Ако работите с Word ежедневно, рано или късно ще попаднете на термини, които проверката на правописа не разпознава. Добавянето на ваши собствени думи към речника не само ви позволява да избегнете досадните червени линии, но и ви помага... поддържайте последователен правопис в дълги, специализирани документи. С няколко настройки можете да контролирате кои речници Word използва, да създавате свои собствени и да пренасяте персонализираните си списъци със себе си на всеки компютър.
Целта на това ръководство е да ви помогне да овладеете, стъпка по стъпка, всичко необходимо за управление на персонализирани речници в Word: от най-бързия начин за добавяне на дума с едно щракване до създаване на речници по теми, редактиране на списъци, избор на речник по подразбиране и импортиране на файлове с разширение .dic. Ще видите също как да прецизирате прегледа на... правопис и граматика, полезни клавишни комбинации като „Търсене и заместване“ и трикове като използване на неразбиващи се интервали и тирета.
Какво представляват персонализираните речници и за какво се използват?
Word използва набор от речници, за да проверява текстовете ви и да посочва евентуални грешки. В диалоговия прозорец „Персонализирани речници“ ще видите списък с допълнителни файлове с речници, които програмата може да използва за корекция. Ако имате инсталиран такъв на компютъра си, но той не се показва в този списък, можете да го добавите, за да може Word да го използва по време на корекция. Този списък включва, наред с други неща, речника, в който се съхраняват добавените от вас думи, като например класическия речник. CUSTOM.DIC или съвременният РоумингCustom.dicи всички речници, които активирате или добавяте.
Тези речници са много полезни в технически контексти, където общият език не е достатъчен. Медицинската терминология е добър пример: много термини не са в стандартния речник на Word, така че се появяват като предполагаеми грешки. С персонализирани речници можете да включите обичайния си жаргон и да накарате програмата за проверка на правописа да се адаптира към вашите нужди, без да жертвате щателния преглед на останалата част от текста. Накратко, вие добавяте думите си и решавате кой файл да използвате. са запазени и консултирани.
Най-бързият начин: добавяйте думи, докато пишете
Когато Word подчертае дума в червено, за която знаете, че е изписана правилно (технически термин, акроним, собствено съществително име), можете да я добавите към речника си в движение. Щракнете с десния бутон върху термина и изберете „Добавяне към речника“. Това предотвратява маркирането на думата в този документ и в следващите, защото тя става част от вашия списък с персонализирани думи в речника по подразбиране, който проверката на правописа проверява автоматично. автоматично.
По време на ръчен преглед, панелът „Правопис и граматика“ предлага няколко действия: „Игнорирай“, „Игнорирай всички“, „Добави“ и предложения с „Промени“ или „Промени всички“. „Игнорирай“ пропуска този конкретен случай; „Игнорирай всички“ игнорира думата в целия документ, но не я добавя към речника; „Добави“ добавя термина към вашия персонализиран речник, така че вече да не се счита за грешка; „Промени“ прилага предложение веднъж, а „Промени всички“ го прилага към всички срещания. Разумното използване на тези опции предотвратява фалшиви положителни резултати и намалява броя на грешките. повтарящи се издания.
Как да отворите полето „Персонализирани речници“
За да управлявате речници от опциите на Word, отидете на Файл > Опции > Проверка и изберете Персонализирани речници. Ако предпочитате, можете Персонализиране на лентата и разделите в Word за по-бърз достъп. В този прозорец ще видите всички активни речници. Можете да ги активирате или деактивирате, да създавате нови, да ги редактирате, да ги избирате по подразбиране и да ги добавяте, ако вече съществуват на вашата система. Този път се отнася за повечето програми на Office в Windows. Това е контролният център, от който избирате кой речник Word да използва за вашата работа. запазване на нови думи и кои от тях се консултирате, когато правите преглед.
Ако използвате класически Outlook за Windows, можете да получите достъп до настройките за проверка чрез раздела „Поща“. Там ще намерите бутона „Правопис и автокорекция“, от който можете да отидете на „Проверка“ и след това на „Персонализирани речници“. Въпреки че е различно приложение на Office, логиката е същата: достъп до опциите за проверка, за да редактирате списъка с речници и да решите кой файл да получава думите, които добавяте с „Добавяне към“. Diccionario.
