Загубата на всички ваши документи, снимки или проекти наведнъж поради компютърен срив е едно от онези неща, които сякаш се случват само на други хора... докато не се случи и на вас. Да имате... автоматично архивиране на външни устройства В днешно време това е почти толкова важно, колкото наличието на антивирусна програма или актуализирането на системата: ако нещо се обърка, това е единственото нещо, което стои между вас и голямо разочарование.
Добрата новина е, че настройването на тези резервни копия е много по-лесно, отколкото изглежда. С инструментите, които вече са включени в Windows, заедно с някои специализирани програми и облачни услуги, можете да настроите система от редовни, безконтролни резервни копия Работи автоматично. Без да е необходимо да помните каквото и да било и свежда риска от загуба на важна информация почти до нула.
Какво е автоматично архивиране и защо трябва да го използвате?
Когато говорим за автоматично архивиране, имаме предвид система, която Запазвайте дубликати на вашите файлове или на цялата система по график.без да се налага ръчно да инициирате всяко архивиране. Вие избирате какво да архивирате, къде и колко често. А софтуерът се грижи за останалото.
Този тип решения са предназначени да намалят човешките грешки. Лесно е да се забъркате в натоварен ден и да забравите да копирате данни на външен диск или да копирате само част от важната информация. С автоматизирана система, Копията се изпълняват във фонов режим според конфигурираната честота. (почасово, дневно, седмично и т.н.), създавайки последователни версии на файловете.
Освен това, много програми ви позволяват да следвате класическия Правило за резервно копие 3-2-1Съхранявайте поне три копия на данните си, съхранявани на два различни вида носители (например вътрешен и външен твърд диск), като едното копие се съхранява извън офиса, обикновено в облака. По този начин, дори ако претърпите сериозен проблем, кражба или физическо бедствие, винаги ще имате безопасно копие.
На практика, автоматичното решение за архивиране обикновено първо извършва първоначално пълно копие, което може да отнеме известно време (особено ако имате стотици гигабайти). Оттам нататък, за да оптимизира времето и пространството, системата генерира инкрементални или диференциални резервни копия, запазвайки само промените от последното архивиране. Това ви позволява да поддържате история на версиите, без да запълвате веднага диска за резервно копие.
Друг ключов аспект е сигурността. Прилагат се съвременни системи криптиране на данни по време на пренос и в състояние на покойНезависимо дали съхранявате данните си на локален диск, мрежово устройство или в облака, дори ако някой получи достъп до физическото хранилище, ще му бъде много трудно да прочете съдържанието му без правилната парола.
Предимства на автоматизирането на архивирането
Настройването на ръчно архивиране чрез копиране на папки на външно устройство може да работи в краен случай, но след като обработвате среден обем данни и работите с тях ежедневно, е нормално това... забравете ги, отложете ги или не копирайте това, което е наистина важноЕто къде автоматизацията прави разликата. Ето предимствата:
- Спестяване на времеСлед като настроите какво, къде и кога да се архивира, вече не е нужно да се притеснявате за това. Софтуерът извършва архивиране, докато работите, през нощта или когато укажете. Не е необходимо да наблюдавате процеса или дори да сте на компютъра си. Можете дори да го оставите да работи, докато пътувате или сте извън офиса.
- Подобрена надеждност на процесаТъй като не разчита на паметта ви или не изисква да следвате определена рутина, резервните копия винаги се изпълняват с едни и същи настройки и честота. Трябва само да проверявате лог файловете или известията от време на време, за да потвърдите, че всичко работи правилно.
- Лесна настройкаВъпреки че идеята за създаване на план за архивиране може да звучи технически сложно, повечето съвременни програми предлагат много лесни за употреба помощници с ясни екрани за избор на папки, устройства и графици. В много случаи можете да настроите всичко само с няколко кликвания, а ако възникнат проблеми, можете да разчитате на техническата поддръжка на производителя.
- Допълнителна сигурност срещу кибератакиНякои пакети за архивиране интегрират функции за киберсигурност, като откриване на ransomware, антивирусна програма, уеб филтриране и защита от уязвимости тип zero-day. Това помага да се предотврати криптирането на данните и локалните резервни копия от атака, нещо, което за съжаление е станало обичайно при някои видове зловреден софтуер.
- Намаляване на разходитеОсобено за домашни потребители и малки фирми. Един продукт може да покрива както защита на данните (архивиране и дори архивиране в облака), така и сигурност срещу заплахи, като по този начин се избягва необходимостта от плащане за множество отделни лицензи.
