Проследяването на промените в работна книга на Excel е ключово, когато няколко души редактират едновременно или когато файлът се променя в продължение на седмици. В тази статия ще научите как да преглеждате подробности за това кой, какво, кога и къде е била променена дадена клетка, как да филтрирате по диапазони или листове, как да активирате проследяване на промени в стари версии, да приемате или отхвърляте редакции и какви ограничения съществуват. Ще разгледате и алтернативи и дори начин за автоматизиране на записи с Power Automate и Office Scripts. да знаете какво се е случило с вашите данни.
Excel се е развил и днес съществуват два свята едновременно: модерно съавторство с функцията „Показване на промените“ и остаряло проследяване на промените, което разчита на споделени работни книги и има свои собствени ограничения. разберете кога да използвате всеки подход ви предпазва от грешки и конфликти при редактиране.
Показване на промените в Excel: Какво е това и как да го използвате
Функцията „Показване на промените“ ви показва ясна и четлива история на промените във вашата работна книга. кой какво е променил в коя клетка и кога се е случило, както и предишната стойност, за да можете да се върнете към предишното състояние. Панелът сортира записите от най-новите към най-старите и групира груповите редакции, за да можете да разбирате действията едновременно.
За да видите промените в цялата работна книга, отворете раздела Преглед и щракнете върху Показване на промените. Страничен панел с карти за редактиране, подредени хронологично. Оттам можете да разгледате всяка промяна, а при групови редакции да отидете на „Преглед на промените“ в съответната карта, за да разгледате подробно всяка засегната клетка.
Ако се интересувате само от определени части от файла, можете да филтрирате. Изберете лист, диапазон или клетка и щракнете с десния бутон, за да изберете „Покажи промените“. Можете да направите това и от панела: в горната част разгънете филтъра, изберете „Лист“ или „Диапазон“, въведете областта за наблюдение и потвърдете с иконата със стрелка, за да приложите.
Има времево съображение: историята, налична в „Показване на промените“, се съхранява до 60 дни. запазване на промените Помислете за експортиране на отчети или комбинирането им с други методи за архивиране или автоматизация, като например активиране на автоматично запазване.
Филтриране и преглед на подмножество: листове, диапазони и клетки
Когато книгата расте, не искате шум; искате фокус. стеснявам гледката, изберете листа, диапазона или клетката, които ви интересуват, и изберете „Покажи промените“ от контекстното меню. Панелът ще се настрои спрямо тази област.
Друг начин е филтърът на самия панел. панелен филтърВ горната част отворете селектора на обхват, изберете „Диапазон“ или „Лист“, посочете целевия диапазон или лист и потвърдете. По този начин можете да се съсредоточите върху това, което е важно, като намалите времето, прекарано в сравняване на несвързани клетки.
Не забравяйте, че блоковете за групови промени се показват групирани на отделна карта. разграждат всяка засегната клетка, когато влезете в „Преглед на групови промени в картата“, ще преминете през всяка отделна редакция, която е съставила това групово действие, което е чудесно, когато някой поставя или попълва данни в големи области.
Ако забележите, че нещо липсва, помислете за 60-дневния времеви прозорец и как „Показване на промените“ се фокусира върху съдържанието. настройки на формата може да не са изброени тук, както ще видим по-късно.
Контрол на промените в Legacy: Активиране, конфигуриране и споделяне
Класическото проследяване на промените в Excel разчита на стари споделени работни книги. лента за бърз достъп Добра идея е да добавите командите към лентата за бърз достъп, особено в Microsoft 365 и Excel 2021, 2019 и 2016, където те вече не са толкова видими по подразбиране.
За да ги включите, отидете на Файл > Опции > Лента с инструменти за бърз достъп. Контрол на промените (наследен) Под „Команди, налични в“ изберете „Всички команди“, намерете „Проследяване на промени (стари)“ и „Споделяне на работна книга (стари)“ и ги добавете. Щракнете върху „OK“, за да ги запазите и да ги имате винаги под ръка.
Сега кликнете върху „Проследяване на промените“ и изберете „Осветяване на промените“. Извършвайте контрол на промените при модифициране В диалоговия прозорец активирайте „Проследяване на промените при редактиране (споделяне на работната книга)“ и „Маркиране на промените на екрана“. Това ще маркира всяка редакция и автоматично ще промени работната книга в споделен режим.
Освен това, таблото за управление предлага филтри за персонализиране на това, което се проследява. Кога, кой и къде Използвайте тези филтри, за да стесните периода, авторството и областите от регистъра, които искате да проследявате. Тази гранулираност е перфектна, ако трябва да одитирате само определени периоди, потребители или области.
