Ако работите с документи в облака ежедневно, ще искате да овладеете напълно контрол на версиите в OneDrive и SharePointНе става въпрос само за връщане назад, когато някой направи грешка: зад всичко това стои система от история, ограничения, одит и управление на записи, която, когато се използва правилно, може да ви спаси от повече от едно плашене.
В следващите редове ще видите как Активиране, използване и управление на версиите на файловете ви в OneDriveКакво се случва с тези „невидими“ промени, които се запазват във фонов режим, как работят ограниченията за версии, зададени от организацията, и, много важно, как всичко това се интегрира със запазването, регистрирането и защитата на Microsoft 365.
Какво е контрол на версиите в OneDrive и SharePoint?
Контролът на версиите позволява автоматично запазване на историята на промените за всеки файл или елемент съхранявани в OneDrive или в библиотеки с документи и списъци на SharePoint. Всеки път, когато даден документ бъде променен и запазен, се създава нова версия (първична или вторична, в зависимост от конфигурацията).
На практика това означава, че Можете да преглеждате, сравнявате и възстановявате предишни версии. Word документи, Excel, PowerPoint, PDF файлове, CAD файлове, снимки, видеоклипове и практически всякакъв тип файлове, съхранявани в тези услуги.
Когато контролът на версиите е активиран, Всяка промяна се добавя към историята на версиите на елемента.с информация като дата на промяна, потребителят, направил промяната, и размерът на файла. Броят на запазените версии и кой може да преглежда чернови или второстепенни версии може да бъде конфигуриран за всеки списък или библиотека.
Освен това, в корпоративни сценарии, Microsoft 365 комбинира тази история с политики за съхранение, етикети и управление на записитака че някои документи може да имат специални ограничения, които влияят на начина, по който техните версии се запазват и изтриват.
Основни версии, второстепенни версии и чернови
В много организации библиотеките на SharePoint са конфигурирани да контрол на главни и второстепенни версииОсновните версии са номерирани с цели числа (напр. 5.0), докато второстепенните версии са номерирани с десетични числа (напр. 5.1), което по-добре отразява нивото на зрялост на документа.
Обикновено, а Основната версия представлява важен етап.Документ, представен за преглед, официална публикация, сключен договор и др. Вторичните версии обикновено са незавършени разработки, чернови, които все още не са готови да бъдат видени от всички.
С тази конфигурация екипът обикновено се нуждае често достъпват най-новите второстепенни версии Докато документът се подготвя и с течение на времето може да е от интерес да се извлекат или проверят по-стари вторични версии, които отразяват развитието на съдържанието.
Поддържат се само списъци на SharePoint основни версииВсяка промяна на елемент генерира нова версия, номерирана с цяло число. Ако организацията изисква одобрение на съдържанието, тези елементи могат да преминат през състояние „В очакване“, в което се третират като чернови, докато не бъдат одобрени от някого с разрешения.
Има едно важно техническо ограничение: Допускат се само до 511 второстепенни версии за всяка основна версия. От този момент нататък, ако се опитате да запазите друга второстепенна версия с скорошен клиент, това ще презапише най-скорошната второстепенна версия; при по-стари клиенти това директно блокира качването или запазването на промените, принуждавайки издаването на нова основна версия.
Как да активирате и използвате историята на версиите в OneDrive (уеб)
В OneDrive за Microsoft 365 историята на версиите обикновено е активирано по подразбиране на организационно нивоКонкретното поведение обаче може да варира в зависимост от това как вашият администратор е конфигурирал библиотеките. Въпреки това, като потребител, можете да получите достъп до историята на файл в мрежата само с няколко стъпки.
- Влизане в OneDrive с вашия личен акаунт в Microsoft или с вашия професионален или образователен акаунт (например вашия служебен акаунт в Microsoft 365).
- В изглед на файл, намерете документа, който искате да извлечетеЩракнете с десния бутон върху него и изберете „История на версиите“ от контекстното меню.
- Ще се отвори страничен панел с списък с наличните версии на файлапоказвайки кой ги е променил, кога и размерът на всяка една от тях.
- Ако имате служебен или училищен акаунт, използвайте бутона три точки (…) до версията, която искате да възстановите и изберете „Възстановяване“.