Създаване, редактиране и избор на речник по подразбиране
Ако искате да създадете специфичен речник за конкретна тема, проект или клиент, отворете Файл > Опции > Преглед > Персонализирани речници и изберете Нов. Изберете смислено име (напр. медицинскитермини) и го запазете. Ще видите новия си файл в списъка. Оттам можете да го активирате и да го използвате като хранилище за конкретни думи в тази тема, което улеснява разделянето на списъците ви по обхват и споделянето на файла, когато е уместно. Това е удобен начин за групиране на терминология с... критерий.
За да промените съдържанието на съществуващ речник, в същия прозорец изберете файла и щракнете върху „Редактиране на списък с думи“. Ще се отвори прозорец за добавяне, коригиране или изтриване на записи. Това ръчно редактиране е много полезно за почистване на остарели термини, коригиране на печатни грешки или групово добавяне на няколко думи, които вече сте подготвили. Поддържането на речниците ви чисти предотвратява фалшиви аларми и намалява „шума“ в речника. преглед.
Важно е да изберете в кой речник новите думи, които добавяте с десен бутон или от панела за корекции, да се запазват по подразбиране. Под „Персонализирани речници“ изберете желания файл и използвайте „Промяна по подразбиране“. Това гарантира, че всички добавени думи ще отидат в речника, който ви интересува (например, този, създаден за проект), а не в RoamingCustom.dic или друг общ файл. Тази настройка определя къде се съхранява информацията всеки път, когато натиснете „Добавяне към речника“. Diccionario.
Добавете речници, които вече съществуват на вашия компютър
Ако имате речник на трета страна или ваш собствен, който сте използвали на друг компютър, можете да го интегрирате в Word. Във Файл > Опции > Проверка > Персонализирани речници щракнете върху Добавяне и отидете до папката, която го съдържа. Изберете файла с разширение .dic и го отворете. Речникът ще бъде наличен в списъка и ако желаете, можете да го зададете като речник по подразбиране или да го комбинирате с други, като го маркирате като активен. Тази функция ви позволява да използвате повторно предишна работа и да се възползвате от външни ресурси с няколко... кликвания.
Когато включвате речници от интернет или трети страни, е важно да бъдете селективни по отношение на качеството. .dic файловете са прости списъци с думи, така че лесно могат да включват варианти, които не искате, или съмнителни термини. Активирайте само тези, които наистина добавят стойност, а ако работите с нов речник, прегледайте съдържанието му, преди да го използвате като основа. Това ще предотврати пропускането на грешки от програмата за проверка на правописа поради разчитане на ненадежден списък. надежден.
Съвместимост и бележки за изданието (включително Word 2007)
Логиката зад персонализираните речници остава същата във всички версии: те са .dic файлове, които Word преглежда и редактира. В Word 2007, например, можете също да създадете нов речник, да добавяте термини и да избирате кои да използвате по време на проверка на правописа от опциите му. Интерфейсът се променя, но идеята е същата: създавайте и управлявайте списъците си така, че прегледът да се адаптира към вашата работа. Ако работите с по-стари документи или в смесена среда, уверете се, че .dic файлът, който споделяте, е достъпен и активиран на всеки компютър, където ще го използвате. revisar.
Понякога помощната документация, която намирате онлайн, може да е машинно преведена и да съдържа странни фрази или незначителни грешки. Имайте това предвид, когато следвате стъпките за поддръжка, и ако се съмнявате, проверете с действителната си конфигурация на Word. В официалните общности модераторите често се позовават на ръководството за поддръжка „Добавяне или редактиране на думи в речник на програмата за проверка на правописа“ – полезен ресурс за потвърждаване на имената на бутоните и пътищата от менютата с терминология. актуализиран.
Запазване, копиране и повторно използване на вашите речници (CUSTOM.DIC и RoamingCustom.dic)
Всеки път, когато добавяте думи с „Добавяне“, Word обогатява вашия персонализиран речник. С течение на времето този списък може да стане ценен, особено ако сте добавили много технически термини. Word запазва тези думи във файлове като CUSTOM.DIC или RoamingCustom.dic. От „Персонализирани речници“ ще видите пътя до мястото, където се намират, така че можете да направите резервно копие, да ги пренесете на друг компютър или да ги възстановите след преинсталиране на Office. Това е лесен начин да избегнете загубата на години от вашия персонализиран речник. настроен на коректора.