Разлики между ръчно и автоматично копиране
Ръчното създаване на резервни копия има предимството, че на хартия... Не е необходим допълнителен софтуер или да плащате за лицензиПросто плъзнете и пуснете файлове на външен твърд диск, USB флаш устройство или облачна папка. Този подход обаче е много крехък, ако работите с критични данни.
При ръчно копиране трябва да решите кои папки да копирате, колко често и къде да ги запазите. Лесно е да може да е пропуснат някой важен файл Защото сте го преместили, променили сте проекти или просто сте забравили. Освен това, поддържането на последователни имена на папки, версии по дата и ясен ред често се оказва хаотично.
С увеличаването на количеството данни, ръчното копиране става... изключително тежък и податлив на грешкиКомпания, която генерира гигабайти информация на ден, не може да си позволи някой да прекарва часове в копиране на папки, нито може да разчита на това, че той ще запомни всичко, което трябва да се архивира в стресова ситуация.
За разлика от това, автоматичното решение за архивиране позволява дефинирайте политика за архивиране и забравете за нея: дневни или дори почасови графици, седмични пълни резервни копия плюс инкрементални резервни копия между тях, проверка на целостта и в много случаи автоматични отчети по имейл или известия.
За случайни или предимно домашни потребители, комбинация от случайни ръчни копия с някаква проста автоматизирана система (Например, синхронизирането в облака на конкретна папка) може да е достатъчно. Но за малки и средни предприятия или за лица с важни професионални данни винаги е препоръчително да изберат специален софтуер за автоматично архивиране.
Видове резервни копия: пълни, инкрементални и диференциални
Преди да разгледаме конкретни инструменти, е полезно да разберем основните видове резервни копия, тъй като почти всички програми ще изискват от вас да изберете един или друг подход или да комбинирате няколко. Всеки метод има своите плюсове и минуси и влияе върху време за копиране и заетото пространство на външния диск.
- La пълно копие Това е най-лесният начин за разбиране: целият избран набор от данни се запазва точно такъв, какъвто е, всеки път. Това е основата на всяка стратегия за архивиране, от съществено значение за първоначалното архивиране или за редовни месечни или седмични архивирания. Недостатъкът е, че това отнема много време и място, което прави пълното архивиране всеки ден непрактично в повечето сценарии.
- La диференциално копие Той запазва всички промени, направени след последното пълно архивиране, игнорирайки предишните инкрементални архиви. Заема повече място от инкременталното архивиране, но има предимството на по-лесното възстановяване: необходими са ви само последното пълно архивиране и последното диференциално архивиране, а не цялата междинна инкрементална верига.
На практика повечето потребители и компании избират комбинация от периодични пълни резервни копия плюс ежедневни инкрементални резервни копияНапример, пълно възстановяване всяка седмица и постепенно възстановяване всеки работен ден. По този начин не претоварвате системата, но поддържате сравнително подробна история на промените, в случай че се наложи да се върнете към конкретна версия на файл.
Вградени инструменти за автоматично копиране в Windows
Ако използвате Windows 10 или 11, имате няколко вградени функции, за да организирате резервните си копия, без да харчите и стотинка: Архивиране и възстановяване (Windows 7), История на файловете и, в комбинация със системата, OneDriveВъпреки че имат донякъде объркващи имена, всяко от тях покрива различен вид нужда.
Архивиране и възстановяване (Windows 7)
Инструментът за архивиране и възстановяване, който все още се появява в Windows 10 и 11 под етикета „(Windows 7)“, ви позволява да планирате автоматични копия на външен твърд диск или мрежово устройство и освен това създават системни изображения да възстанови целия екип, ако нещо се счупи.
За да го конфигурирате, ви е необходимо външният твърд диск е постоянно свързан докато копирането е в процес на създаване и всеки път, когато е необходимо да се направи ново. Основният работен процес би бил нещо подобно:
- Отидете в контролния панел.
- отидете в Система и сигурност.
- Достъп до Архивиране и възстановяване (Windows 7).
- Кликнете върху „Промяна на настройките“.
- Изберете сменяемия диск като местоназначение.
След това можете да изберете дали да позволите на Windows автоматично да избере какво да включи или предпочитате опцията „Нека аз избера“ да изберете ръчно. папки, библиотеки и конкретни устройстваНакрая е важно да отидете на „Промяна на графика“, за да определите дали искате ежедневно, седмично или месечно архивиране и по кое време, така че те да пречат възможно най-малко на работата ви.