В класическите изгледи или по-старите версии на SharePoint Server методът се променя леко: обикновено се показва падащ списък до номера на версията, откъдето можете директно да изберете опцията за възстановяване.
След като възстановите версия, това копие става текущата версия на файлаВъпреки че предишната версия остава като предишна версия в историята, по този начин никога не губите никакви итерации по пътя.
История на версиите от File Explorer (клиент за синхронизиране)
Ако имате Приложение за синхронизиране на OneDrive На вашия компютър можете управлявайте версиите директно от File Explorerбез да отваряте браузъра. Настолният клиент се интегрира с Windows, за да улесни тази задача.
El стандартна процедура В Windows е:
- Отвори Папка OneDrive в Explorer (независимо дали е личен или служебен) и потърсете файла, чиято история ви интересува.
- Щракнете с десния бутон върху файла и изберете опцията „История на версиите“ от контекстното меню.
- В прозореца с историята, който се отваря, Изберете подходящата версия, след което кликнете върху трите точки и изберете „Възстановяване“.
Имайте предвид едно важно ограничение: Не можете да възстановите няколко версии на няколко файла едновременноВъзстановяването на версии е операция, извършвана файл по файл, именно за да се избегнат масивни грешки, които са трудни за отмяна.
Възстановяване на версии от приложения на Office (Word, Excel, PowerPoint)
Когато работите с документи на Office, съхранявани в OneDrive или SharePoint, можете Преглеждайте и отваряйте предишни версии директно от Word, Excel или PowerPoint., както в онлайн версиите си, така и в най-новите настолни клиенти.
За да направите това, отворете документа от OneDrive (например Word Online във вашия браузър) и след това преминете през менютата, за да „Файл > Информация > История на версиите“Списъкът със запазените версии ще се покаже в десния панел.
От този панел можете Отворете всяка версия в режим само за четене.Прегледайте направените промени (обикновено маркирани в работното пространство) и изберете „Запазване на копие“ или „Възстановяване“. Бутонът за възстановяване няма да се появи в най-новата версия, тъй като това вече е текущата версия на документа.
Този подход е особено полезен, когато Искате ли визуално да сравните промените в съдържанието? или да възстановите определени части от по-стара версия, без да е необходимо да я възстановявате напълно.
Управление на лог файлове и контрол на версиите за записи в OneDrive и SharePoint
В сценарии, включващи съответствие с регулаторните изисквания, одит или законови изисквания, много документи стават „записи“ със специални ограниченияMicrosoft 365 предлага възможността за автоматично маркиране на документ като запис чрез прилагане на етикети за съхранение.
Когато даден файл се обработва етикет за задържане, конфигуриран да маркира съдържанието като записДо етикета се показва свойство на документа, наречено „Статус на записа“. В зависимост от настройката на този етикет, първоначалният статус може да бъде „Заключен“ или „Отключен“.
Целта на тази система е да позволи третирането на даден документ като непроменлив записпредотвратявайки тяхното изтриване и определени модификации, но същевременно улеснявайки сътрудничеството и създаването на по-късни версии, които също могат да се считат за записи сами по себе си.
Имайте предвид, че Папките на тетрадки в OneNote не поддържат версии на записи.Те обаче използват стандартната история на версиите на SharePoint/OneDrive. Моделът на регистриране обаче се фокусира върху типични офис документи и други файлове, съхранявани в библиотеки.
Заключване и отключване на записи: как работи
Всеки потребител с разрешения за принос или по-високи В библиотека, където документите са маркирани като записи, можете да промените състоянието на записа между „Заключен“ и „Отключен“. Обичайна практика е тези състояния да се превключват, за да се редактира, когато е необходимо, и след това съдържанието да се замразява.
Кога отключва документ, маркиран като записТова задейства серия от автоматични действия във фонов режим:
- Ако сайтът все още няма такъв Висяща библиотека за консервацияСъздава се автоматично.
- Ако тази библиотека все още не включва папка, наречена „Записи“, тя също се създава.
- Изпълнява се действието „Копиране в“, което дублира най-новата версия на документа в папката „Дневници“ в библиотеката за окачване. Копира се само последната версия, а не цялата история.
- Копието, съхранено в „Записи“, е Добавяне към историята на версиите на оригиналния документ, отбелязано с думата „Запис“ в полето за коментари на съответната версия.