Как да маркирате редакции и да преглеждате историята
Ако включите „Осветяване на промените на екрана“, Excel визуално маркира докоснатите клетки. маркирани клетки Ще видите промени в заглавките и малък триъгълник в променената клетка. Когато задържите курсора на мишката върху клетката, се появява бележка с автора, датата и подробности за промяната.
Ако предпочитате таблична релация, включете „Показване на промените в нов лист“ в същото поле „Маркиране на промените“. Исторически лист Ще бъде създаден лист, наречен „История“, със списък със запазени промени. Това улеснява одита, груповия преглед и външното архивиране.
Имайте предвид, че обхватът на „История“ зависи от опциите, които сте задали за „Кога“, „Кой“ и „Къде“, както и от това дали промяната е запазена. Листът с историята ще изчезне ако изчистите отметката от квадратчето „Показвай промените на нов лист в текущата работна книга“.
За по-голяма поверителност по време на дискретен преглед, можете да премахнете отметката от „Осветяване на промените на екрана“ и да запазите проследяването активно. записваш, без другите да го виждат марки в реално време, полезни в чувствителни контексти.
Приемане или отхвърляне на промени: прецизен контрол на качеството
Когато е време за потвърждаване, използвайте „Приемане“ или „Отхвърляне на промените“ в секцията „Промени“ на раздела „Преглед“ или от „Проследяване на промените“. първо запазете Excel ще ви подкани първо да го запазите, след което можете да филтрирате промените, които искате да прегледате, по време, потребител или регион. По подразбиране се показват непроверени промени.
Всяка промяна, която ще бъде оценена, ще се появи в съветника за преглед. Приемане на всички и Отхвърляне на всички Можете да приемате или отхвърляте едно по едно или да използвате „Приемане на всички“ и „Отхвърляне на всички“, за да разрешавате на групи. Ако дадена клетка е претърпяла множество редакции от последния ви преглед, можете да ги прегледате последователно, докато не се спрете на правилната версия.
След приключване на прегледа, визуалните маркировки остават на листа. визуалните белези остават Те не се премахват, докато не деактивирате проследяването на промените, което ви помага да идентифицирате къде е възникнала дейност, дори ако тя вече е валидирана.
По всяко време, ако е необходимо да излезете от процеса, използвайте „Затвори“, за да се върнете към листа. възобнови по-късно Няма да загубите това, което вече сте прегледали, и ще можете да го възобновите по-късно без проблем.
Деактивиране на контрола на промените и запазване на доказателства
Ако решите да спрете вкарването, отидете на Преглед > Проследяване на промените > Маркиране на промените и махнете отметката от „Маркиране на промените при редактиране“. запазете копие на листа с историята Когато го изключите, хронологията се премахва от работната книга, така че е добре първо да запазите копие на листа с хронологията.
Често срещана тактика е да се остави опцията „Показване на промените в нов лист“ активирана, да се копира листът с историята в друга работна книга и да се запази като одитна следа. Исторически лист към друга книга По този начин не губите проследимост, дори ако затворите проследяването в оперативната книга.
Важно: Когато изключите проследяването на промените, работната книга вече не се споделя. може да презапише предишна работа Ако някой друг запази версията си, след като сте я деактивирали, това може да презапише предишната работа. Координирайте се с екипа си, за да избегнете конфликти, или изпълнете планирано замразяване.
Ограничения на наследените споделени работни книги
Споделените книги са стар метод със значителни ограничения. деактивирани функции Много функции са деактивирани, докато работната книга е споделена и проследявана, което може да повлияе на разширените работни потоци.
На ниво несъвместими елементи се открояват следните: създаване или вмъкване на таблици, добавяне или промяна на условни формати, добавяне или промяна на валидиране на данни, създаване или промяна на обобщени диаграми или отчети, вмъкване или промяна на картини или други обекти, вмъкване или промяна на хипервръзки, създаване или преглед на сценарии, вмъкване на автоматични междинни суми, създаване на таблици с данни, създаване или промяна на отчети с обобщени таблици, създаване или прилагане на сегментатори, създаване или промяна на блещукащи линии или добавяне на диалогови листове на Excel 4.
Контролът на промените е ориентиран към съдържанието. модификации на клетки и формули Промените в клетките и формулите се регистрират, но не всички промени във форматирането или действия, като например показване или скриване на редове или колони. Прости изчисления или визуални корекции може да не бъдат записани в лога.
