В последните години, дигиталната трансформация и борбата с данъчните измами доведоха до дълбоки промени в начина, по който компаниите управляват своите административни процеси. Една от най-забележителните е Задължително електронно фактуриране и необходимостта от използване на сертифициран софтуерВлизането в сила на нови разпоредби и предстоящото пълно прилагане на Закона „Създавай и развивай се“, заедно с развитието на Закона за борба с измамите, поставиха компаниите и самонаетите лица пред предизвикателството да се адаптират към среда, в която дигитализацията и проследимостта на фактурите се превръщат в ключови опорни точки. прозрачност и данъчна ефективност.
С новата регулация не само големите компании, но и МСП и самонаетите лица са призовани да прегледат и актуализират своите системи за фактуриране. Този процес на промяна включва не само приемане на адаптиран софтуер, но и разбиране какви технически и правни изисквания трябва да отговаря програмата.
Преглед на правната и регулаторната рамка: от Закона „Създавай и развивай“ до реалното му прилагане
Задължението да електронно фактуриране В Испания се подкрепя от различни правни рамки чиято цел е, от една страна, да улесни създаването и растежа на компаниите, а от друга, да се бори със закъснелите плащания и данъчните измами. Основният стълб е Закон 18/2022 за създаването и развитието на дружества (известен като Закона за създаване и растеж), към който се добавя Закон 11/2021 относно мерките за предотвратяване и борба с данъчните измами и съответните им регулаторни разработки.
В последния период на 2024 г. Кралски указ 1007/2023Че регулира техническите и експлоатационните изисквания че компютърните системи и програми, използвани от компании и професионалисти в процесите на фактуриране, трябва да отговарят. Успоредно с това, Министерска заповед HAC/1177/2024 уточнява техническите подробности за формати, съдържание, оперативна съвместимост и сертифицирани процедури да се гарантира законността и надеждността на електронните фактури.
Кого засягат всички тези разпоредби? Задължението е за всички дружества и самонаети лица, извършващи дейност на испанска територия, с изключение на тези, които са задължени да предоставят незабавна информация (SII), и тези, които са извън националната данъчна рамка (като например някои организации в определени територии или извън страната).
Задължения и изисквания: На какво трябва да отговаря електронната фактура?
Електронната фактура е много повече от дигитален документ. За да бъде валидна и защитена от манипулация, тя трябва да отговаря на редица изисквания. основни технически и правни изисквания:
- Структуриран и стандартен форматФактурата трябва да бъде генерирана в четлив и автоматизиран формат, като XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT или друг формат, одобрен от Администрацията.
- Съдържат уникален идентификационен код и QR кодQR кодът трябва да отговаря на техническите спецификации и да се появява както на печатни, така и на цифрови фактури.
- Включете фразата „Фактура, проверима в електронната централа на AEAT“ или легендата „VERI*FACTU“: от съществено значение при използване на системи, които автоматично изпращат записи до Министерството на финансите.
- Осигуряване на целостност, автентичност и проследимост на данните: чрез електронен подпис, хеш, верижно свързване на записи и системи, които предотвратяват неоторизирани промени.
- Съхранявайте поне 5 годиниФактурите трябва да останат достъпни, да могат да се търсят и да се изтеглят през целия този период, както за компанията, така и за получателите или администрацията.
- Улесняване на достъпа до фактуратаКлиентите и получателите трябва да могат да ги преглеждат, изтеглят и отпечатват безплатно.
- Задължително издаване и получаване при сделки между фирми и самонаети лица (B2B): Задължението се разпростира и върху определени B2C сектори, като телекомуникации, застраховане, енергетика, водоснабдяване и онлайн продажби.
Всяка електронна фактура трябва да включва и основните данни, които вече са типични за традиционното фактуриране: номер и серия, дата на издаване, данъчна информация на издателя и получателя, понятия, данъчни основи, данъчни ставки, обща сума и информация за регистрация на бизнеса, където е приложимо.
На какви технически изисквания трябва да отговаря сертифицираният софтуер за фактуриране?
El софтуер за фактуриране То се превръща в централен елемент в управлението на данъците. За да отговаря на разпоредбите и да бъде считано за сертифицирано, то трябва да гарантира следното:
- Генериране, съхранение и верижно свързване на записиТрябва да създадете записи за регистрация и анулиране за всяка фактура, като свържете всяка от тях с предишните и следващите фактури (хеш), като по този начин осигурите проследимост и затрудните всяка неоторизирана манипулация или изтриване.
- Дневник на събитиятаТрябва да записва всички съответни потребителски операции, както рутинни (създаване, промяна, изпращане, плащане), така и периодични събития, грешки, стартирания и спирания на системата.
- Цялостност и непроменимостНикакви данни от фактури или записи не могат да бъдат променяни или изтривани, без да се остави цифрова следа (хеш) и запис на действието.
- Опазване и достъпностВсички записи трябва да са достъпни, експортируеми и четими по всяко време от потребителя, ръководството или одитора.
- Капацитет за взаимосвързаност и оперативна съвместимостСофтуерът трябва да позволява обмен на информация с други програми без допълнителни разходи, за да гарантира пълна свобода за потребителя и да улесни спазването на регулаторните изисквания.
- Проверете състоянието на фактуритеКакто издателите, така и получателите трябва да могат да проверяват статуса на всяка фактура онлайн в реално време. Ако системата доброволно подаде записите към AEAT (системата VERI*FACTU), те могат да бъдат прегледани директно в онлайн офиса на Министерството на финансите.