- Оригиналният документ генерира нова редактируема версия; Не може да се премахне, но може да се модифицира.Колоната „Елементът е запис“ продължава да показва „Да“, тъй като документът остава запис, въпреки че вече е отворен за промени.
Когато потребителят се върне към блокова регистрацияДокументът става нередактируем. Ключовото действие, което генерира версия на лог в папката „Логове“, обаче е отключване, а не заключване.
Нова „версия на записа“ се създава само когато Статусът на регистрацията се променя на Блокирана след отблокиране И са настъпили промени. Това ви позволява да запазите само съответните версии като записи, намалявайки риска от натрупване на ненужни копия.
Преглед и одит на версии на лог файлове
Всеки път, когато запис в системния регистър се отключва и копира в папката на системния регистър, Тази версия е ясно идентифицирана в историята. с текст „Запис“ в коментарите. За да видите историята, просто изберете документа в библиотеката и използвайте опцията „История на версиите“.
Освен това, акциите на Записите за заключване и отключване се записват в дневника на одита de Microsoft ViewВ категорията „Дейност на файлове и страници“ ще намерите събития като „Състоянието на записа е променено на заключено“ или „Състоянието на записа е променено на отключено“.
Това позволява на администраторите и екипите за съответствие да проследявате всичко, което се случва с документи, маркирани като записикой ги е отключил, кога, колко версии на регистрация са създадени и т.н., което е от решаващо значение в регулираните сектори.
Ограничения на историята на версиите: организация, сайт и библиотека
Историята на версиите е мощна, но ако ѝ се позволи да расте неконтролирано, тя може... консумират значително количество място за съхранениеЕто защо Microsoft 365 ви позволява да задавате ограничения на различни нива: организация, сайт, библиотека и дори OneDrive акаунт.
Глобалните администратори и администраторите на SharePoint могат да дефинират предварително дефинирани ограничения за историята на версиите за цялата организацияТази настройка се прилага автоматично към всички нови библиотеки с документи, както в съществуващи сайтове на SharePoint, така и в нови сайтове, както и към библиотеките по подразбиране в нови сайтове на OneDrive.
Собствениците на сайтове, от своя страна, могат прекъсване на наследяването на тези стойности по подразбиране и да зададат специфични ограничения за версиите на своя сайт. И по-надолу, собствениците на библиотеки могат да дефинират свои собствени ограничения, игнорирайки както стойностите на организацията, така и на сайта.
На практика потокът обикновено е следният: Ако не са конфигурирани ограничения за сайта, се прилагат глобални ограничения. към нови библиотеки. Ако даден сайт има свои собствени граници, те се прилагат по подразбиране, когато библиотеките се създават в рамките на този сайт, освен ако библиотеката също така не наруши наследяването и не установи свои собствени правила.
Видове ограничения и поведения на историята на версиите
Microsoft предлага два основни подхода за контролиране на ограниченията на версиите: Автоматична конфигурация и ръчна конфигурацияВсеки от тях има различни последици на ниво управление на съхранението и съответствие.
Автоматичната конфигурация е предназначена за оптимизирано съхранение на версииБалансира капацитета за възстановяване (възможността за връщане назад) с потреблението на пространство, без администраторът да е длъжен ръчно да изчислява конкретни номера на версии или времеви прозорци.
Ръчната конфигурация, от друга страна, позволява на администратора дефиниране на явни ограничения в броя на основните версии и, по избор, тяхната възраст. Ето два основни варианта, които се използват често:
- Ограничение за основни версии с период на изтичанеПосочени са максимален брой версии и максимално време на съхранение. Например, 500 основни версии и 365 дни. Когато някой от тези критерии бъде превишен, най-старите версии се изтриват.
- Ограничение за основни версии без временно изтичанеПросто задавате максимален брой (например 500 основни версии) и системата гарантира, че той няма да бъде превишен, като автоматично изтрива по-стари версии, когато е необходимо.
И в двата случая елиминациите, свързани с тези ограничения, могат да бъдат трайни и не отиват в кошчето за рециклиранеособено когато се намесва планирано съкращаване на версии или превишаване на ограниченията на библиотеката.
