение: регистрации, покупки, изоставени колички, срещи, дати на плащане и др.
- Персонализирайте съобщенията с контактни променливи (име, закупен продукт, дата, сума на поръчката и др.).
- употреба богати шаблони с бутони, списъци, изображения, видеоклипове, документи и други интерактивни елементи.
- Свържете WhatsApp с вашия CRM, вашата електронна търговия, вашата система за заявки или вашият ERP за да се поддържа синхронизацията на информацията.
- анализирам Доставки, отваряния, кликвания, отговори и ефективност на агент в много подробни отчетни панели.
Платформи като Chatfuel се открояват със своя визуален конструктор на чатботове без код, който позволява на потребителите да създават сложни разговорни потоци и да планират съобщения като част от тези пътувания. Други, като Kommo , се фокусират върху CRM и координиране на съобщенията с процеса на продажби. YCloud се фокусира върху маркетингова автоматизация, задвижвана от изкуствен интелект, разширена сегментация и споделена пощенска кутия. Gupshup и Respond.io са високо ценени от техническите екипи заради своите мощни API и интеграции.
Предимства и рискове от инструменти на трети страни
Използването на външни приложения и платформи за планиране на съобщения в WhatsApp има ясни предимства, но също така и рискове и съображения за сигурност , които трябва да се имат предвид, преди да започнете.
Плюсове: удобство и спестяване на време
Сред предимствата за лична или малка употреба е удобството . Не е нужно постоянно да проверявате часа, за да изпратите съобщение; можете да създавате повтарящи се напомняния и да поддържате последователност в комуникациите си. Освен това, ако изберете добре познати приложения, тяхната настройка обикновено е доста проста и можете да ги стартирате само за няколко минути без никакви технически познания.
От бизнес гледна точка, платформите, свързани с API, позволяват на екипите да спестят огромно количество време , да намалят риска от пропуски, да поддържат постоянно присъствие в предпочитаните от клиентите канали и да координират екипите по продажби и поддръжка в споделени пощенски кутии. И, разбира се, те ви позволяват много точно да измервате въздействието на вашите съобщения по отношение на ангажираност и продажби.
Недостатъци: рискове за сигурността
Другата страна на монетата е сигурността и спазването на правилата. Приложенията, които разчитат на разрешения за мобилна достъпност, могат да представляват риск, ако не са надеждни или ако не се актуализират навреме. В най-добрия случай актуализация на Android или WhatsApp може да наруши функционалността и да доведе до неуспешно изпращане на съобщения; в най-лошия случай те биха могли да получат достъп до чувствителна информация, ако разработчикът не е надежден.
Що се отнася до бизнес инструментите, е важно да работите само с официални Meta партньори и услуги, които спазват бизнес и търговските политики на WhatsApp . Използването на неоторизирани решения за масови съобщения или спам може да доведе до ограничаване или блокиране на вашия акаунт. Ето защо доставчици като Chatfuel, YCloud, Kommo, Gupshup, Respond.io, EngageLab, WATI и Interakt подчертават, че са проверени доставчици на бизнес услуги (BSP ) и че тяхната инфраструктура отговаря на стандарти като GDPR, ISO и криптиране от край до край.
Често срещани случаи на употреба на планирани съобщения в WhatsApp
Възможността за планиране на съобщения отваря вратата към много практически случаи на приложение , както в личния живот, така и в професионалния и бизнес контекст. Някои от най-често срещаните са следните:
На лично ниво, планирането на съобщения е много полезно за поздравления за рождени дни, семейни съобщения, напомняния за задачи или съобщения, които предпочитате да получавате в удобно за вас време, а не в неудобни часове. Например, можете да напишете съобщение късно през нощта, но да планирате то да бъде доставено на вашия контакт сутринта, като по този начин избегнете всякакви смущения извън нормалното работно време.
В професионалната сфера, фирмите използват планирани съобщения за напомняния за срещи (зъболекари, клиники, адвокати, фризьори, фитнес зали), потвърждения на поръчки и актуализации в електронната търговия, последващи действия за поддръжка след разрешаване на заявка, приветствени и адаптационни съобщения след регистрация и маркетингови кампании като пускане на продукти, ограничени във времето оферти или сезонни съобщения.
Те се използват широко и в сектори като онлайн обучение и уебинари за изпращане на напомняния преди курс, споделяне на материали след сесията или искане на обратна връзка. В B2B, екипите по продажбите използват планирането, за да поддържат потенциалните клиенти с времево интервални последващи действия , комбинирайки имейли и WhatsApp в зависимост от етапа, на който се намира потенциалният клиент в процеса на продажби.
В среди, където часовите зони са проблем, планирането позволява изпращането на съобщения по местното време на получателя, без да се налага екипите да работят до късно през нощта. И, разбира се, много фирми използват тези инструменти за съобщения за рождени дни, годишнини на клиенти или важни етапи от употребата , които укрепват взаимоотношенията и насърчават лоялността.