- Разграничение между данъчна и поверителна информацияСистемата трябва да отделя информацията, свързана с Министерството на финансите, от вътрешните стратегически данни, които нямат данъчно въздействие, като по този начин улеснява работата на инспекторите и защитава корпоративната поверителност.
- Съответствие с протоколите за електронен подпис и цифровите сертификатиЕлектронният подпис трябва да е базиран на европейски стандарти и да е свързан с квалифициран сертификат, издаден от оторизиран доставчик.
- Отговорно изказванеПроизводителите на софтуер трябва да включат видима и персонализирана декларация в системата, която гарантира, че програмата отговаря на всички необходими законови стандарти.
Освен това, всички фактури, издадени за сертифициран софтуер, трябва ясно да идентифицират програмата и нейната версия, което позволява на властите да проверят съответствието на системата с действащите разпоредби.
Системата VERI*FACTU: ключов инструмент за прозрачност
Един от основните напредъци на закона е създаването на Система VERI*FACTU, функция, която позволява на компании и самонаети лица доброволно да представят всички документи за фактуриране на Данъчната агенция в точния момент на неговото генериране.
Обектът е двоен: проверява автентичността и целостта на фактурите незабавно и опростяване на одита от данъчните инспектори. Въвеждането на VERI*FACTU предлага и допълнителни предимства за данъкоплатците, които могат да автоматизират въвеждането на транзакции в своите данъчни книги за ДДС и данък върху доходите на физическите лица без допълнителна документация.
Тази система е по избор, но Използването му ускорява процедурите, намалява риска от грешки и измами и осигурява правна сигурност. както към подателя, така и към получателя.
А какво ще кажете за двойното фактуриране и софтуера с двойна употреба?
Една от основните цели на новата правна рамка е да се сложи край на системите за фактуриране с „двойно предназначение“, т.е. тези, които позволяват укриване, манипулиране или елиминиране на скрити транзакции. Новият регламент изрично забранява разработването, продажбата или използването на софтуер, който позволява... Паралелно счетоводство, изтриване на записи, промяна на данни или фактуриране извън фискален контрол.
Целият софтуер трябва да бъде подготвен за предотвратяване на унищожаването или манипулирането на издадени фактури и трябва да генерира за всяка транзакция цифров пръстов отпечатък (хеш), свързан дневник на събитията и връзка към останалите фактури. По този начин администрацията може да открие всеки опит за промяна или изтриване.
Производителите и дистрибуторите на софтуер, които не спазват изискванията, могат да бъдат изправени пред сериозни санкции, както и компаниите, които продължават да използват несъответстващ софтуер.
Оперативна съвместимост, достъп и регистрация: как това се отразява на бизнеса и физическите лица
Регламентът установява, че Никой клиент или получател не може да налага на друг използването на специфичен софтуерВсички решения трябва да бъдат оперативно съвместими помежду си, което позволява Автоматично свързване, безплатно споделяне и консултация в реално време от всеки оторизиран потребител.
Сертифицираният софтуер трябва да гарантира, че както фирмите, така и физическите лица могат достъп, консултации и изтегляне на фактури безплатно които им съответстват, за период от поне четири години. В определени сектори – като енергетика, телекомуникации, банково дело, застраховане и онлайн търговия на дребно – е задължително също така да се предоставя електронно фактуриране и достъп на отделни потребители при поискване.
Целта е двойна: от една страна, да се улесни правото на клиентите на информация и да се гарантира прозрачност; от друга, да се насърчи съвместният контрол и откриването на грешки или измами във всеки един момент от веригата на продажбите.
Формати, съхранение и експортируемост на записи за фактуриране
За да се улесни управлението, анализът и одитът, данните от фактурите и техните записи трябва да се съхраняват в стандартни и структурирани формати, за предпочитане XML с UTF-8 кодиране, следвайки схемите, определени от Министерската заповед.
Софтуерът трябва да позволява експортиране и импортиране на записи (ДДС, данък върху доходите на физическите лица, продажби и регистри за приходи) в стандартизирани формати, което улеснява миграцията между системите и административното подаване. В случай на съхранение извън обекта (напр. архивиране в облак), трябва да се запази целостта и пълната наличност на записите.
От друга страна, всички генерирани фактури, независимо дали на хартия или дигитално, трябва да включват QR код и легендата VERI*FACTU, ако е приложимо, видими със същата яснота като останалите данни от фактурата.
Последици от неспазването и предимства на правилната адаптация
Неспазването на разпоредбите може да доведе до значителни рискове за бизнеса и разработчицитеСред забележителните санкции са глоби до 10.000 150.000 евро за компании и XNUMX XNUMX евро за тези, които са отговорни за несъответстващ софтуер.
Приемането на сертифицирана система за фактуриране Това носи и ясни ползи: спестяване на време и разходи, намаляване на грешките, подобрение в управлението на документи, по-висок прозрачност и по-гъвкаво управление на данъчните задължения и данъчните проверки.
Чрез ефикасно управление на прехода към задължително електронно фактуриране и се съобразете с изисквания за сертифициран софтуер Гарантирана е законността, освен това се ускорява дигиталната трансформация на бизнеса и се засилва конкурентната позиция на един все по-дигитален и взискателен пазар.