Възстановяване на всички записи в OneDrive до предишно състояние
В допълнение към възстановяването на отделни версии, OneDrive предлага опцията за възстановяване на цялото съдържание на акаунт до предишен момент във времетоТази функционалност е особено полезна, ако е възникнало масивно повреждане, изтриване или рансъмуер.
За да го използвате, трябва да отворите OneDrive в браузъра си, да кликнете върху Щракнете върху иконата „Настройки“ и изберете „Възстановяване на вашия OneDrive“Ще се отвори страница с няколко предварително зададени опции за дата (вчера, преди седмица, преди три седмици) и опция за задаване на персонализирана дата и час.
Тази страница показва графика с дейността по записване на данни Акаунтът включва плъзгач, който ви позволява да изберете точния момент, към който искате да се върнете. Под него са изброени промените, които трябва да бъдат отменени, като е посочено кой ги е направил и кога.
След като сте избрали точката за възстановяване и промените, които искате да отмените, остава само да... натиснете бутона „Възстановяване“ така че OneDrive да се върне в това глобално състояние, което ще засегне всички участващи файлове.
Превишен лимит на OneDrive, замразени акаунти и най-добри практики
Ако превишите лимита за съхранение, разпределен за вашия OneDrive, акаунтът влиза в състояние „замразено“ (само за четене)В този момент не можете да качвате или променяте файлове, докато не освободите място или не надстроите плана си.
За да излезете от замразена сметка, има основно два начина: купете повече място (удължаване на абонамента) или Изтрийте файлове, за да освободите място за съхранениеОт уеб интерфейса, при влизане в замразен акаунт, се предлага функцията „Размразете акаунта си за временен достъп до файловете си“, за да можете да ги почистите.
След временно размразяване, имате период (обикновено 30 дни), в който Можете да изтриете ненужните файловеАко не го направите навреме или отново превишите лимита, акаунтът може да бъде замразен отново по по-ограничителен начин, дори да ви принуди да се свържете с поддръжката.
Друг важен момент е неактивността: ако не получите достъп до OneDrive в рамките на една година, Вашият акаунт може да бъде замразен поради липса на употребаДори и да използвате други услуги на Microsoft 365, простото влизане поне веднъж годишно или поддържането на активност с настолния клиент ще го предотврати.
Във всеки случай е препоръчително следене на използването на паметта От вашия акаунт прегледайте кои папки се синхронизират и махнете отметката от тези, които са твърде големи или не са критични, за да избегнете ненужно превишаване на лимита.
Настройки на клиента на OneDrive и разширени опции
Клиентът OneDrive за Windows и macOS включва панел с настройки с няколко раздела, които косвено влияят как се управляват файловете и, съответно, техните версииНякои от най-подходящите опции са:
- Синхронизиране и архивиране: позволява ви да активирате архивирането на важни папки от вашия компютър (Работен плот, Документи, Снимки), така че те да станат част от вашия OneDrive.
- предпочитания: контролира поведението при влизане в системата, използването в режим на пестене на батерията или в мрежи с отчитане на потреблението, както и други общи опции.
- Файлове по заявкаАктивира изтегляне при поискване, така че виждате всички файлове, но те заемат място на компютъра ви само когато ги отворите. Това влияе върху производителността и начина, по който различните версии се управляват локално.
- Сътрудничество при работа с файловеТой управлява как се синхронизират промените в споделените документи и е ключов за... Office запазва в OneDrive по подразбиране. и автоматичното запазване функционират правилно.
- Сметка: показва използваното пространство, позволява ви да прекъснете връзката с акаунта или да добавите друг, да изберете кои папки да синхронизирате и да конфигурирате Личното хранилище.
Имате и контроли за пауза и възобновяване на синхронизациятаМожете също така да затворите напълно клиента или да прегледате информация за поддръжка, като например идентификатора на устройството и точната версия на инсталирания OneDrive, което е много полезно, ако имате проблеми с историята на версиите или синхронизацията.
Цялата тази екосистема от контрол на версиите, управление на лог файлове, ограничения на историята, опции за възстановяване и конфигурация на клиента го прави OneDrive и SharePoint са много надеждни инструменти за защита на вашите файловеМожете да си сътрудничите, да отменяте промени, да отговаряте на законовите изисквания и да избягвате загуба на данни, ако отделите време, за да научите как работи всяка част.
