Знаете ли, че можете да създавате баркодове директно в Excel, лесно и отговорно, за да отговарят на различни нива на опит? Много хора не са наясно с тази мощна функционалност, но като разберете наличните методи и инструменти, можете да трансформирате електронните си таблици в наистина професионална база данни, готова за печат на етикети или проследяване на инвентара ви.
Отвъд математическите операции, Excel Това ви позволява да автоматизирате процесите на управление на бизнеса, да улесните логистичните задачи и дори да генерирате различни видове баркодове, като интегрирате няколко решения на една ръка разстояние. Тук ви го обясняваме.
Защо да създавате баркодове в Excel?
Баркодовете са основен инструмент в организацията на всеки бизнес, Независимо дали са големи или малки, тяхната полезност е неоспорима: те улесняват проследяването на запасите, проследимостта на продуктите, фактурирането и дори отпечатването на етикети, готови за поставяне върху вашите продукти.
Благодарение на Excel, създаването и управлението на баркодове е много по-лесно, отколкото изглежда. Не е нужно да сте ИТ експерт или да наемате скъпи външни услуги. С няколко основни понятия и правилните материали, можете да имате свои собствени кодове за минути. И най-хубавото: Можете да адаптирате тази функционалност както за вътрешен контрол, така и за генериране на етикети, подходящи за продажба.
Налични опции за генериране на баркодове в Excel
Има няколко начина за създаване на баркодове в Excel, всеки от които е адаптиран към различни цели, от най-ръчния и лесен вариант до професионални решения с добавки или интеграция с други програми. Това са основните опции:
- Използвайте шрифтове за баркодове, които могат да бъдат инсталирани на вашия компютър (например, Код 39 или 3 от 9).
- Използване на добавки в Excel специализирани, като например TBarCode или ActiveBarcode.
- Интегрирайте Excel с външен софтуер Тип Labeljoy, за разширен печат на етикети и управление на каталози.
- Свържете Excel с функцията за сливане на документи на Word, идеален за печат на масови етикети.
Изборът ще зависи от нуждите на вашата компания, вида код, който искате да генерирате (например EAN-13, Code128, QR...), и дали искате бързо решение за вътрешна употреба или по-професионално такова за печат на етикети.
Първи метод: Генериране на баркодове с помощта на шрифтове в Excel
Най-популярният и достъпен метод за повечето е Инсталирайте шрифт за баркод (като Code 39) и го използвайте в електронната си таблица. Ето подробния процес:
- Изтеглете и инсталирайте шрифт за баркодове (като например Code 39 или 3of9) от надежден уебсайт. Щракнете двукратно върху файла с шрифта и щракнете върху „Инсталиране“, за да го добавите към системата си.
- отворете ексел и създайте празен лист. Добавете колони, за да организирате информацията: една колона за продукта или референтния номер, една колона за кода и друга за баркода.
- В колоната, съответстваща на текста на баркода, Въведете формулата, която ще добави звездички в началото и края на кода (например, ако кодът ви е в клетка B2, поставете в C2: =»*»&B2&»*» ). Този формат е от съществено значение, защото шрифтът интерпретира звездичките като начални и крайни разделители.
- Изберете колоната с генерираните кодове и приложете шрифта на баркода който сте инсталирали. Ще видите как текстът автоматично ще бъде визуално преобразуван в баркод, готов за печат или сканиране.
Не забравяйте дефинирайте колоната като „Текст“, за да запазите водещите нули и да избегнете научната нотация. По този начин ще избегнете често срещани грешки, особено ако боравите с кодове тип EAN-13.
Предимства и ограничения на методите за определяне на източниците
Тази система е бърза, проста и не изисква харчене на пари за допълнителни решения. Всичко, от което се нуждаете, е шрифтът и стъпките, които трябва да следвате. Той е идеален за стандартни кодове, като например Code 39, и е перфектен за малки фирми или фрийлансъри, които трябва да отпечатват етикети за собствените си записи.
Има обаче големи ограничения:
- Работи само с типове кодове, поддържани от шрифта (напр. Code 39, но не и EAN-13, с изключение на много специфични шрифтове).
- Ако имате нужда от кодове с автоматични контролни цифри, ще трябва да ги изчислите ръчно или с допълнителни формули.
- Презентацията е проста; ако търсите разширена персонализация, ще ви е необходим допълнителен софтуер.