Също така, това не е същото като „Отмяна“. Не можете да отхвърлите промените като „Отмяна“ Всяка промяна се преглежда и приема или отхвърля поотделно, независимо кога е направена.
Ако трябва да уточните коя клетка е била променена наскоро в реално време, можете да разчитате на функции и усъвършенствани формули. Функция CELL Полезен трик е да се използва функцията CELL без препратка във формула, за да се върне адресът на последната докосната клетка. Това е допълнение, а не заместител на формалното проследяване.
Автоматизирайте регистрирането и отчитането с Office Scripts и Power Automate
Ако имате повтарящи се задачи, Скриптове за офиса y Автоматизиране на захранването Те са мощен тандем. записвайте ежедневно отчитане Представете си, че записвате дневно отчитане в електронна таблица в Excel и изпращате по имейл разликата спрямо вчерашното отчитане. Можете да го направите без ръчна намеса и с надеждни записи.
Първо, подгответе работна книга с таблица, очаквана от вашия скрипт, например ReadingTable с колони за дата, отчитане и разлика. Раздел „Автоматизиране“ След това, в Excel, отидете на раздела Автоматизиране и създайте нов скрипт, като поставите следния код и го запишете с разпознаваемо име.
function main(workbook: ExcelScript.Workbook, newData: string): string {
const table = workbook.getTable('ReadingTable');
const readingColumn = table.getColumnByName('Reading');
const readingColumnValues = readingColumn.getRange().getValues();
const previousValue = readingColumnValues as number;
const currentDate = new Date(Date.now()).toLocaleDateString();
const newRow = -OFFSET(,-1,0)'];
table.addRow(-1, newRow);
const difference = Number.parseFloat(newData) - previousValue;
console.log(difference);
return difference.toString();
}Скриптът вмъква нов ред с датата, стойността и формулата за разликата от предишния запис и връща разликата като текст. резултатът ще бъде тялото на имейла Тозият резултат ще бъде тялото на автоматизиран имейл във вашия поток.
Сега създайте планиран облачен поток в Power Automate. ежедневно повторение Планирайте повторението всеки ден и щракнете върху „Създаване“. В реален сценарий данните могат да идват от друг източник; за тестване инициализирайте целочислена входна променлива с тестова стойност, например 1.
Добавете действието „Изпълнение на скрипт“ за конектора на Excel Online (Business). Изпълнете скрипта Изберете местоположението, библиотеката, файла daily-readings.xlsx, името на скрипта и предайте входната променлива като параметър newData. Това ще изпълни скрипта върху вашата книга.
Резултатът от скрипта е достъпен като динамичен резултат от съдържанието. Изпращане на имейл (V2) За да уведомите, добавете „Изпращане на имейл (V2) от Outlook“ и съставете съобщение с върнатата разлика, например в тялото: „Разлика от вчерашния ден:“ и резултантната стойност.
Проследяване на промените в ONLYOFFICE: история на версиите и още
Ако работите в екосистемата на ONLYOFFICE, проследяването на промените се предлага в различна форма. история на версиите Редакторът на електронни таблици активира историята на версиите по подразбиране, така че всяка сесия за редактиране се запазва като версия. Когато потребител затвори файла, сесията се затваря и се създава нова версия с неговото авторство и времева маркировка.
От раздела „Сътрудничество“ отворете „История на версиите“, за да видите списъка. промени от този автор Когато изберете версия, промените на този автор се маркират в цвета на аватара му, което улеснява четенето и сравняването на промените, направени през определени периоди от време.
Ако трябва да възстановите предишно състояние, използвайте „Възстановяване“ на съответната версия. възстановяване на предишно състояние Това ви дава пълен контрол върху развитието на документа, без да губите контекста на това кой е направил всяка корекция.
В допълнение към историята, можете ръчно да маркирате промените с форматиране или цветове и да оставяте коментари в клетките, за да обясните решенията или да поискате преглед. коментари Коментарите предоставят контекст и ускоряват сътрудничеството, особено когато няколко души участват в една и съща област.
С всичко горепосочено можете да изберете метода за проследяване, който най-добре отговаря на вашия сценарий: панелът „Показване на промените“ за подробен одит на последните редакции, контрол на наследените версии, ако имате нужда от потоци за приемане/отхвърляне и лист с история с раздели, модерно съавторство за безпроблемно сътрудничество в облака или алтернативи като ONLYOFFICE с вградената история на версиите. вашият процес е под контрол.