След като приемете, Windows планира задачата и изпълнява първото пълно архивиране. От този момент нататък ще генерира нови копия съгласно установения графикТази система е много полезна за редовно правене на „моментна снимка“ на компютъра и за възстановяване както на файлове, така и на цялата инсталация на Windows в случай на бедствие.
История на файловете на Windows
По подразбиране, Историята на файловете създава постепенни копия на всеки час на папките, намиращи се в C:\Потребители\вашият_акаунтЗа да го използвате, първо трябва свържете външен твърд диск След това отидете в Контролния панел и отворете „История на файловете“. Оттам изберете целевия диск с „Избор на диск“ и потвърдете с OK.
В „Разширени настройки“ можете да решите Колко често се запазват версиите? (на всеки 10 минути, на всеки час, ежедневно и т.н.) и за колко време се съхраняват. Когато всичко е по ваш вкус, щракването върху „Активиране“ или „Изпълнение сега“ ще направи първото архивиране и след това промените ще се актуализират автоматично.
Основното ограничение е, че копията се съхраняват локалноТака че, ако външният твърд диск претърпи физически повреди или бедствие засегне както компютъра, така и устройството за архивиране, може да загубите и двете. Освен това, ако изключите устройството, процесът на архивиране ще се провали, докато не го включите отново, така че е най-добре да го оставите свързано, когато е възможно.
OneDrive като добавка за облак
Предимството е това Той предлага географска резервираност и достъп от множество устройства. Можете да осъществявате достъп до файловете си от всеки компютър, мобилно устройство или уеб браузър, използвайки вашия акаунт, и не сте обвързани с едно единствено локално устройство. За Windows 10 и 11 това е удобен начин за защита на важни документи и ефективно сътрудничество.
Трябва обаче да е ясно, че това се нарича „Зависимо копие“Ако даден файл се повреди или случайно го изтриете, промяната също ще бъде синхронизирана с облака в следващия цикъл. Освен това ще ви е необходим платен абонамент, за да имате достатъчно място за съхранение.
Специализиран софтуер за автоматично архивиране за Windows
Ако вградените инструменти са недостатъчни или имате нужда от нещо по-гъвкаво и мощно, има множество специализирани програми за архивиране за Windows, които предлагат... Пълни, инкрементални и диференциални архиви, дискови изображения, архивиране в облак и разширени функции за възстановяване.
Много често срещан пример е EASEUS Todo Backupкоето включва възможността за създаване на планирани резервни копия на файлове, дялове или цялата система. Неговият съветник ви води през процеса. Изберете начална точка, дестинация и честотаОттам програмата автоматично генерира резервните копия, независимо дали са на външен диск, NAS или онлайн хранилище.
Тези видове решения от висок клас обикновено предлагат функции като защита от рансъмуер, антивирусно сканиране по заявка, уеб филтриране, оценка на уязвимостите и блокери за криптодобивТова предотвратява повреда както на данните на компютъра, така и на самите резервни копия, особено на тези, съхранявани локално, от атака.
Повечето се предлагат на пазара под абонаментен модел. Това намалява първоначалната инвестиция и гарантира, че винаги разполагате с най-новата версия на софтуера, с подобрения в производителността, съвместимостта и сигурността. За компании със сложни изисквания има дори опции за архивиране като услуга (BaaS), управлявани от трети страни.
Автоматично архивиране на външни устройства, достъпно от Windows и Mac
Много често срещан практически пример за малкия бизнес и професионалистите е наличието на споделен външен твърд диск между компютър с Windows и MacФорматиран е в exFAT, така че и двете системи да могат да четат и пишат без проблеми. Идеята е, че резервните копия се правят автоматично и получените файлове са директно достъпни, без да е необходимо да се разархивират или да се използва интернет връзка.
В тези сценарии е препоръчително да изберете програма, която позволява копия „както са“ във файлов видВместо просто големи компресирани файлове с изображения, които след това трябва да бъдат монтирани или възстановени със самия софтуер, можете да използвате [подходящия инструмент] за копиране на големи файлове. ТеракопияПо този начин, ако вие или вашият шеф отсъствате, можете да свържете устройството към всеки съвместим компютър и да отворите документите мигновено.