За да мигрирате речника си на друг компютър, просто копирайте .dic файла и на целевия компютър отворете Файл > Опции > Проверка > Персонализирани речници и щракнете върху Добавяне, за да го добавите. Ако искате новите думи да се запазват в този файл, не забравяйте да използвате Промяна по подразбиране, след като го активирате. Тази процедура ще запази процеса на проверка идентично между компютрите, което е от решаващо значение, ако работите с няколко компютъра. среди.
Настройте проверката на правописа и граматиката според вашия стил
В допълнение към речниците, Word ви позволява да укажете кои правила да прилага при корекция. Във Файл > Опции > Корекция, под За коригиране на правопис и граматика в Word щракнете върху Настройки. Тук можете да изберете Стил на писане. Имате две основни опции: Граматика и Граматика и подобрения. Втората разширява обхвата и включва категории като Яснота и краткост и Формален език, особено полезни в технически или академични текстове. Отбележете или махнете отметката от това, от което се нуждаете, и получете корекция по ваш вкус. мярка.
Мъдрият избор на тези опции ви спестява раздразнения. Ако пишете за взискателна среда, активирането на формален език и някои предложения за яснота може да ви помогне да подобрите тона си. За образователни текстове може да предпочетете по-малко предупреждения. Комбинирането на добре конфигурирана корекция с прецизно настроени персонализирани речници драстично намалява броя на фалшивите грешки и ускорява фазата на коректура. Настройването на стила на писане не променя вашите речници, но променя кои предупреждения ще виждате и колко стриктно се отнасят те за вашата работа. документ.
Корекция при писане и ръчен преглед
Опцията за проверка при въвеждане, която може да се активира от Файл > Опции > Проверка, кара Word незабавно да маркира всички грешки в червено и да показва предложения, когато задържите курсора на мишката върху тях или отворите контекстното меню. Това незабавно откриване е идеално за коригиране в движение, без да губите нишката. С десния бутон на мишката можете бързо да поправите често срещани грешки или да добавите думата към речника, ако смятате, че е правилна. Това е дискретно помагало, което държи текстовете ви под контрол. контрол Постоянната.
Когато предпочитате пълен преглед, използвайте раздела „Преглед“ и бутона „Правопис и граматика“. Word ще сканира документа ви, предлагайки алтернативи и показвайки вече споменатите опции: „Пропускане“, „Пропускане на всички“, „Добавяне“, „Промяна“ и „Промяна на всички“, в допълнение към предложения, подобни на открития термин. Този последен преглед преди подаване на разработка е силно препоръчителен, за да се открият грешки и да се уеднаквят критериите, дори ако пишете с високо ниво на граматика. внимание.
Търсене и замяна: съюзник за хомогенизация
За да обедините варианти или да коригирате повтарящи се модели, полето „Търсене и замяна“ е незаменимо. Ще го намерите в Начало > Редактиране > Замяна. То ви позволява да намерите низ и да го замените с друг, с опции за коригиране на главните букви или търсене на цели думи, наред с други. Идеално е за нормализиране на неща като „сърдечен“ и „сърдечен“ или за премахване на двойни интервали и допълва проверката на правописа, като прилага систематични промени, които не зависят от речници.
Освен основните функции, „Търсене и замяна“ крие разширени помощни програми, които значително ускоряват работата ви, въпреки че изискват известна практика. Можете да го използвате например, за да добавите любим термин и да премахнете друг от целия документ или да приложите последователни формати след обединяване на думи. Използвано заедно с вашите персонализирани речници, то се превръща в мощен метод за поддържане на терминологична и формална последователност от началото до края. перка.
Неразделящи се интервали и тирета: избягвайте нежелани прекъсвания
За да предотвратите разделянето на два елемента при преминаване от един ред на друг, използвайте неразривно пространство. Типичното пространство се използва между числа и мерни единици (350 жени) или в съставни съкращения (САЩ). Можете да го вмъкнете с помощта на клавишната комбинация Ctrl + Shift + Интервал или от Insert > Symbol > More Symbols > Special Characters > Неразривно пространство. По този начин гарантирате, че определени групи няма да се разделят и композицията ви ще остане непокътната. чисти.
Съществува и тесен интервал без разделяне, полезен за групиране на числа в блокове от три или повече, елегантно разделящи символи и проценти (3%). За да го вмъкнете, можете да използвате Alt + 8201 на цифровата клавиатура или Insert > Symbol и да потърсите символа „Тесен интервал без разделяне“. Този типографски детайл помага за подобряване на четливостта, без да се променя текстовото съдържание, особено в документи с данни или изготвят.