Накратко, това е перфектно решение за започване, експериментиране и дори създаване на професионални етикети, ако ги персонализирате добре.
Добавки за Excel: Професионалният вариант
Ако търсите по-цялостно решение, с поддръжка на десетки типове баркодове, автоматизация и разширена персонализация, има... Професионални добавки за Excel, като например TBarCode Office или ActiveBarcodeС тях можете да вмъквате код с едно щракване, динамично да го свързвате с клетки и да контролирате външния му вид и функционалност до най-малкия детайл.
Как работят тези плъгини?
- Инсталирайте ги и ги достъпвайте от раздела „Добавки“ в Excel.
- Можете да изберете типа код, от който се нуждаете, като например Code 128, EAN-13, QR, Data Matrix и др., регулирайте размера, размера на модула, ориентацията и други визуални параметри.
- Вмъква баркодове в избрани клетки, или поотделно, или чрез автоматично създаване на списъци от колона с кодове.
- Кодовете се актуализират автоматично всеки път, когато промените информацията в свързаната клетка.
- Те ви позволяват да печатате директно от Excel или да експортирате в други формати.
Те са идеални за компании, които се нуждаят от професионални етикети, каталози или за бързо и ефективно управление на инвентара. Много от тези плъгини имат безплатни или пробни версии, с които да експериментирате, преди да вземете решение.
Как да вмъквате и персонализирате баркодове в Excel с помощта на добавки
Опциите за дизайн и манипулиране на баркодове, генерирани с добавки, са много по-широки. Можете:
- Лесно добавяне, преместване, копиране и изтриване на баркодове от контролния панел на плъгина.
- Конфигурирайте режим на проектиране, за да регулирате размера, позицията и свойствата на обекта с баркод според вашите нужди.
- Свържете баркода с конкретни клетки така че те да се актуализират автоматично.
- Решете дали искате текстът, четим от човек, да се показва под кода или да остане скрит (в зависимост от използвания от вас стандарт за код).
- Автоматично коригиране на размера на кода (височина/ширина) до размера на клетката или го дефинирайте свободно.
Освен това можете да изпълнявате разширени задачи, като например автоматизиране на генерирането на код с VBA или експортиране на етикети за масов печат.
Печат на етикети от Excel с баркодове
Ако целта ви е Създавайте етикети за продукти, пликове или пакети, използвайки данни от ExcelМожете лесно да направите това, като комбинирате Excel и Word, използвайки функцията „Обединяване на поща“.
Тази система е идеална за:
- Отпечатайте пощенски етикети с уникална информация за всеки получател.
- Генериране на етикети на продукти с уникални баркодове на ред (например, един EAN-13 на продукт).
Процесът включва:
- Подгответе вашия Excel лист с данните и наименувайте диапазона (продукт, код, адрес и др.).
- От Word стартирайте обединяването на документи и изберете „Етикети“.
- Изберете вашия Excel файл като източник и свържете полетата (име, код, град и др.).
- Използвайте специалното поле DisplayBarcode за да може Word автоматично да преобразува текст в четлив баркод на всеки етикет (например за CODE128).
Тази система позволява много високо ниво на автоматизация и е от съществено значение за големи обеми печат.
Какви видове баркодове можете да генерирате с Excel?
В зависимост от избрания метод, Можете да генерирате различни видове баркодове:
- Код 39 (или 3 от 9): Най-лесният за използване с източници, идеален за инвентаризации и вътрешен контрол.
- EAN-13: Това е стандартът за продукти за продажба, изисква изчисляване на контролна цифра и обикновено специализирана добавка или софтуер.
- Код 128: Поддържа повече символи, много е гъвкав и е професионален. Може да се използва с добавки или сливане на документи в Word.
- QR код и матрица на данните: За по-напреднали нужди, особено ако искате да кодирате повече информация или URL адреси, разширените плъгини улесняват генерирането им.
Изберете подходящия тип въз основа на предназначението си: вътрешен склад, продукти за продажба, логистика и др.
Генериране на баркодове в Excel Много по-просто е, отколкото си представяш и е достъпен за всеки потребител, дори за тези без задълбочени компютърни познания. Възползвайте се от гъвкавостта на този инструмент и гореспоменатите опции, за да изведете контрола и управлението на вашите продукти на съвсем ново ниво, със спокойствието, че всички ваши кодове и етикети са добре организирани и готови за употреба, когато имате нужда от тях.