Важно е избраният инструмент да има прост и ясен интерфейс. Особено ако ще се използва от някой с малък технически опит или който се обърква с разширените опции. Твърде сложните програми, както някои потребители са установили с определени решения, могат да бъдат истинско главоболие за конфигуриране или обясняване на другите.
Освен това, ако ще обработвате големи обеми данни (например около 500 GB на 3 TB дискове), препоръчително е софтуерът да предлага Ефективни инкрементални архиви и контрол на използването на пространствотоТова предотвратява твърде бързото запълване на диска. И, разбира се, гарантира, че потреблението на ресурси е разумно, така че компютърът да работи безпроблемно, докато архивирането се изпълнява във фонов режим.
Услуги за архивиране в облака и хибридни решения
Освен външните твърди дискове, все по-често се разчита на услуги за архивиране в облака да защитава данните от физически бедствия (пожари, кражба, наводнения и др.) и да позволява достъп от множество места и устройства.
Решения като Backblaze o Carbonite Те са проектирани именно за това. Инсталирате малък клиент на компютъра си и той се грижи за всичко. Автоматично качвайте файловете си в услугата в криптиран вид.без да се притеснявате за нищо друго. Те обикновено правят непрекъснати или много чести резервни копия и ви позволяват да възстановите предишни версии на файловете.
От друга страна, по-общи платформи, като например Google Диск, OneDrive или Dropbox Те предлагат автоматична синхронизация на папки. И в някои случаи, специфични функции за архивиране.
В зависимост от вашия план (безплатен, Plus, Professional, Family, Standard, Advanced и др.) можете защита на определени системни папки (Работен плот, Документи, Изтегляния...) и бъдете спокойни, че винаги ще има копие в облака. За бизнес екипите администраторът е този, който активира тази функция за цялата група.
Основното предимство на тези облачни опции е, че Вашите данни са достъпни от всяко устройство с интернет връзка И те не зависят от един-единствен физически диск. Недостатъкът, разбира се, е, че изискват добра интернет връзка и че след като безплатното място за съхранение се изчерпи, трябва да платите.
Най-безопасният вариант обикновено е да се избере хибридна стратегия: Автоматично архивиране на външни устройства + отдалечено архивиране в облакаТова ви предпазва както от локални повреди, така и от по-сериозни инциденти, като същевременно поддържа много бързо време за възстановяване от локалния диск за ежедневна употреба.
Сигурност и целостност на архивираните данни
Също толкова важно, колкото и правенето на копия, е да се уверите, че те са защитен от неоторизиран достъпЗапочнете с нещо основно, но изключително важно: използвайте силни и различни пароли за вашите устройства, облачни акаунти и софтуер за архивиране и активирайте двуфакторно удостоверяване, когато е възможно.
Ако програмата за копиране го позволява, активирайте криптиране на копия Това важи както за външни устройства, така и за облака. По този начин, дори ако някой открадне устройството или прихване данните по време на пренос, той няма да може да ги прочете без правилния ключ. Не забравяйте обаче да пазите паролите и ключовете си за криптиране. Без тях бихте могли да загубите достъп.
Друга добра практика е да съхранявате копия на различни физически местаНапример, можете да имате един външен твърд диск в офиса и друг у дома, като ги редувате периодично. Или можете да комбинирате локално съхранение с облачно съхранение. Това намалява риска един инцидент да унищожи всичките ви резервни копия наведнъж.
От време на време, правете периодични проверки на копията. Много системи включват функции за проверка на целостта, но можете също така да извършвате прости тестове, като възстановите един или повече файлове и се уверите, че се отварят правилно. Няма нищо по-лошо от това да откриете, че резервните ви копия са повредени точно когато имате най-голяма нужда от тях.
Накрая, винаги пазете Софтуерът за архивиране е актуализиран и операционната система. Актуализациите не само добавят нови функции, но и поправят грешки и уязвимости в сигурността, които биха могли да засегнат както активните ви данни, така и резервните копия.
Настройването на подходяща система за автоматично архивиране на външни устройства и в идеалния случай допълването ѝ с облачно съхранение е една от онези задачи, които правите веднъж и за които сте завинаги благодарни. Това е просто въпрос на превенция. С разумна комбинация от пълни и инкрементални архиви, подходящи инструменти за Windows и няколко добри практики за сигурност, можете да работите със спокойствието, че каквото и да се случи, Вашите файлове ще са все още там, когато имате нужда от тях..