Ако ви е необходимо тире, което да не се прекъсва в края на реда, използвайте неразбиващото тире. Можете да го въведете с Alt + 0173 или от Insert > Symbol > More Symbols > Special Characters > Non-breaking Hyphen. За неразбиващото тире имате пряк път Alt + 8213 или пътя през Insert > Symbol > More Symbols > Special Characters, където след това можете да го вмъкнете от съответната категория. Малки трикове, които правят разлика в оформление.
Речници по тема: случаят с медицинските текстове
В специализирани области като медицината, терминологията често не е включена в общия речник. Решението е да се поддържа персонализиран речник за въпросната област. Създайте такъв с Файл > Опции > Проверка > Персонализирани речници > Нов, дайте му смислено име и използвайте Промяна по подразбиране, така че всички нови думи, които добавяте, да отиват в този файл. По този начин проверката на правописа ще разпознае обичайния ви жаргон и ще избегнете стотици предупреждения, които забавят писането ви. преглед.
Ако вече имате списък с термини за вашата специалност, можете да ги добавите от „Редактиране на списък с думи“ или дори да импортирате предварително създаден .dic файл, като използвате „Добавяне“. Можете да намерите тематични речници онлайн, но е добре да ги прегледате внимателно, преди да ги активирате. След като бъдат интегрирани, можете да комбинирате няколко речника едновременно, за да обхванете различни области, като всеки от тях се съхранява в отделен файл за лесен достъп. сътрудничество и размяната между отборите.
Пълна процедура: от нула до експерт в няколко стъпки
За да обобщим най-важните пътища, типичният процес за овладяване на речници в Word е следният: използвайте десния бутон на мишката, за да добавяте отделни думи към речника, докато пишете, отворете Файл > Опции > Проверка > Персонализирани речници, за да преглеждате и управлявате активните файлове, създавайте нови речници за вашите проекти с „Ново“, редактирайте съдържанието им с „Редактиране на списък с думи“, когато искате да го настроите прецизно, и изберете в кой файл да отиват вашите нови допълнения с „Промяна по подразбиране“. Този подход ви дава пълен контрол над речника. коректор.
Ако даден речник не е в списъка, но знаете, че е инсталиран на вашия компютър, добавете го, като щракнете върху „Добавяне от персонализирани речници“, отидете до папката му и го отворите. Оттам можете да го активирате, да го комбинирате с други или да го направите по подразбиране. А ако е необходимо да вземете работата си със себе си, копирайте .dic файла на друг компютър и го добавете към Word по същия начин. Всичко, което правите тук, пряко влияе върху начина, по който преглеждате и къде се запазват речниците ви. думи.
Практични съвети за по-бърза работа
Използвайте бутона „Правопис и граматика“ в раздела „Преглед“ за щателна последна проверка, преди да изпратите документа си, и разчитайте на „Търсене и замяна“, за да нормализирате вариантите и да изчистите повтарящите се модели. Поддържайте настройките за граматика и подобряване на граматиката настроени според вашия тип текст и не забравяйте, че можете да активирате или деактивирате предложения като „Яснота и краткост“ или „Официален език“ в зависимост от необходимото ниво на работа. Комбинацията от тези инструменти намалява грешките и спестява време. Tiempo.
Прекарването на няколко минути в преглед на списъците с думи в речника ви е от голямо значение. Изтрийте това, което вече не ви е необходимо, коригирайте неправилно изписани записи и добавяйте нови термини наведнъж, ако започвате голям проект. Ако си сътрудничите с други хора, споделете .dic файла на екипа, за да унифицирате критериите. И когато включвате речника на някой друг, прегледайте съдържанието му, преди да разчитате на него. С тези насоки проверката на правописа се превръща от пречка в... съюзник.
С всичко горепосочено вече разполагате с пълната карта за добавяне на думи към речника на Word, създаване и управление на терминологични файлове по теми, избор на място по подразбиране, където се запазват новите записи, импортиране на .dic файлове от трети страни и настройване на проверката на правописа и граматиката по ваш вкус. Няколко добре установени навика ще ви позволят да пишете по-бързо, с по-малко фалшиви предупреждения и с безупречна терминологична последователност, независимо дали пишете общи документи или много специфични текстове. технически.
